Allmörg fyrirtæki í dag eru áskrifendur af hugbúnaðarþjónustunni Microsoft 365 (áður Office 365). Það sem er sammerkt með mörgum þessara fyrirtækja er að þau hafa ekki fullan skilning eða þekkingu á því hvað býr í þessari þjónustu og hvernig er hægt að nýta hana.
Fyrirtækin eru þá ýmist að greiða fyrir hugbúnað sem annars væri hægt að leysa með þjónustum í Microsoft 365 eða eru að fjárfesta í nýjum hugbúnaði sem annars væri hægt að nýta núverandi þjónustur í.
Raunverulegt dæmi
Fyrir nokkrum misserum síðan vorum við að aðstoða fyrirtæki sem vildi nýta betur Microsoft Microsoft 365 (Office 365 á þeim tíma) í skjalastjórnun og mögulega koma upp rafrænum verkferlum. Fyrirtækið var ekki með neinn aðila innanborðs sem sá um upplýsingatæknirekstur heldur var honum úthýst til þjónustu og rekstraraðila.
Fyrirtækið var búið að vera með Office 365 í 8 mánuði og ekki komið með nema brot af sínum skjölum þangað inn. Þeirra þjónustu og rekstraraðili hafði ráðlagt þessu fyrirtæki að uppfæra Microsoft leyfin sín og fara í Office 365. Eftir 8 mánaða notkun á Office 365 fór fyrirtækið að velta því fyrir sér af hverju það væri enn að greiða kostnað vegna kerfishýsingar, þar sem rætt var í upphafi Office 365 gæti komið í staðinn fyrir hana.
Það sem þjónustu og rekstraraðilinn gerði ekki var að leggja fram áætlun um hvernig mætti yfirfæra (migrate) núverandi upplýsingahögun sem var í kerfishýsingu yfir í Office 365 og þar með spara fyrirtækinu umtalsverðan kostnað (og þ.a.l. lækka tekjur rekstraraðilans af viðskiptunum).
Þannig að tiltekið fyrirtæki var í raun að greiða fyrir tvö kerfi sem leystu sama viðfangsefni (skjalahýsingu, tölvupóst, gagndrif, ofl.). Til viðbótar var verið að rukka þjónustugjöld vegna hýsingarumhverfisins, gjöld fyrir aukið gagnamagn, vélbúnaðarkostnað og ýmislegt fleira. Hýsingar og kerfiskostnaðurinn var á bilinu 30-50 þús á mánuði sem augljóslega hefði verið hægt að fella alveg út og þetta var lítið fyrirtæki, með innan við 20 starfsmenn.
Þetta er því miður ekki einsdæmi, við þekkjum allnokkur sambærileg tilfelli.
Yfirfærslan (migration) og nýting Microsoft 365
Í flestum minni og meðalstórum fyrirtækjum er yfirfærslan (migration) á gögnum í Microsoft 365 yfirleitt frekar einföld. Það er auk þess ekki mikil vinna að greina og meta núverandi upplýsingahögun og koma með ábendingar og tillögur um bestu leiðir til yfirfærslu.
Þekking og skilningur á þjónustum Microsoft 365 er stór liður í því að hagræða í upplýsingatæknirekstri fyrirtækja. Það eru ansi mörg viðfangsefni sem er hægt að leysa ýmist með umhverfinu sjálfu eða viðbótarlausnum. Mig langar að nefna hér nokkur dæmi um lausnir sem við og aðrir hafa verið að leysa í Microsoft 365:
- Skjalastjórnunarlausnir, s.s. gæðakerfi, samningakerfi, málakerfi
- Verkefnastjórnunarlausnir, málakerfi, ofl.
- Atvikaskráning, málaskrá öryggisstjóra, beiðnakerfi
- Starfsmannaferlar, nýliðunarferli, starfslokaferli, starfsþróun ofl.
- Umsóknar og samþykktarferlar, lánsumsóknarkerfi, fjárfestingaheimildir
- Innri verkferar, gestaskráning, skráning fjarvista og fría, ferðabeiðni, útgjaldaskýrslur ofl.
- Sölukerfi, umsjón með sölutækifærum, tilboðsgerð, samskipti, tengiliðum og viðskiptavinum
Þetta er engan veginn tæmandi listi en gefur ágætis hugmynd um hvað er hægt að gera. Oft eru þetta lausnir eða kerfi sem tala við önnur kerfi, t.d. fjárhagskerfi, mannauðskerfi. En oft eru þetta afmarkaðar lausnir sem leysa afmörkuð viðfangsefni eða verkferla innan fyrirtækja.
Næstu skref
Við hvetjum ykkur til að gera stöðumat á ykkar umhverfi, upplýsingatæknikostnaði og möguleikunum á að fá meira út úr Microsoft 365. En stöðumat getur líka leitt til þess að þið séuð hæstánægð með núverandi fyrirkomulag og þá er tilganginum náð, þ.e. að eyða óvissunni um hvort þið séuð að sóa fjármunum í upplýsingatækni eða ekki.
Við getum aðstoðað við þessa vinnu, endilega hafið samband við okkur með tölvupósti shakonarson@kpmg.is