Tämä on toinen osa juttusarjaamme, jossa pohdimme julkisen sektorin muutospaineita, kriiseihin varautumisen ja tulevaisuuden ennakoinnin haasteita ja tarjoamme työkaluja tuleviin muutostilanteisiin varautumiseen. Lue myös juttusarjamme ensimmäinen osa Kuljemme kriisistä kriisin, mutta opimmeko mitään?
Julkisella sektorilla on nähty niin kokonaisia hallinnonalan, yksittäisten virastojen rakenteiden kuin kaupunkien johtamismallien uudistuksia: esimerkkeinä Liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalan virastouudistus, fuusiot (Business Finland, Digi- ja väestötietovirasto, Liikenne- ja viestintävirasto, Ruokavirasto) sekä Helsingin ja Turun kaupunkien pormestarimallit. Organisaatioita ja niissä olevaa osaamista yhdistelemällä on tavoiteltu hyötyjä kuten tehokkuuden lisääminen, resurssien ja osaamisen aiempaa parempi kohdentuminen sekä toimintaympäristön muutoksiin vastaaminen.
Yhdistämällä aiemmin erilliset palveluorganisaatiot (Finpro, Tekes) Business Finland on kyennyt vastaamaan paremmin yhteiskunnan ja elinkeinoelämän kehittämistarpeisiin. Helsingin johtamisjärjestelmän uudistuksen akateemisen kokonaisarviointitutkimuksen mukaan toimialamallin on puolestaan osoitettu parantaneen kaupunkiorganisaation toimintojen koordinaatiota ja vähentäneen hallinnonalojen välisiä siiloja. Hyötyjen ohella arvioinnit ovat nostaneet esiin haasteita sekä kehittämiskohteita. Valtiovarainministeriön Virastoarvioinnissa (2023) havaittiin, että tuottavuus- ja tehokkuushyödyt jäävät usein ennakoitua pienemmiksi tai niiden syntyminen kestää pidempään. Lisäksi organisaatiota yhdistettäessä henkilöstön työhyvinvointiin liittyviä näkökulmia ja tietojärjestelmiin liittyvää kehittämis- tai teknologiavelkaa ei huomioida riittävästi. Onkin tärkeää, että uudistusten myönteisistä ja myös kielteisistä vaikutuksista on saatavilla puolueetonta tietoa.
Resurssien kohdistaminen tutkitusti vaikuttavimpiin toimenpiteisiin
Niin virastoja tulosohjaavat ministeriöt kuin kaupungit ovat hyödyntäneet riippumattomia ulkoisia arviointeja näistä muutostilanteista oppimiseen sekä kehittämistarpeiden tunnistamiseen. Arviointien avulla on myös osoitettu, ovatko toteutetut toimenpiteet vastanneet niille alun perin asetettua tarvetta. Valtioneuvoston tutkimus- ja selvitystoiminta on vuosien ajan tuottanut tietoa päätöksenteon, tiedolla johtamisen ja toiminnan tueksi. Vaikka kyseisen tutkimus- ja selvitystoiminnan rahoitus päättyy, hallitusohjelma korostaa tutkitun tiedon hyödyntämistä osana päätöksentekoa. Hallitusohjelman tavoitteiden saavuttaminen edellyttää sekä tehokasta resurssien johtamista yli hallintorajojen että johtamisen kehittämistä ja prosessien tehostamista. Hallitusohjelmassa todetaan, että ”Hallitus hyödyntää yhteiskunnallisia tietovarantoja ja tutkittua tietoa aktiivisesti päätöksenteossaan, jotta rajalliset resurssit voidaan kohdistaa vaikuttaviin toimenpiteisiin”.
Katse tulevaisuuteen, ratkaisukeskeisyyteen ja kriisinkestävyyteen
Arvioinnit tukevat kaikissa organisaatioissa tarvittavaa eteenpäin katsovaa, tulevaisuutta ennakoivaa tietoa. Eri toimeksiannoissa olemme tunnistaneet muun muassa seuraavia, haasteellisia tulevaisuuskuvia:
- kriisiytyvä maailma
- vaarantunut demokratiakehitys ja yhteiskuntajärjestys
- protektionismin nousu
- talousjärjestelmän romahdus
- kyberuhat
- hybridivaikuttaminen ja sabotaasi
- energiakriisi
- ilmastohätä.
Tulevaisuuskatsaukset ja riskien kartoittaminen auttavat hahmottamaan nopeaa toimintaympäristön muutosta sekä luovat arvioinneille viitekehyksen haasteista, joita myös organisaatiot pyrkivät omilla kehittämistoimillaan ratkaisemaan.
Miten voimme olla avuksi?
Kokemuksemme monien julkisen sektorin organisaatioiden kanssa työskentelystä on vahvistanut näkemystämme, että arviointi on hyvä työkalu tuottamaan sellaista tietopääoma, joka tukee tulevaisuuden ennakointia ja auttaa reagoimaan toimintaympäristön muutoksiin.
Paras tieto organisaation toiminnasta asuu organisaatioissa itsessään. Joskus on kuitenkin vaikeaa nähdä, ovatko valitut toimenpiteet vaikuttavimpia keinoja varautua tulevaisuuden muutossuuntiin. Tietopohjan jäsentämisessä ja johtopäätösten tulkinnassa ulkoinen arviointi voi kirkastaa näkymää tulevaisuudesta. Ennakointikyky ja tutkittu tieto auttavat tekemään parempia päätöksiä.
