Highlights
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Angesichts der steigenden regulatorischen Anforderungen wird es zunehmend wichtiger, dass Forschungsinstitutionen ihren Drittmittelprozess regelmäßig validieren und aktualisieren, um den zukünftigen Standards gerecht zu werden.
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Ein aktueller Fall unterstreicht das potenzielle Haftungsrisiko, das mit einer mangelhaften Verwaltung von Drittmitteln einhergeht.
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Gleichzeitig untermauert er den dringlichen Bedarf an robustem und effizientem Drittmittelmanagement, um die ordnungsgemäße Nutzung von Fördermitteln sicherzustellen und die Reputation der Institutionen zu schützen.
Vier Aspekte für ein ordnungsgemäßes Drittmittelmanagement
Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Mittel hat unter anderem folgende Punkte sicherzustellen:
- Es muss einen klar definierten und nach Verantwortlichkeiten regulierten Prozess geben, der möglichst wenig komplex gestaltet ist. Er ist stets auf den vertraglich festgelegten Grundlagen aufzubauen, damit gewährleistet ist, dass die Mittel wie vertraglich geregelt verwaltet und eingesetzt werden. Idealerweise bilden die vertraglich zu vereinbarenden Grundlagen bereits im Vorfeld die Prozesslandschaft der Institution ab.
- Ein wesentlicher inhaltlicher Aspekt im Prozess ist die zweckentsprechende Verwendung der Mittel sowie das Vermeiden von Doppelförderungen: Jede Ausgabe muss im Sinne der Förderung zweckentsprechend verwendet und keine Ausgabe darf doppelt abgerechnet werden. Dieses Verbot ist aufgrund der vielfältigen Forschungsaktivitäten der Institutionen mit den unterschiedlichen Fördertöpfen herausfordernd. Nur wer sauber zuordnet, trennt und dokumentiert, stellt sicher, dass Mittel zweckentsprechend und nicht für denselben Zweck mehrfach beantragt und verwendet werden.
- Zur Vermeidung unrechtmäßiger Subventionen erfordern die beihilferechtlichen Vorschriften die korrekte Unterscheidung zwischen wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Bereichen. Dies sollte Hand in Hand gehen mit der Vermeidung von steuerrechtlichen Fehleinordnungen bei Zuwendungen.
- Wichtig im Umgang mit Drittmitteln ist es außerdem, den Verwendungsnachweis ordnungsgemäß zu führen. Bereits bei den Vorbereitungen und der Durchführung der im Drittmittel-Vertrag vereinbarten Tätigkeiten (u.a. Forschungsarbeit) sollte geregelt werden, wie die entsprechenden Ausgaben (u.a. für Personal, Material, etc) ermittelt, zugeordnet und dokumentiert werden. Je klarer dies zu Beginn festgelegt und nachvollziehbar gestaltet wird, desto weniger Aufwand und Risiken ergeben sich während und zum Ende des Prozesses. Die Praxis zeigt, dass es im Nachgang oft schwierig wird, von Beginn an bestehende Unzulänglichkeiten zu heilen.
Die dargestellten Herausforderungen im Drittmittelmanagement verdeutlichen die Notwendigkeit, den Verwaltungsprozess ordnungsgemäß zu implementieren, und zeigen, dass auch gut vorbereitete Institutionen durch unerwartete Vorfälle mit Reputationsrisiken konfrontiert sein können.
Wir empfehlen daher, den Ist-Drittmittelprozess zu analysieren, um Risiken und Effizienzpotenziale zu identifizieren sowie Optimierungspotenziale (Standardisierung, Harmonisierung, Digitalisierung) zu konzipieren und zu entwickeln. Dies sollte erweitert werden um ein System relevanter Kennzahlen und den Aufbau eines adressatengerechten Berichtswesens mithilfe von Business-Intelligence-Lösungen. Damit die Umsetzung des Projekts gelingt, sollte nicht nur eine möglichst langjährige Erfahrung und Expertise in den jeweiligen Fachdisziplinen vorliegen, sondern auch eine regelmäßige Qualitätssicherung von außen in Betracht gezogen werden.
