Digitale Hilfsmittelverordnung: Wir begleiten die DAK-Gesundheit

Manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche und lange Durchlaufzeiten prägen bis heute viele Verordnungsprozesse. Bei der digitalen Hilfsmittelverordnung kam eine zusätzliche Herausforderung hinzu: Es gab weder etablierte Standards noch endgültige technische Spezifikationen.

Im Interview berichten Micha Martinet, Bereichsleiter Digitales Providermanagement, DAK-Gesundheit, und Charlotte Zamzow, Senior Managerin Healthcare, KPMG, wie ein kassenübergreifender End‑to‑End‑Prozess dennoch realisiert wurde – und warum Projektsteuerung und Change Management dafür entscheidend waren.

Charlotte Zamzow:  Die Zusammenarbeit zwischen der DAK-Gesundheit und KPMG hat eine lange Historie. Im Bereich der eVerordnung reichen unsere gemeinsamen Erfahrungen bis zu frühen Pilotprojekten der elektronischen Arzneimittelverordnung zurück. Dabei wurde sehr schnell deutlich, wie hoch der Modernisierungsbedarf ist: manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche, lange Durchlaufzeiten und hoher Abstimmungsaufwand zwischen Ärzt:innen, Versicherten und Leistungserbringenden.

Aus einem dieser Pilotprojekte heraus entstand die Idee, ein größeres Konsortium aufzubauen. Sieben Krankenkassen, die im Markt sonst im Wettbewerb stehen, haben sich bewusst zusammengeschlossen, um Wissen zu bündeln und gemeinsam an einer digitalen Zukunft der Versorgung zu arbeiten. Das ist außergewöhnlich – und setzt ein klares Signal für mehr Interoperabilität und gemeinsame Standards.

Micha Martinet: Für uns war klar: Wir wollten keine Lösung, die nur technisch funktioniert, sondern eine, die die Versorgung spürbar verbessert. Dafür brauchten wir einen starken Partner, weil uns in diesem Themenfeld zu Beginn noch eigenes Know‑how fehlte. Die Entscheidung für KPMG basierte auf der gewachsenen Vertrauensbasis. Wir wussten, dass KPMG Struktur, Stabilität und methodische Expertise einbringt – und versteht, wie Versorgung bei der DAK im Alltag funktioniert.

Micha Martinet: Besonders war vor allem die Zusammensetzung des Konsortiums. Verordnungsprozesse müssen sich für Versicherte und Leistungserbringende gleich anfühlen – deshalb müssen sie kassenübergreifend gedacht werden. Digitalisierung funktioniert in der Versorgung nicht als Insellösung.

Hinzu kam der hohe Anspruch, einen End‑to‑End‑Prozess zu schaffen, der für Versicherte, Ärzt:innen und Hilfsmittelerbringer:innen einen spürbaren Mehrwert liefert. Dafür mussten sehr unterschiedliche Systemlandschaften, Vertragsmodelle und Interessen harmonisiert werden.

Charlotte Zamzow: Das Projekt hatte zudem einen klaren Pioniercharakter. Für die digitale Hilfsmittelverordnung gab es zu Beginn weder ausgereifte Standards noch finale Spezifikationen. Die fachlichen und technischen Grundlagen mussten parallel zur Umsetzung entwickelt werden. Gleichzeitig sollte ein durchgängiger Prozess zwischen PVS‑Systemen, Softwarelösungen der Hilfsmittelerbringenden und Kassensystemen entstehen.

Micha Martinet: Unser zentrales Ziel war eine durchgängig digitale, praxisnahe Verordnung. Weniger Bürokratie, weniger Rückfragen und Leerlaufzeiten – dafür mehr Transparenz und eine bessere Nutzererfahrung.

Konkret ging es um:

• durchgängige digitale Prozesse mit weniger manueller Arbeit
• interoperable Strukturen mit bundesweiter Skalierbarkeit
• hohe Datenqualität und Sicherheit sowie
• spürbare Entlastung für Ärzt:innen, Versicherte und Leistungserbringende.

Für die DAK‑Gesundheit stehen dabei die Versicherten im Mittelpunkt. Über die DAK‑App ermöglichen wir unter anderem die einfache Zuweisung von Verordnungen an passende Vertragspartner und eine transparente Anzeige des Bearbeitungsstands.

Micha Martinet: KPMG hat das Projektmanagement-Office für uns übernommen und damit die gemeinsame Steuerung des Konsortiums verantwortet: Governance, Sprint‑Planung, Termin‑ und Budgetsteuerung sowie Risikomanagement. Zusätzlich wurden einheitliche Methoden und Tools etabliert – etwa kollaborative Planungstabellen, strukturierte Entscheidungsrunden und agile Arbeitsweisen.

Charlotte Zamzow: Wir haben gemeinsam eine zentrale Projektplanung aufgebaut, die alle Rollen, Arbeitspakete und Abhängigkeiten sichtbar machte. Dadurch konnten wir früh gegensteuern, wenn Systeme nicht rechtzeitig angebunden waren oder technische Abhängigkeiten neue Prioritäten erforderten.

Weil einige der beteiligten Teams mit einzelnen Tools noch wenig Erfahrung hatten, haben wir gezielt Wissenstransfer organisiert – 1:1‑Sessions, gemeinsame Reviews, technische Walkthroughs. Dass alle Beteiligten bereit waren, neue Arbeitsweisen anzunehmen, war ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg.

Micha Martinet: Die größte Herausforderung war die Abstimmung zwischen sieben Krankenkassen mit unterschiedlichen IT‑Systemen und Prüfprozessen. Parallel mussten mehrere Technikpartner eingebunden und bestehende PVS‑Schnittstellen angepasst werden. Uns war dabei klar: Ein bloßes Elektrifizieren bestehender Prozesse reicht nicht. Wir brauchen echten Zusatznutzen.

Diese Vielfalt führte zu unterschiedlichen Interessenlagen, aber der enge Austausch half, tragfähige und ausbaufähige Lösungen zu entwickeln.

Charlotte Zamzow: Wir haben bewusst eine Arbeitsweise etabliert, in der Herausforderungen offen und lösungsorientiert angesprochen wurden. Regelmäßige Abstimmungen, transparente Statusberichte und klare Priorisierung haben geholfen, das Projekt stabil zu halten.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor war auch die frühe Einbindung von Endnutzer:innen. Ihr Feedback ist direkt in die Weiterentwicklung eingeflossen.

Micha Martinet: Besonders überzeugt hat uns, wie das KPMG‑Team in einem komplexen Umfeld Stabilität geschaffen und unterschiedliche Interessen strukturiert zusammengeführt hat. Die Kombination aus methodischer Stärke, klarer Kommunikation und einem tiefen Verständnis für den Versorgungsalltag war entscheidend. Entscheidungen wurden gemeinsam vorbereitet, Herausforderungen transparent diskutiert. Das hat nicht nur zum Projekterfolg beigetragen, sondern auch die Zusammenarbeit nachhaltig gestärkt.

Vielen Dank für das Gespräch.