Intercompany-Abstimmung: 5 Hacks für schnellere IC-Prozesse

Intercompany-Abstimmungen sind häufig zeitintensiv und komplex, was Unternehmen beträchtliche Ressourcen kostet und gelegentlich den Abschluss verzögert. Durch geeignete Strategien im Konzern können diese Abstimmungsprozesse jedoch effizienter gestaltet werden, wodurch der erforderliche Aufwand deutlich reduziert werden kann. Bis zu 93 % des Zeitaufwands für eine Intercompany-Abstimmung kann eingespart werden.

Im Folgenden werden fünf Schwerpunktbereiche vorgestellt, die Intercompany-Abstimmungen in effektive Lösungen verwandeln können.

Integrität der Daten: Eine genaue und nahtlose Integration der Daten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Systeme und Prozesse mit aktuellen und verlässlichen Informationen arbeiten. Dies reduziert die Fehlerquote und steigert die Effizienz. Hochwertige Datenqualität ermöglicht effiziente Automatisierungsprozesse, die erhebliche Zeitersparnisse bei der Intercompany-Abstimmung und dem Reporting bringen können.

Automatisierte Systeme können routinemäßige Aufgaben schneller und genauer erledigen als manuelle Prozesse, was zu einer erheblichen Reduzierung des Arbeitsaufwands führt. Beispiel hierfür ist eine Implementierung von Master Data Management (MDM) Systemen zur Konsolidierung von Stammdaten oder der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) Tools für automatisierte Workflows.

Ein zentrales Datenmanagement-System im Unternehmen kann die Transparenz und Effizienz erheblich verbessern. Wenn alle relevanten Daten in einem zentralen Repository gespeichert und gepflegt werden, können alle Beteiligten jederzeit auf die aktuellen Informationen zugreifen. Dies reduziert die Zeit, die für das Suchen und Abgleichen von Daten aufgewendet wird, und sorgt für eine konsistente Datenbasis. Die Zentralisierung der Daten in einem Datenmanagement-System erfolgt durch die Implementierung einer zentralen Datenbank, die alle Daten speichert, unterstützt durch ETL-Prozesse und API-basierte Integrationen zur Datenmigration.

Daten-Governance-Richtlinien und Metadaten-Management-Tools gewährleisten Konsistenz und Qualität, während Datenvirtualisierungstechniken und cloudbasierte Lösungen die Flexibilität und Skalierbarkeit erhöhen. Sicherheitsmaßnahmen wie rollenbasierte Zugriffskontrollen und Verschlüsselung schützen die Daten. Kontinuierliche Integration neuer Datenquellen sowie regelmäßige Überprüfungen sichern langfristig die Effizienz und Sicherheit des Systems.

Die Standardisierung der Abstimmungsprozesse sorgt dafür, dass alle Beteiligten im Unternehmen nach den gleichen Regeln und Verfahren arbeiten. Dies kann durch die Einführung von Best Practices, klar definierten Workflows und Standardarbeitsanweisungen erreicht werden. Einheitliche Prozesse erleichtern nicht nur die Durchführung der Abstimmungen, sondern auch die Schulung neuer Mitarbeiter und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Die Workflows, Best Practices und die Compliance-Vorgaben können auch direkt im System hinterlegt werden und aktualisiert oder geändert werden.

Dies beginnt mit der Analyse bestehender Prozesse, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Anschließend werden standardisierte Verfahren und Richtlinien entwickelt, oft mithilfe von Prozessmodellierungstools. Schulungen und Trainings stellen sicher, dass alle Mitarbeitende die neuen Standards verstehen und anwenden können.

Die Automatisierung von Abstimmungsprozessen ist ein entscheidender Schritt, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren. Moderne Cloud-Plattformen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden, spielen hierbei eine Schlüsselrolle. Sie ermöglichen dem Unternehmen nicht nur die technische Abstimmung in Echtzeit, sondern auch die Sicherstellung der inhaltlichen Plausibilität mithilfe von Workflows und KI-unterstützten Mechanismen.

Durch die Automatisierung können repetitive Aufgaben eliminiert werden, während Daten sofort abgeglichen und Abweichungen erkannt werden. Im Gegensatz zu Robotic Process Automation (RPA), das in dieser Hinsicht begrenzt ist, bieten moderne Cloud-Plattformen eine umfassendere Lösung, um Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen automatisch zu verarbeiten und den menschlichen Eingriff auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Automatisierung von Prozessen erfolgt durch die Identifizierung manueller oder wiederkehrender Aufgaben innerhalb eines Prozesses oder eines ERP Systems. Dieses kann zum Beispiel, in SAP, durch eine Analyse der Transaktionscodes erfolgen.

Durch die Analyse von umfangreichen und aktuellen Datenmengen können KI-Algorithmen automatisch Abweichungen erkennen und entsprechende Handlungsempfehlungen geben. Dies umfasst sowohl die Verarbeitung von korrekten und aktuellen Finanzdaten als auch anderer relevanter Informationen, um die Plausibilität sicherzustellen.

Um die Auditsicherheit zu gewährleisten, werden ausschließlich zuverlässige Datenquellen verwendet und strenge Validierungsprozesse implementiert. Dies ist besonders wichtig, da Finanzexperten sicherstellen müssen, dass die Kontrolle über den Abschluss jederzeit gewahrt bleibt. Durch diese proaktive Herangehensweise wird eine effizientere und präzisere Intercompany-Abstimmung erreicht.

Besonders wichtig ist dabei die Gewährleistung der Auditsicherheit, um sicherzustellen, dass Finanzkontrollen und -prüfungen den Anforderungen entsprechen. Finanzexperten möchten keinesfalls die Kontrolle über den Abschluss verlieren, daher ist die Einhaltung strenger Compliance-Standards im Konzern von entscheidender Bedeutung.

Letztlich muss die Intercompany-Abstimmung nicht länger als das Schreckgespenst des Abschlussprozesses wahrgenommen werden. Durch eine konsequente Fokussierung auf Datenqualität, Automatisierung, Zentralisierung und Standardisierung, sowie durch die gezielte Nutzung von KI und Predictive Analytics, lässt sich ein reibungsloser Ablauf der Abstimmung und Kommunikation erreichen.

Diese Maßnahmen ermöglichen zudem eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Landschaften und berücksichtigen potenzielle zukünftige Entwicklungen wie Fusionen und Übernahmen. Durch einen disruptiven Ansatz, der vom End-to-End-Prozess ausgeht, kann die Intercompany-Abstimmung sogar obsolet werden, indem sie in die gesamten Geschäftsprozesse eingebunden wird und so zu einer umfassenden Effizienzsteigerung führt, auch im Kontext von Fusionen und Übernahmen als auch anderer relevanter Informationen, um die Plausibilität sicherzustellen.