Olemme tehneet laki- ja forensiikka-asiantuntijatiimeissä nyt puolensataa ilmoittajansuojeluun ja ilmoitusjärjestelyihin liittyvää projektia ja operoimme jatkuvasti useiden asiakkaiden järjestelmiä. Lisäksi olemme kouluttaneet Helsingin yliopiston oikeustieteen maisteriohjelmassa opiskeleville viiden opintopisteen (HYY-OTM-418) kurssia otsikolla ”Compliance and Whistelblowing”, joten käytännön kokemusta ja kohtuullista osaamista lienee jaettavaksi. Saamme jakaa osaamistamme myös oikeusministeriölle ja kilpailijoille, joiden palvelukseen siirtyi nuorempia asiantuntijoitamme – ehkäpä tämä on vilpitön tapa ilmaista KPMG:n olevan johtava asiantuntija ilmoittajan- ja siten johdon informaatio-oikeuksien suojelun alalla.
Havaintoja
Keskeinen ilmoittajansuojelujärjestelmän implementointiin liittyvä havainto koskee johtajuutta: osakeyhtiössä hallitus vastaa varainhoidon ja hallinnon asianmukaisuuden valvonnasta ja toimitusjohtaja näiden järjestämisestä. Jos hallitus (tai tarkastusvaliokunta) ei ohjeista ja valvo ilmoitusjärjestelmän ja ilmoittajansuojelun toteuttamista, se laiminlyö valvontavelvoitettaan. Asian merkitystä korostaa se, että havaintojemme mukaan Suomessa ilmoitusten riippumaton käsittely edellyttää käytännössä sitä, että kolme prosenttia asioista käsitellään hallituksessa. Jos tätä ei ole järjestetty uskottavasti, juuri tuo merkittävin kolme prosenttia ilmoituksista jää käsiteltäväksi intressiristiriitaisessa kokoonpanossa. Asia on suhteellisen helppo laittaa kuntoon ennakollisesti, mutta se jää usein huomioimatta.
Ilmoittajansuojalaki mahdollistaa anonyymin ilmoittamisen, mutta valitettavasti osa työnantajista ei hyödynnä tätä mahdollisuutta, vaan sallivat ainoastaan nimellä ilmoittamisen. Näin toimiessaan he menettävät osan ilmoituksista, sillä kokemuksemme mukaan 80 prosenttia ilmoituksista on alkuvaiheessa anonyymejä. Suurin osa eli 82 prosenttia ilmoituksista johtaa jonkinlaiseen toimenpiteeseen eli vaatiessaan nimellä ilmoittamista nämä yhteisöt menettävät arvokasta tietoa.
WB-järjestelmän ja prosessin tulee olla uskottavia ja luotettavia ja henkilötietojen käsittelyn on täytettävä tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Olennaista asiassa on se, että järjestelyn tarjoamiseen velvoitettu työnantaja vastaa sen lainmukaisuudesta suoraan lain nojalla. Kovin moni sinällään asiallisena pitämämme järjestelmätoimittaja ei ole huomioinut tätä teknisessä toteutuksessaan, vaikka moni niin väittääkin markkinoinnissa, osa jopa sopimustekstissä
Teesejä
Olin keväällä Wienissä puhumassa Global Whistleblower -seminaarissa (Itävallan kansallinen ilmoittajansuojelulaki hyväksyttiin helmikuussa). Eurooppalaisen teleoperaattorin (jota on vuosien saatossa saattanut seurata kansainvälisessä mediassa selostettujen erinäisten sattumusten valossa) pitkäaikainen compliance-johtaja alusti samaisessa tilaisuudessa.
Hänen sanomansa oli yksinkertaisesti – ihminen on norminmukaisen johtamisen tärkein ja heikoin osa. Innokkaana panelistina haastoin väitteen heti. Vastuujohdon tiedonsaanti ei ole normatiivisesti edellytettävällä tasolla, ellei WB-järjestelmä täytä normatiivisia vaatimuksia, minkä Iisäksi ihmiset täytyy saada vakuuttuneiksi suojan kattavuudesta. Kokemukseni mukaan tässä tekniikan ja hallinnon järjestäminen tehokkaasti on haastavampaa kuin ihmisten vakuuttaminen. Jouduin kuitenkin myöntämään, että täydellinenkään järjestely ei toimi, jos ihmiset eivät siihen usko. Vakuuttaminen on toki helpompaa, jos tekniikka ja hallinto ovat helposti osoitettavissa norminmukaisiksi – faktaa on kuitenkin helpompi uskoa.
Tulevaisuutta
Tätä kirjoittaessa EU-maista vain Viro ja Puola olivat vailla ilmoittajansuojelulakia ja vaikeatulkintaiseksi moitittu EU:n Ilmoittajansuojeludirektiivi on ollut voimassa 17.12.2021 alkaen. Kansallisissa lainsäädännöissä on onnistuttu varsin vaihtelevasti saattamaan direktiivissä asetetut vähimmäisvaatimukset osaksi lainsäädäntöä. Tulkinnallisesti direktiivin sisällölle on kuitenkin annettava sekä viranomaistoiminnassa että jäsenvaltioiden määräysvaltayhteisöissä etusija ennen kansallista lakia, mikä ennakoinee jännittäviä tulkintatilanteita myös vastaisuudessa - eritoten monikansallisesti toimivissa yhteisöissä. Teemme jo nyt päivityksiä monikansallisten asiakkaiden WB-politiikoihin, -prosesseihin ja -järjestelmiin huomioiden erinäisiä “kansallisia erityispiirteitä”, toki direktiivin valossa tulkittuna.
