Steuerprozesse effizient digitalisieren: Wie Art-Invest das umsetzt

Die Art-Invest Real Estate Funds GmbH betreut ein breit aufgestelltes Immobilienportfolio – strukturiert über mehr als 80 Einzelgesellschaften. Um die umsatzsteuerlichen Pflichten dieser Gesellschaften fristgerecht und in gleichbleibender Qualität zu erfüllen, wurde Anfang 2023 in Zusammenarbeit mit KPMG ein neues Modell aufgesetzt: ein zentral organisierter, digital gestützter Ansatz zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen, -jahresklärungen.

Gemeinsam wurde ein Prozess entwickelt, der auf direktem Datenzugriff über Extraktoren, digitalem Austausch über das cloudbasierte Steuerportal KPMG Digital Gateway und klaren Abstimmungswegen basiert. Ziel: eine hohe Qualität, Skalierbarkeit und eine verlässliche Kommunikation – auch im Zusammenspiel mit Finanzbehörden und Buchhaltungsdienstleistern.

Im Gespräch berichten Christina Closheim, Team Lead Fund Accounting, VAT & Business Support bei Art-Invest, und Thorsten Glaubitz, Partner im Bereich Indirect Tax bei KPMG, wie die Zusammenarbeit aufgebaut ist, welche Herausforderungen sie adressiert – und warum gerade in den komplexen Strukturen von Immobilienunternehmen Effizienz und Verlässlichkeit entscheidend sind.

Christina Closheim: Bei uns ist die gesamte Buchhaltung an externe Dienstleister ausgelagert. Das bedeutet auch, dass wir auf deren Daten und Fristen angewiesen sind, insbesondere bei der Umsatzsteuervoranmeldung, die je nach Gesellschaft monatlich, quartalsweise oder jährlich eingereicht werden muss.

Um hier aus Compliance-Sicht sicherzustellen, dass alles fristgerecht und in der nötigen Qualität erfolgt, haben wir uns entschieden, die Meldung zentral über einen Partner steuern zu lassen. So kam KPMG ins Spiel – als Schnittstelle zwischen den Buchhaltungsdienstleistern und der Finanzverwaltung, mit direktem Zugriff auf die relevanten Daten und dem klaren Auftrag, die Voranmeldungen zuverlässig und effizient zu erstellen.

Christina Closheim: Wir arbeiten mit vielen Dienstleistern zusammen, aber bei KPMG hat einfach das Gesamtpaket gepasst. Die Zusammenarbeit funktioniert reibungslos, wir sind mit der Qualität sehr zufrieden – und was für uns im Tagesgeschäft besonders wichtig ist: Wir bekommen schnell Rückmeldung. Wenn wir eine E-Mail schreiben oder anrufen, kommt kurzfristig eine Antwort. Gerade in unserem Bereich, wo viele Prozesse gesetzlich eng getaktet sind, ist diese Verlässlichkeit entscheidend. KPMG bringt außerdem viel Erfahrung mit und hat ein Konzept angeboten, das sowohl technologisch als auch fachlich überzeugt hat.

Thorsten Glaubitz: Wir haben uns zunächst angeschaut: Was ist da, was funktioniert bereits, und was lässt sich verbessern? Wichtig war uns, nicht nur kurzfristig zu optimieren, sondern eine zukunftsfähige Lösung zu schaffen.

Am Ende haben wir uns für ein Co-Sourcing-Modell entschieden: Die Buchhaltung und Rechnungsstellung bleibt bei Art-Invest und dem Dienstleister, wir übernehmen die Erstellung und Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuer-Jahreserkläungen. Über einen Extraktor greifen wir direkt auf SAP-Daten zu – das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für Transparenz.

Christina Closheim: KPMG zieht die Daten, bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung auf und sendet sie uns zur Prüfung. Nach unserer Freigabe wird sie ans Finanzamt übermittelt.

Wenn es Rückfragen gibt, stimmt sich das Team von KPMG direkt mit dem Dienstleister ab – das läuft sehr effizient. Jeder kennt seine Rolle, die Abläufe sind klar, und das spart uns intern viel Koordinationsaufwand.

Thorsten Glaubitz: Wir arbeiten wirklich im Dreieck – Art-Invest, KPMG und Buchhaltungsdienstleister. Die Kommunikation ist offen, direkt und lösungsorientiert. Wenn etwas mal nicht reibungslos läuft, wird das offen angesprochen. Und das ist entscheidend für eine gute Zusammenarbeit.

Thorsten Glaubitz: Natürlich, gerade bei der Einführung digitaler Tools läuft nicht alles von Tag eins perfekt. Neue Buchungskonten, unvollständige Daten – das kommt vor.

Aber: Wir haben eine gemeinsame Fehlerkultur. Es geht nicht darum, Schuldige zu finden, sondern Lösungen. Und genau das leben wir hier. Das Vertrauen, das wir gegenseitig aufgebaut haben, hilft enorm.

Christina Closheim: Im Immobilienbereich sind Rückfragen vom Finanzamt eher die Regel als die Ausnahme – gerade bei Projektentwicklungen, die sich über mehrere Jahre ziehen und in denen hohe Investitionen anfallen, aber zunächst keine Umsätze entstehen. Hier braucht es eine gute Vorbereitung, klare Prozesse und schnelle Reaktionszeiten. KPMG übernimmt für uns die direkte Kommunikation mit dem Finanzamt – das ist für uns ein echter Mehrwert. Die relevanten Daten liegen vor, Rückfragen werden strukturiert beantwortet, und wenn Detailwissen gefragt ist, stimmen wir uns kurzfristig ab.

Thorsten Glaubitz: Wir haben uns gemeinsam sehr gut eingespielt. Sobald ein Schreiben vom Finanzamt kommt, analysieren wir die Anfrage, klären intern, welche Informationen gebraucht werden, und holen sie – wenn nötig – direkt beim externen Buchhaltungsdienstleister ein. Oft können wir alles schon auf unserer Seite plausibilisieren, bevor wir bei Frau Closheim anklopfen. Wichtig ist: Jeder weiß, was er zu tun hat, und alle Beteiligten ziehen an einem Strang. Das sorgt für Tempo und Qualität – auch in der Kommunikation mit der Finanzverwaltung.

Christina Closheim: Wir wollen das Digital Gateway künftig noch intensiver nutzen – etwa für die strukturierte Ablage von Dokumenten oder zur Pflege von Stammdaten. Da gibt es noch Potenzial, das wir gemeinsam heben können.

Thorsten Glaubitz: Wir sind auf einem guten Stand, aber es geht immer noch besser. Prozesse lassen sich weiter digitalisieren, Tools noch smarter nutzen. Das Wichtigste ist: Wir entwickeln uns im Tandem weiter – nicht nebeneinander, sondern miteinander.

Vielen Dank für das Gespräch.