A vállalaton belüli üzleti folyamatok optimalizálása a hatékony működés egyik legfontosabb tényezője. A folyamatfelméréseket a tradicionális módszertan mentén hosszú interjúkkal és ezek dokumentálásával készítettük el. Ez a gyakorlat nagyon időigényes volt a tanácsadóink és a feltérképezett cég számára is, és problémát jelentett az is, hogy az érintettek gyakran a saját tapasztalataik szerint írták le a valóságot, ami ellentmondásokhoz vezetett, és ezek feloldása nem kis dilemmák elé állította az szakértőinket.
A KPMG-nél ma már ennél sokkal gyorsabb és megbízhatóbb megközelítést alkalmazunk. A folyamatbányászat kiegészíti a hagyományos folyamfelmérési módszertant, a fókuszt az adatalapú megközelítésre helyeztük át. A vállalat üzleti folyamatért felelős szakértői egy rövid interjú során ismertetik, mely folyamatlépések esetén mely rendszerek vesznek részt adott folyamatban, a későbbi elemzések forrása pedig ezen megoldások naplófájljai. A kapcsolódó adatbázisok tényszerű, időbélyeggel ellátott adatai elemzésével feltérképezhetővé válnak a folyamatért felelős kollégák és részlegek együttműködései, a szűk keresztmetszetek, a felesleges utak, vagy kiiktatható, időigényes ismétlődések.
Egy egyszerű, de nagyon életközeli példán szemléltetve: minden vállalatnál kialakulnak általánosan elfogadott toposzok. Ilyen lehet például, hogy „a pénzügy sokáig ül a kifizetéseken”. Erről az érintettek: a beszállítók számláit befogadó üzleti terület, a jóváhagyok és a könyvelők mind a maguk módján nyilatkoznak, de rendszeradatok tökéletesen objektívek. Kiderülhet az is, hogy a számlákat rendszeresen rosszul kitöltve, vagy teljesítésigazolás nélkül adják le a kollégák (oda-vissza pattog a számla, felesleges ismétlődések kerülnek a folyamatba), vagy az is, hogy a pénzügyön szükségszerűen felhalmozódik a munka (állandó vagy időszakos szűk keresztmetszet), esetleg az, hogy a cégnél csak bizonyos napokon kerülnek a kifizetések jóváhagyásra, mert akkor tudnak a felelősök időt dedikálni a számlák és a teljesítés igazolások átnézésére.
Az elemzés annál rövidebb átfutási idejű és hatékonyabb minél kevesebb rendszer adataiból kell dolgozni, és azok minél több folyamati lépést fednek le. Fontos, hogy az egyes folyamatoknak, aktivitásoknak minden rendszerben legyen egy azonosítójuk, de az nem probléma, ha ugyanaz a folyamat az egyes rendszerekben különböző ID-k alatt fut, amíg ez nem befolyásolja a folyamatlépések közötti kapcsolat meglétét. Ugyancsak feltétel, hogy az egyes rendszerek időbélyeggel lássanak el minden beavatkozást. Az eljárás rendszerfüggetlen abban az értelemben, hogy az elemző csapat bármilyen megoldás adatait képes feldolgozni, legyen az egy tetszőleges vállalatirányítási rendszer (például SAP), egy CRM, vagy egy egyedi megrendelésre készült célszoftver, a lényeg, hogy ezek között az ID-k révén kapcsolatot lehessen teremteni, a többi az elemzőink dolga.
Ezzel az eljárással gyors és átfogó képet tudunk alkotni az üzleti folyamatokról, de legalábbis azokról az aktivitásokról, amelyeket az érintettek valamilyen rendszerben rögzítenek. A folyamatbányászat alkalmazása a következő lépés az adatvezérelt folyamatfejlesztés felé vezető úton.
