Az AstraZeneca gyógyszeripari vállalat komplex beszállítói és fizetési rendszerét szerette volna egységesíteni. Korábban nyolc különböző platformon működött, megnehezítve az átláthatóságot, a hatékonyságot és a piaconként eltérő, helyi adózási szabályoknak való megfelelést.
A rendszer nagyságát jól jelzi, hogy az egységes rendszer kialakítása 11 kulcsfontosságú piacon 35 000 felhasználót, több mint 20 000 beszállítót és 9 milliárd USD értékű beszerzést érintett.
Az AstraZeneca célja egyrészt annak elérése volt, hogy a munkavállalóik és a tudósaik számára megfelelő munkakörnyezetet biztosítsanak, másrészt a beszállítói kapcsolatok a lehető leghatékonyabban és legeredményesebben valósuljanak meg.
Az AstraZeneca az Egyesült Királyságban a KPMG-hez fordult, hogy a Coupa által lehetővé tett KPMG Powered Enterprise Procurement rendszert telepítse, jelentősen javítva a felhasználói élményt, és képessé téve a arra, hogy egy globális tervezési és megvalósítási folyamatot kezeljen, eközben a helyi sajátosságokat és követelményeket is szemmel tartva.
„A KPMG megértette a kiinduló helyzetünket, amit meg akartunk változtatni, valamint azt a jövőbeni működést, amelyet ki akartunk alakítani. Hihetetlenül jól együttműködtünk a pénzügyi és informatikai csapattal, hogy egy olyan megoldást találjunk, amely hosszútávon megfelelő megoldásnak bizonyul” – emelte ki a projekt kapcsán Alastair Smith, az AstraZeneca változásmenedzsment és beszállítói engedélyezési vezetője.
A KPMG válasza: globális, helyi sajátosságokat kezelő P2P-platform
Az AstraZeneca egy helyzetfelméréssel kezdte, számos kulcsfontosságú érdekelt felet hívott össze a világ minden részéről, hogy a programot hivatalosan is elindítsa egy KPMG Ignition rendezvényen. A projektkockázat csökkentését célzó, mozgósítás előtti szakasz magában foglalta a részletes programtervet (figyelembe véve az egymással összefüggő projektek hatását), az adatfelmérést és az adattisztítás előkészítését, a 20 000 beszállítót érintő beszállítói és csatornaelemzést, valamint a funkciókat átfogó irányítás létrehozását annak érdekében, hogy a döntéseket ütemezetten tudja meghozni.
A Coupa által lehetővé tett Powered Procurement technológia öt tervezési alapelvet állapít meg:
- a tervezés során a felhasználói élmény a legfontosabb,
- a beszállítók bevonása és az egyszerűség a prioritás,
- adaptálás helyett átvétel - azaz nincs szükség a legjobb gyakorlatok testreszabására,
- egyetlen szabványosított, globális alaptervezés,
- világszínvonalú beszerzés lehetővé tétele.
Az eredmény: sokkal hatékonyabb beszerzési stratégiák
Az AstraZeneca eltökélt szándéka volt egy egységes globális folyamat megtervezése és megvalósítása, a helyi szabályozási, adózási és jogi kérdések figyelembevétele mellett. A KPMG tagvállalatai a helyi sajátosságok miatti kihívások leküzdéséhez a helyi szakértelmet használták fel. Emellett a beszerzési folyamatok átalakításával már ki tudják használni a legújabb felhőtechnológia előnyeit is.
A P2P-tranzakciók 85%-a már teljesen digitális. A közvetett adózási folyamatok nagyobb pontossága és automatizálása azt eredményezte, hogy az igényléstől a megrendelésig eltelt idő átlagosan a felére csökkent, a számlák jóváhagyási ideje pedig mintegy 75%-kal csökkent.
Alastair Smith hozzátette: "A KPMG segített nekünk a Coupa AstraZenecánál történő bevezetésének megtervezésében és megvalósításában. A KPMG szakemberei a szabályozási, piaci és adózási ismeretek terén is szerteágazó tudással támogatták a folyamatot."
