KPMG on ollut mukana monissa projekteissa, joissa tavoitteena on raportoinnin kehittäminen ja Business Intelligencen (BI) hyödyntäminen tiedolla johtamisen työkaluna. Seuraavassa asiantuntijamme Martti Ryynänen vastaa aiheesta usein esitettyihin kysymyksiin ja kertoo näkemyksiään BI-kehityshankkeista.
Mitä tiedolla johtaminen tarkoittaa?
Tiedolla johtaminen tarkoittaa, että organisaatio kerää, käyttää ja analysoi sekä liiketoiminnan että taloushallinnon tietojaan tehokkaasti ja systemaattisesti päätöksenteon tueksi. Mikä on relevanttia tietoa kullekin yritykselle, riippuu jokaisen yrityksen tavoitteista ja toimintaympäristöstä. Esimerkiksi perhe- ja kasvuyrityksissä tiedolla johtaminen saattaa merkitä asiakastyytyväisyyden, kannattavuuden kehityksen ja asiakkaiden ostokäyttäytymisen analysointia. Analyyttinen seuranta auttaa havaitsemaan liiketoimintamahdollisuuksia ja myös ennakoivia signaaleja mahdollisista riskeistä.
Miten päästä tiedolla johtamisessa alkuun?
Yrityksen johdolla tai hallituksella saattaa olla kehitystoiveita, mutta ei selkeää visiota, mitä puuttuu, tai miten visualisoituna tiedot tulisi esittää. Näissä tilanteissa voimme auttaa yhtiötä määrittelemään, miten tiedolla johtamista kannattaa kehittää ja mitä tietoa oikeasti tarvitaan. Toteutamme määrittelyn johdon haastatteluin, muutaman työpajan ja konkreettisen kehitysehdotuksen muodossa.
Ennen kuin edetään järjestelmähankkeisiin tai raportoinnin työkalujen valintaan, on tärkeää selvittää yrityksen todelliset tarpeet ja tavoitteet seurannalle, mitkä ovat liiketoiminnalle tärkeät KPI:t ja mistä data niihin saadaan. Monesti haasteena on myös epäeheä ja hajanainen masterdata, mikä hankaloittaa tiedon keruuta.
Muutos reaaliaikaisempaan raportointiin tarkoittaa usein raportoinnin järjestelmäuudistusta tai jonkin Business Intelligence -työkalun integroimista nykyjärjestelmien päälle. Miten löytää oikea järjestelmä?
Jos raportoinnin kehittäminen edellyttää suurempaa järjestelmäuudistusta, on se iso investointi pitkälle tulevaisuuteen, joten siinä on syytä noudattaa suurta huolellisuutta. Valinnan pohjana käytetään yksityiskohtaista vaatimusmäärittelyä, jonka tekemisessä on suositeltavaa käyttää apuna kokeneita asiantuntijoita. Järjestelmien ominaisuuksia verrataan sitten vaatimusmäärittelyyn. Sopivat järjestelmät myös skaalautuvat yrityksen kasvaessa tai tarpeiden muuttuessa.
Mikä on tärkeintä projektia aloitettaessa?
Tärkeimmässä osassa projektissa ovat alkuvaiheessa tehtävät juuri edellä mainitut vaatimusmäärittelyt ja määrittely, mitä oikeasti työkalulta halutaan. Moni BI-järjestelmä itsessään on varsin ketterä ja joustava työkalu raportoinnissa ja ennustamisessa. Aikaa määrittelyihin kannattaa kuitenkin projektissa varata riittävästi.
Mitkä ovat yleisiä sudenkuoppia BI-hankkeissa?
Toisinaan näkee, kuinka ryhdytään rakentamaan uutta järjestelmää suoraan vanhan pohjalle. Silloin ei tule ehkä ajateltua niin sanotun boksin ulkopuolelta, vaan rakennetaan vanhan logiikan ja toimintamallien päälle. Tarkoitus on kuitenkin uusiutua ja tehdä muutosta parempaan. Pelkkä järjestelmäuudistus ei ehkä tuo haluttua uudistusta ja oikeaa tietoa, jos samalla ei mietitä toimintatapoja ja kehitetä niitä vastaamaan liiketoiminnan tarpeita.
Toisaalta kannattaa pitäytyä päätetyssä fokuksessa, eikä lähteä ainakaan alkuvaiheessa rönsyilemään liikaa. Oikeat valitut KPI:t kannattaa miettiä rauhassa ja pitäytyä niissä. Myös henkilöstön roolien kehittäminen ja kouluttaminen on tärkeä osa uudistusta.
Miten henkilöstö tulee ottaa projektissa huomioon?
Huomioita kannattaa kiinnittää paljonkin uuden järjestelmän käytön oppimiseen. Esimerkiksi budjetointiprosessissa on usein mukana henkilöitä, joilla ei ole talousosastotaustaa. Tällöin ei ole välttämättä helppoa oppia uutta prosessia ja järjestelmää, joten perehdytyksellä on suuri merkitys.
Kauanko BI-projekti tyypillisesti kestää?
Realistinen aikataulu on syytä huomioida. Projektin kesto on tietysti yrityskohtainen ja voi viedä viikoista kuukausiin. Kuten kaikissa hankkeissa, oikealla ajoituksella on merkitystä. Käyttöönotto kovan aikataulupaineen alla esimerkiksi kesken budjetointikautta voi olla haastavaa.
Mitä lisäarvoa KPMG voi tuoda projektiin?
Ulkopuolisen konsultin rooli on tuoda näkemystä eri vaihtoehdoista määrittelyvaiheessa ja siitä mihin mikäkin järjestelmä taipuu. Samoin tarvitaan näkemystä parhaista käytännöistä eri toimintoprosesseissa ja raportoinnissa. Samaa vanhaa logiikkaa ei välttämättä pystytä tai edes kannata soveltaa uuteen raportointiin. Esimerkiksi KPMG:llä on omat strukturoidut Powered ja Target Operating Model -kehittämismetodologiansa, joita on helppo hyödyntää näissäkin hankkeissa. Ne taipuvat niin isojen kuin pientenkin yritysten kehitystarpeisiin.
Asiantuntijoillamme on kokemusta useista raportoinnin kehityshankkeista ja valmiita Best Practise -työkaluja auttamaan tavoitetilan saavuttamisessa. KPMG:n vuosien asiakaskokemuksiin perustuvat metodologiat lähestyä prosessien kehittämistä ja suunnittelua ovat käytettävissä kaikenkokoisten yritysten tukemiseen.
Ota yhteyttä niin keskustellaan lisää!
Martti Ryynänen
Puh. +358 50 4337 797
Sampo Salmi
+358 50 3866 565
etunimi.sukunimi@kpmg.fi
