A vállalkozásokon belül a számlakönyvelés egy kulcsfontosságú üzleti folyamat. Ez gyakran nem triviális, hiszen a bejövő számlák a legkülönbözőbb pontokon érkeznek be a társaságokhoz, illetve a kapcsolódó jóváhagyások miatt akár hosszadalmas utakat is bejárhatnak mielőtt könyvelésre kerülnek, és – bár rövidebb átfutási idővel – lényegében ugyanez igaz a kimenő számlák kapcsán is.
Mindez sokáig manuálisan végzett folyamat volt, amit gyakori időigényes email váltások és rögzítési eljárások kísértek. A KPMG SmartXtractor segítségével azonban több ponton is lehetséges a folyamat hatékonyságának növelése.
A SmartXtractor a Nemzeti Adó és Vámhivatal előírt számlajelentési kötelezettségre épülő üzleti megoldás. A fejlesztés a belföldi partnerek által kiállított számla adatokat periodikusan, automatizáltan tölti le, így akár a számlakiállítás pillanatától naprakész információk állnak rendelkezésre és ezeket összevethetjük mindazzal, amit a számlákról tudunk, vagy éppen nem tudunk, mert azok még valahol az e-mailek vagy jóváhagyás útvesztőjében keringenek.
A SmartXtractor egyik funkcionalitása, hogy a könyvelt számlák megegyeznek-e azokkal, amiket a NAV rendszerében találunk, ebben az esetben a vizsgálat tárgya, hogy minden számla könyvelésre került-e. Lényegében két halmazt hasonlítunk össze, és azt vizsgáljuk, hogy ezek mennyiben feleltethetők meg egymásnak vagy térnek el egymástól. Előfordulhat -főképp a beérkező számláknál-, hogy azok valahol elakadnak, nem szerepelnek a vállalat irányítási rendszerben, így az eljárás segít a rövidtávú cash-flow menedzsmentben, illetve a zárási folyamatban a hatékony költségelhatárolások „megképzésében”.
Következő lépésként a SmartXtractor kiválthatja a kézi számlarögzítést is. Hatékony felhasználási terület lehet, például, amikor a megkapott elektronikus, illetve papíralapú számlák - a belső jóváhagyási folyamatokat követően - a NAV-hoz jelentett adatok alapján gombnyomásra előrögzítésre kerülnek, ezzel csökkentve a manuális munka mennyiségét.
A másik funkció a két halmaz közös elemeit, azaz a könyvelt bejövő és kimenő számlákat veti össze a NAV-nál is elérhető információkkal, ezáltal detektív kontrollfunkciókat épít az üzleti folyamatba. Ilyenkor az azonosság vizsgálatát végzi el a megoldásunk, vagyis arra keressük a választ, hogy NAV-hoz jelentett számlák teljes mértékben megegyeznek-e a rögzítettekkel, hiszen előfordulhat, hogy egy számlát hibásan könyvelnek le, elütésre kerülnek kulcsinformációk, például a bruttó végösszeg, fizetési határidő vagy éppen pénznem. A bevezetést követően ezen kontrollfolyamatok is teljesen automatizálttá válnak.
Összegezve a SmartXtractor segítségével jelentős hatékonyságnövelés érhető el a belföldi számlarögzítési folyamatban, illetve új, teljesen automatizált kontrollok kerülhetnek kiépítésre.
