Rajat ylittävään työmatkaan voi liittyä työnantajavelvoitteita matkan kestosta riippumatta. Projektin aloituksesta tai toistuvista asiakastapaamisista ulkomailla voi seurata vero- ja sosiaaliturvavelvoitteita, velvollisuus tehdä kohdemaahan lähetetyn työntekijän ilmoitus sekä työskentelyoikeuteen liittyviä vaatimuksia useassa valtiossa. Jos tieto matkasta ei tavoita organisaation Global Mobility- tai HR-tiimiä ajoissa, seurauksena voi olla takautuvia vero- ja raportointivelvoitteita, kaksinkertaisia sosiaaliturvamaksuja sekä muita hallinnollisia seuraamuksia.
Työnantajalle voi syntyä velvotteita jo ensimmäisestä työpäivästä ulkomailla
Ulkomailla tehtyä työtä ei voida tarkastella ”vain työmatkana”, vaan matkan vaikutukset on arvioitava kokonaisuutena ottaen huomioon muun muassa työskentelymaa, matkan kesto ja toistuvuus, työntekijän tehtävät ja rooli sekä se, kenen lukuun ja johdon alaisena työ kohdemaassa tehdään.
Jo yksi työpäivä ulkomailla voi tehdä palkasta tai sen osasta veronalaisen kohdemaassa ja johtaa työnantajan paikallisiin velvoitteisiin. Työnantajalle voi tällöin syntyä velvollisuus rekisteröityä työnantajaksi, järjestää niin kutsuttu shadow payroll sekä huolehtia paikallisesta ennakonpidätyksestä, työnantajamaksuista ja raportoinnista kohdemaassa. Myös toistuvat lyhyet matkat, asiakasprojektit ja myyntitehtävät voivat olla merkityksellisiä.
Useissa maissa verotusoikeutta arvioidaan taloudellisen työnantajan periaatteen perusteella: ratkaisevaa on muodollisen työnantajan lisäksi se, mikä taho tosiasiallisesti ohjaa työtä ja hyötyy työpanoksesta. Suomi ei sovella käsitettä palkkatulon verotuksessa, toisin kuin monet muut Euroopan maat. Siksi suomalaisenkin työnantajan on tunnettava kohdemaiden paikalliset säännöt.
Työntekijöiden toiminnasta ulkomailla voi muodostua yritykselle kiinteä toimipaikka (Permanent Establishment, PE), jolloin osa yrityksen tuloksesta voi tulla veronalaiseksi kohdemaassa. Riskiä voivat lisätä esimerkiksi myynti- ja neuvottelutehtävät, tosiasiallinen päätösvalta, pitkäkestoinen työskentely asiakkaan tiloissa sekä toistuvat projektit samassa maassa. Arviointi perustuu aina työn luonteen, työntekijän roolin ja liiketoiminnan käytännön järjestämisen muodostamaan kokonaisuuteen.
Sosiaaliturva, lähetetyn työntekijän ilmoitus ja työskentelyoikeus on varmistettava ennen matkaa
EU-, ETA- ja Sveitsin alueella työntekijään sovelletaan lähtökohtaisesti yhden maan sosiaaliturvalainsäädäntöä kerrallaan. Ennen ulkomaantyöskentelyä työnantajan on selvitettävä, tarvitseeko työmatkailija A1-todistuksen tai sosiaaliturvasopimusmaan osalta vaadittavan sosiaaliturvatodistuksen (Certificate of Coverage). Ilman todistusta kohdemaa voi katsoa työntekijän kuuluvan paikalliseen sosiaaliturvaan, mikä voi johtaa maksuihin kahteen maahan ja pitkiin oikaisuprosesseihin.
EU:n sosiaaliturvan yhteensovittamissääntöjen uudistus on edennyt pitkälle, mutta muutokset eivät vielä ole kokonaisuudessaan voimassa. Työnantajien kannattaa seurata lähivuosina erityisesti lähettämisen ennakkoedellytyksiä, ennakkoilmoittamista ja viranomaisten tiedonvaihtoa koskevia muutoksia sekä kansallisia soveltamisohjeita.
