Raus aus dem Meeting-Marathon: So erobern Teams Zeit zum Arbeiten zurück

Mitarbeitende heute fast ohne Pause auf kleine Kästchen mit dem Konterfei ihrer Kolleg:innen und Geschäftspartner:innen.

Ob Zoom, Microsoft Teams, Slack oder eine andere Videokonferenz- oder Meeting-Software: Zu Beginn der Pandemie sicherte die Technik die Arbeitsfähigkeit in Bürojobs. Meeting über Meeting wurde aufgesetzt, um in Kontakt zu bleiben und einander nicht aus den Augen zu verlieren. Nur über den Bildschirm und das gemeinsame Gespräch lassen sich wichtige Themen ausreichend durchdringen, Entscheidungen treffen und die Tuchfühlung zu Mitarbeitenden halten – so die Annahme. Und sie war ja auch richtig und zum damaligen Zeitpunkt ein sinnvoller Schritt. Aber heute?

Heute bestehen die Kalender vieler Schreibtischarbeitenden aus einer Aneinanderreihung von Meetingblöcken, zwischen denen kaum Zeit zum Nachdenken, Vor- und Nachbereiten oder zum produktiven Abarbeiten bleibt – geschweige denn für das Kaffeeholen oder die Mittagspause. Manchmal reicht es nicht einmal für einen Gang zur Toilette. Schon am Morgen ist der Kalender durchgängig Rot und weist keine Lücken mehr auf. Und neben der Zeit zum Erledigen von Punkten auf der To-do-Liste fehlen Bewegung und Aufmerksamkeitspausen für Augen und Geist. Forscher haben den Meeting-Marathon längst als gesundheitsschädlich eingestuft und für das Phänomen den Begriff „Zoom Fatigue“ eingeführt – also Erschöpfung und Ermüdung durch zu viele Videokonferenzen.

Aus diesem Dilemma gilt es nun wieder herauszufinden. Denn auch mit dem Wegfallen der Homeoffice-Pflicht werden wir nicht zum Alltag von früher zurückkehren. Hybrides Arbeiten – eine Mischung aus Büro- und Kundenterminen, der Laptopzeit auf Reisen oder ganzen Tagen am heimischen Schreib- oder Esstisch – wird weiter unseren Alltag bestimmen.

Unternehmen sind daher gut beraten, jetzt über neue Regeln nachzudenken. Denn zu viele Meetings sind ein Problem. Sie sind ineffizient und teuer – je mehr Zeit von Mitarbeitenden in Video-Updates gebunden ist, desto weniger Zeit haben diese für produktive Arbeit. Zu viele Meetings haben im schlimmsten Fall Folgen für die Gesundheit. Und schon bevor es so weit kommt, führen sie zu Unzufriedenheit und Frust, insbesondere bei Wissensarbeitenden.

Darüber hinaus: Führungskräfte, die den Tag vor allem oder gänzlich in Konferenzen verbringen, haben keine Zeit für ihre Mitarbeitenden. Und doch sitzen viele das Problem aktuell aus. Systematische Lösungen fehlen. Vor allem in der Finanzindustrie beobachten wir, dass Unternehmen keinen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Ideen kommen – wenn überhaupt – aus einzelnen Teams, die dann Lösungswege im kleinen Rahmen ausprobieren.

Klar: Eine One-fits-all-Lösung gibt es bei dem Thema nicht, denn die Frage von Arbeitsorganisation rührt an Teamstrukturen und -kulturen. Wie bei allen Veränderungen müssen die Mitarbeitenden und die Tätigkeiten in den Fokus gestellt werden. Hier kommen unsere Remote Office Hacks, die helfen können, wieder arbeitsfähig zu werden:

1) Viele kleine Schritte können bereits Großes für die Einzelnen bewirken: So gibt die Regel, dass Meetings ab 30 Minuten Länge immer fünf Minuten später starten und fünf Minuten früher enden, allen einen kurzen Freiraum für das Durchatmen. Denkbar sind auch Vereinbarungen wie „Jeder zweite Dienstag im Monat ist meeting-frei“ oder „Keine Meetings in der Mittagspause“. Und die Vereinbarung, dass jede und jeder sich videofreie Zeiten in Meetings nehmen darf und allein per Ton dabei ist, hilft langfristig der Konzentration.

Das Einhalten solcher Vereinbarungen erfordert natürlich einiges an (Selbst-) Disziplin und funktioniert am besten, je weniger Schnittstellen nach außen (zu Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern etwa) ein Team in der täglichen Arbeit hat.

2) Meeting-Zeit reduzieren: Warum nicht einfach einmal ausprobieren, ob man mit einer klaren Agenda und Disziplin auch mit 45 statt 60 Minuten auskommt. Allzu viele Meetings werden aus Bequemlichkeit auf eine volle Stunde angesetzt, weil der Kalender das beim Eintragen von Terminen so vorschlägt.

3) Eine Bestandsaufnahme der bestehenden Meetings machen und Meeting-Konzepte entwickeln: Zum Beispiel können Meetings an Stringenz gewinnen, wenn eine Person gezielt vorab zur Moderatorin oder zum Moderator bestimmt wird, die oder der Agenda und Zeit im Blick behält und dafür sorgt, dass das Meeting-Ziel nicht aus dem Blick gerät. Eine Definition von Regeln und Modellen, wie Teams zusammenarbeiten wollen, kann zusätzlich dabei helfen, manches Meeting zu vermeiden. Denn manchmal ist der Blick in die Arbeitswelt vor der Pandemie nicht das Schlechteste – und ein Telefonat für das, was zwei miteinander besprechen wollen, das bessere Medium.

4) Die Anzahl der Meetings reduzieren und durch asynchrone Updates ersetzen: Wird für jedes  Status-Update wirklich ein Meeting benötigt? Das Pflegen einer gemeinsamen Wissensdokumentation (über sogenannte Wiki-Tools wie Confluence oder Zoho Wiki), das Arbeiten mit Kanban-Tools oder Listen zum Beispiel eignet sich häufig auch hervorragend, um einen Projektstatus transparent zu machen und ganze Teams auf den Stand zu bringen – ohne sie dabei in einer Arbeitsphase zu unterbrechen.

Das steigert die Produktivität direkt. Denn Studien zeigen, dass Video-Meetings für kleine Gruppen einen großen Nutzen bringen – mit größerer Teilnehmendenzahl aber lähmen und nicht zum Ziel führen.

5) Guidelines in einem New Work Playbook (das noch viele weitere Vereinbarungen zur neuen hybriden Arbeitswelt enthält) zusammenfassen und für alle aufbereiten: Es enthält zum Beispiel Hilfestellung dazu, wann und wofür wirklich Video-Meetings nötig sind und wie viele Personen für die Agenda erforderlich sind. So müssen sich einzelne Teammitglieder ihre Freiräume nicht mühsam erkämpfen, sondern die Regeln werden für alle transparent und verbindlich. Das ist eine Führungsaufgabe. Und die neuen Verhaltensweisen werden umso leichter und schneller angenommen, je klarer und verlässlicher die Teamführung sie vorlebt.