E-Rechnung: Fünf Tipps zur erfolgreichen Umsetzung

Die digitale Transformation schreitet voran und die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 markiert einen weiteren bedeutenden Schritt in dieser Entwicklung. Eine Vielzahl von Unternehmen in Deutschland hat die Readyness auf der Eingangsseite zumindest mittels E-Mail hergestellt. Nun stellen sich neue Herausforderungen wie z. B. die Identifizierung von E-Rechnungen im PDF-Format (z. B. ZUGFeRD), der Umgang mit fehlerhaften E-Rechnungen, die Implementierung der Ausgangsseite und die Sicherstellung der korrekten Stammdaten. Mit diesem Artikel fassen wir die wichtigsten Punkte zur E-Rechnung zusammen, beleuchtet die Risiken für deutsche Unternehmen und geben praktische Empfehlungen, wie Sie sich bestmöglich auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerlichen Unternehmer:innen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können.

Bis Ende 2026 ist das Versenden von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten noch erlaubt. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027.

Ab 2028 müssen uneingeschränkt alle Unternehmen die elektronische Rechnung verwenden. Ausnahmen gelten dann lediglich noch für Kleinunternehmer, die von der Versendungsverpflichtung befreit wurden, für Kleinbetragsrechnungen, Fahrscheine, steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug und B2C-Rechnungen.

Zulässig sind dann nur noch Rechnungen, die in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt werden, z. B. XML, und dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Dazu zählen auch heute bereits existierende Formate wie die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Auch EDI-Verfahren und andere Formate, die der europäischen Norm entsprechen bzw. mit dieser interoperabel sind, bleiben zulässig.

Die größte Gefahr besteht darin, die Komplexität und den Zeitdruck zu unterschätzen. Einige EU-Länder haben die E-Rechnungspflicht bzw. E-Reportingverpflichtungen bereits eingeführt (Italien, Griechenland, Ungarn und Rumänien). Dabei unterscheiden sich die nationalen Anforderungen häufig von Land zu Land, sodass deutsche Unternehmer sich auch mit den ausländische E-Rechnungs bzw. E-Reportingverpflichtungen auseinander setzen müssen. Zudem wird in anderen Ländern häufig gleichzeitig mit der Einführung der E-Rechnung auch ein E-Reporting-System eingeführt (z. B. Polen oder Frankreich in 2026). In Deutschland soll ein E-Reporting-System frühestens zum 1. Juli 2028 kommen.  Spätestens dann sollte auch die Umstellung des Empfangs- bzw. Übertragungsweges von E-Mail zur Netzwerkübertragung (z. B. via Peppol-Netzwerk) stattgefunden haben.

Unternehmen, die international tätig sind, sollten also so schnell wie möglich handeln. Wer die Umstellung auf die lange Bank schiebt, riskiert das Recht den Vorsteuerabzug geltend machen zu können sowie Liquiditätsprobleme, da „normale“ Rechnungen (z. B. Papier oder PDF) oder unrichtige E-Rechnungen zukünftig von Rechnungsempfängern konsequent abgelehnt werden.

Ein weiteres Risiko liegt in der Auswahl ungeeigneter Technologie-Partner. Die Auslagerung sensibler Daten kann die Datensicherheit gefährden und auch das Thema Archivierung sollte mit Sorgfalt behandelt werden.

• Legal Road Map erstellen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die genauen Anforderungen in den für Sie relevanten Ländern. Berücksichtigen Sie dabei E-Rechnung, Digital Reporting, Rechnungsformate und B2B/B2C-Unterschiede. Planen Sie nicht nur für Deutschland und mindestens mittelfristig. Und: Bleiben Sie auf dem Laufenden: Der Entwurf für ein neues BMF-Schreiben (Juni 2025) enthält weitere relevante Klarstellungen.
• Status quo analysieren:Führen Sie eine gründliche Ist-Analyse durch. Erfassen Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Länder, Prozesse, Rechnungstypen und Übermittlungsformen. Dieses schließt auch die bestehende IT-Landschaft ein. Sie kann Aufschluss geben, ob die Ausgangsseite analog mit der gleichen Lösung wie die Eingangsseite aufgesetzt werden kann. Diese Bestandsaufnahme ist die Basis für eine Strategie zur Implementierung der E-Rechnung und unerlässlich für alle weiteren Schritte.
• Target Operating Model entwickeln: Planen Sie frühzeitig, wie der Betrieb der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen aussehen soll. Legen Sie fest, wer für die kontinuierliche Aktualisierung der Prozesse verantwortlich ist. Die Implementierung ist nur der Anfang.
• Hollen Sie alle Stakeholder ins Boot: Bei der Implementierung neuer Software und Prozesse ist es unerlässlich alle mit einzubeziehen und vor allem diejenigen die später im täglichen Doing mit der E-Rechnung arbeiten. Stellen Sie Guidelines zur Fehlerbehandlung zur Verfügung und decken Sie mit entsprechenden Prozessen auch die „bad cases“ ab (falsche Rechnungen, Widerstände bei Lieferanten und Kunden).
• Stammdaten: Gerade die Ausgangsseite erfordert korrekte Stammdaten, um zu identifizieren, welcher Kunde/ Lieferant E-Rechnungspflichtig ist. Ohne Stammdaten und transaktionale Daten im richtigen Format kann keine korrekte E-Rechnung erstellt werden.

Die Verpflichtung, die E-Rechnung zu nutzen, ist ein komplexes Unterfangen, das weit über die technische Implementierung hinausgeht. Unternehmen sollten jetzt handeln, um rechtzeitig bereit zu sein – nicht nur für Deutschland, sondern für alle relevanten Märkte.

Eine gründliche Vorbereitung unter Einbeziehung aller Stakeholder – also der beteiligten Bereiche, unter anderem Accounting, IT, Tax und Vertrieb – ist der Schlüssel zum Erfolg. So lassen sich Risiken minimieren und die Chancen der Digitalisierung nutzen.

Die E-Rechnung ist eine Chance insbesondere den Rechnungseingangsprozess zu digitalisieren und sollte daher nicht als administrative Bürde angesehen, sondern als Möglichkeit zur Effizienzsteigerung genutzt werden.