EU:n lähetettyjä työntekijöitä koskeva sääntely voi velvoittaa työnantajan tekemään kohdemaahan ilmoituksen esimerkiksi asiakasprojektista tai aliurakointitehtävästä. Soveltamisala, määräajat ja vaadittavat tiedot vaihtelevat maittain, ja laiminlyönnistä voi seurata hallinnollisia sanktioita. Siksi arviointi on tehtävä ennen matkaa.
EU-tasolla on sovittu alustavasti yhteisestä digitaalisesta ilmoitusportaalista, jota jäsenvaltiot voisivat käyttää vapaaehtoisesti. Tavoitteena on yhdenmukaistaa menettelyjä ja vähentää hallinnollista työtä. Toistaiseksi työnantajan on kuitenkin tarkistettava jokaisen kohdemaan voimassa olevat vaatimukset erikseen.
Työnantajan on varmistettava, että työntekijällä on oikeus tehdä suunniteltua työtä kohdemaassa ja että viisumi-, oleskelulupa- ja työskentelyoikeusasiat on hoidettu ajoissa. Keskeiset asiakirjat, kuten työluvat, sosiaaliturvatodistukset ja lähetetyn työntekijän ilmoitukset, kannattaa säilyttää keskitetysti mahdollista auditointia varten.
Samalla on huolehdittava henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä. Rajat ylittävän työmatkailun hallinnassa tulee kerätä vain tarpeelliset tiedot, rajata käyttöoikeudet organisaation sisällä ja määrittää perustellut säilytysajat.
Ajantasainen tieto on tehokkaan riskienhallinnan perusta
Toimiva kokonaisuus perustuu selkeään politiikkaan, ennakkoarviointiin, määriteltyihin vastuihin organisaation sisällä ja ajantasaiseen matkustustietoon. Ennen matkan hyväksymistä on arvioitava vero-, ja sosiaaliturvavelvoitteet, lähetettyjen työntekijöiden ilmoituksen tarve sekä viisumi- ja lupa-asiat. Prosessissa on myös määriteltävä, milloin tapaus siirtyy tarkempaan asiantuntija-arvioon.
Teknologia auttaa tunnistamaan riskit ajoissa
KPMG Business Traveler Tool kokoaa matkustustiedot yhteen ja auttaa tunnistamaan vero-, sosiaaliturva-, ja työskentelyoikeusvelvoitteet sekä lähetettyjä työntekijöitä koskevat velvoitteet jo ennen matkaa. Organisaatio voi määrittää omat politiikkansa ja raja-arvonsa, joiden perusteella työkalu nostaa tapaukset tarkempaan tarkasteluun ja ohjaa ne oikeisiin jatkotoimenpiteisiin.
Teknologia luo perustan systemaattiselle riskien tunnistamiselle ja tehokkaalle prosessinhallinnalle, mutta ei korvaa asiantuntija-arviota tilanteissa, joissa sääntely on tulkinnanvaraista tai kokonaisuuteen liittyy useita samanaikaisia velvoitteita. Globaali asiantuntijaverkostomme täydentää teknologista ratkaisua tarjoamalla tapauskohtaista analyysia ja paikallista asiantuntemusta päätöksenteon tueksi.
Miten voimme auttaa?
Autamme organisaatioita arvioimaan rajat ylittävään työmatkailuun liittyviä riskejä, kehittämään ulkomaan työmatkojen hallinnan toimintatapoja ja ratkaisemaan yksittäisiin työmatkatapauksiin liittyviä kysymyksiä. Tuemme niin yksittäisten tilanteiden velvoitteiden arvioinnissa kuin kehityskohteiden tunnistamisessa sekä toimivien kokonaisratkaisujen rakentamisessa.
