Minden szervezet folyamatosan keresi azokat a módszereket, amelyekkel munkavállalói teljesítményét fejlesztheti. Viszont ahhoz, hogy az esetleges problémák valós gyökérokait kezelje, mérésekre van szükség; objektíven, következetesen, a munkavégzést nem hátráltatva, immár digitális eszközöket is bevonva, ugyanakkor mindezeket költséghatékonyan.
A különböző érettségi szinten lévő szervezetek eltérő módszerekkel és eszközökkel közelítik meg a teljesítmény visszamérését. A legkevésbé érett szervezetek talán nem is ismerték még fel ennek fontosságát, vagy időszakosan (pl. évente) a szó szoros értelmében stopper órával mérik egyes standard tevékenységek normaidejét; esetleg véletlenszerűen, szúrópróbaszerűen követnek nyomon folyamatokat, előzetesen engedélyt kérve munkavállalóiktól. A legérettebbek a munkavállalók számítógépére telepített szoftverekkel monitorozzák folyamatosan az egyes tevekénységek végrehajtási idejét, pontosságát, a folyamati sorrend betartását. Azonban ezen megoldások licenc költsége, bevezetése, naprakészen tartása kifejezetten költséges megoldásnak mondható, valamint ezzel a megoldással az „offline” tevékenységek (pl. banki értékesítő kolléga papír alapú szerződéskötési feladatai) nem mérhetőek. A legjellemzőbb jelenleg Magyarországon, hogy a szervezetek valamilyen táblázatkezelőben, önbevallásos módon naplóznak, majd ezeket összesítik és feldolgozzák. Ez a módszer jelentősen torzíthatja (akár pozitív, akár negatív irányba is) az eredményeket.
Nem mindegy azonban, hogy operatív (az üzletvitel során ismétlődő, jól körülírható) feladatokat (pl: raktárkészlet feltöltése rendelés leadásával), vagy projekt jellegű (egy meghatározott időszakban, a napi működéstől és akár a bejáratott szervezeti struktúrától is eltérő munkacsoportban) elvégzendő tevékenységek (pl: új raktárnyilvántartó modul bevezetése) hatékonyságát akarjuk-e vizsgálni.
Az operatív tevékenységek követésére és mérésére már régóta vannak bejáratott módszerek. Az operatív tevékenységek esetén ugyanis a tevékenységek előre definiáltak és ismétlődnek, ezekre homogén folyamategységek mentén normaidők határozhatók meg, amelyből később kapacitás tervek, szűk keresztmetszeti kalkulációk készíthetők. A KPMG is nagy rutint szerzett ilyen szervezeti teljesítménymérési feladatok támogatásában.
A projekt jellegű tevékenységek mérésénél azonban más a helyzet! A tevékenységek nem előre definiáltak, jellemzően csak a projekt szintjén lehet mérni teljesítményt (mérföldkövek elérése, határidők tartása, leszállítandók teljesítése a költségvetés keretein belül).
A KPMG tapasztalatai szerint ezeknél a teljesítménymérési fejlesztéseknél van létjogosultsága egy olyan dobozos technológiai megoldásnak, amely költséghatékony, rugalmasan alakítható a szervezet igényeihez, egységes felhasználói felülettel rendelkezik, valamint központi adattárolási és adat-riportálási logikát valósít meg. Utóbbi két szempont tapasztalataink alapján kritikus, ugyanis a táblázatkezelőre épített megoldások legsarkalatosabb problematikája, hogy valakinek összesítenie kell a különböző mérési pontokból érkező adatokat, továbbá jellemzően kiderül, hogy a kollégák nem egységes tevékenység katalógust használtak, vagy nem egységes logika mentén rögzítették az adatokat, ezáltal egy addicionális adattisztítási feladat is jelentkezik.
Éppen ezért született meg a KPMG Activity Timer, amelynek segítségével ügyfeleink költséghatékony tevékenységmérést tudnak megvalósítani úgy, hogy ez a megoldás teljesen rugalmasan átalakítható, az ügyfél igényeire szabható és integrálható meglévő rendszerekkel annak érdekében, hogy a tevékenységmérési folyamat automatizálható legyen.
A KPMG Activity Timer a szervezetek döntő többségénél már rendelkezésre álló Microsoft Power Apps platformon került kialakításra. A KPMG Activity Timer által mért normaidőket képesek vagyunk a szervezet által használt más rendszerekből generált adatokkal összevetni, ún. folyamatbányász (Process Mining) eszközök segítségül hívásával, mint például Microsoft Power Automate Process Mining. Ezáltal lehetséges az adatokat validálni, visszamérni a normaidők pontosságát, ún. terv-tény összehasonlításokat elvégezni. Ezek a feladatok messze nem csak technológiai szakértelmet igényelnek, hiszen üzletileg nagyon precízen szükséges érteni az egyes rendszerekben keletkezett adatok üzleti tartalmát, és biztosítani kell az egyforma adatok összehasonlítását, különben téves következtetésekre jutunk. Amellett, hogy az adatok összesítésével számos fejlesztési pontot lehet azonosítani, mely a kihívások konkrét gyökérokait mutatják meg, a KPMG Activity Timer a valós idejű monitorozásra is lehetőséget nyújt.
A KPMG számos referenciával rendelkezik ilyen jellegű tevékenységek munkafolyamatainak hatékonyságmérésében is. Elejétől a végéig képesek vagyunk felmérni, megtervezni, és bevezetni a mérési, elemzési, riportolási rendszereket.
A KPMG Activity Timer egy kiváló példa arra, hogy a KPMG miként ötvözi üzleti és technológiai képességeit és tapasztalatait, adott esetben saját technológiai megoldás bevetésével.
