SAP S/4HANA‑ Implementierungen: Relevanz von Transfer Pricing

Eine S/4HANA-Transformation verändert nicht nur Systeme und Prozesse. Sie wirkt sich auch darauf aus, wie konzerninterne Transaktionen erfasst, bewertet, verbucht und dokumentiert werden. Die Verrechnungspreisgestaltung sollte daher bereits in der Konzeptionsphase berücksichtigt werden.

Viele multinationale Unternehmen migrieren derzeit auf S/4HANA oder führen das System schrittweise in ihren lokalen Gesellschaften ein. Diese Umstellungen werden in der Regel von Finanz-, IT- und Prozesszielen vorangetrieben: Prozesse sollen standardisiert, manuelle Tätigkeiten automatisiert, die Datenqualität verbessert und eine einheitliche Grundlage für das Management-Reporting geschaffen werden.

Oft wird dabei unterschätzt, dass Änderungen bei Kostenverrechnungen, Profit-Center-Strukturen, Stammdaten und Berichtsprozessen direkte Auswirkungen auf die Berechnung und Begründung von Verrechnungspreisen nach dem Arm’s-Length-Prinzip haben können. Für multinationale Unternehmen bietet die ERP-Umstellung daher eine besondere Chance, Verrechnungspreisprozesse effizienter, transparenter und im Falle von Prüfungen widerstandsfähiger zu gestalten. Werden steuerliche Anforderungen erst kurz vor dem Go-Live berücksichtigt, sind wichtige Systementscheidungen in der Regel bereits getroffen und lassen sich nur mit erheblichem Aufwand korrigieren.

Das Thema hat durch das am 1. Juni 2026 veröffentlichte Konsultationspapier der OECD zur Überarbeitung von Kapitel VII über konzerninterne Dienstleistungen in den OECD-Verrechnungspreisleitlinien zusätzlich an Bedeutung gewonnen. Bei konzerninternen Dienstleistungen liegt der Schwerpunkt insbesondere auf der korrekten Abgrenzung der Transaktion, dem Nutzen-Test, der Wahl der Methode, der Ermittlung der marktüblichen Vergütung und der Dokumentation.

1. Kostenverrechnungen und Projektkosten

Unternehmensgruppen verrechnen konzerninterne IT-Dienstleistungen häufig mithilfe von ERP-gestützten Verrechnungsschlüsseln. Mit der Einführung von S/4HANA werden diese Schlüssel häufig neu gestaltet oder automatisiert. Gleichzeitig entstehen vor und während der Implementierung erhebliche zentral gebündelte Aufwendungen, beispielsweise für globale Konzepte, SAP-Lizenzen und Implementierungsdienstleistungen. Diese Kosten und ihre konzerninterne Verrechnung sind regelmäßig Gegenstand von Steuerprüfungen.

Das Verrechnungsmodell sollte den konkreten Nutzen widerspiegeln, den die empfangenden Unternehmen erhalten, und die schrittweise Einführung berücksichtigen. Zu den zentralen Fragen gehören:

• Welche SAP-Module werden implementiert und welchen konkreten Nutzen bieten sie den einzelnen Unternehmen?
• Wann gehen die Unternehmen in Betrieb und wie werden später hinzukommende Einheiten in den Verrechnungsschlüssel integriert?
• Welche Verrechnungsfaktoren – wie beispielsweise Nutzerzahl, Transaktionsvolumen oder Umsatz – spiegeln den erwarteten Nutzen am besten wider?
• Wie werden zeitliche Abweichungen zwischen Kostenentstehung und Verrechnung behandelt, und ist eine Finanzierungskomponente zu berücksichtigen?

Eine frühzeitige Konzeption und regelmäßige Überprüfung des Modells tragen dazu bei, dass die Kostenbasis und die Verrechnungsschlüssel im Einklang mit den deutschen und OECD-Verrechnungspreisrichtlinien bleiben und gegenüber den Steuerbehörden solide verteidigt werden können.
 

2. Gewinnzuordnung und bilanzielle Behandlung

Die erweiterten Berichtsfunktionen von S/4HANA erhöhen die Transparenz hinsichtlich der Rentabilität einzelner Einheiten, Geschäftsbereiche und Produktlinien. Dadurch können Abweichungen aufgedeckt werden, die im bisherigen ERP-System nicht oder erst mit Verzögerung sichtbar waren. So könnte beispielsweise eine routinemäßig vergütete Vertriebsgesellschaft durchgehend Margen erzielen, die außerhalb des in der Verrechnungspreispolitik festgelegten Zielbereichs liegen, ohne dass dies sofort erkennbar wäre.

Auch die bilanzielle und steuerliche Behandlung von Projektkosten wirkt sich auf die Gewinnverteilung aus. Werden Implementierungs- oder Lizenzkosten aktiviert, beeinflussen der Beginn, die Dauer und die Höhe der Abschreibungen die zukünftigen Ergebnisse der beteiligten Unternehmenseinheiten. Laufende Aufwendungen wirken sich hingegen direkt auf die jeweilige Periode aus. Bei konzerninternen Kostenverrechnungen muss daher ermittelt werden, welche Kostenbasis maßgeblich ist und ob zusätzlich zu reinen Kostenverrechnungen eine Vergütung für Implementierungs-, Support- oder Lizenzdienstleistungen anzuwenden ist.

Die Gestaltung sollte mit den Funktions- und Risikoprofilen der beteiligten Unternehmen sowie mit der tatsächlichen Kontrolle über Projektentscheidungen im Einklang stehen. Eine frühzeitig eingerichtete Gewinn- und Margenüberwachung reduziert den Bedarf an nachträglichen Korrekturen und erleichtert die Verteidigung bei Steuerprüfungen.
 

3. Stammdaten, konzerninterne Prozesse und Zuständigkeiten

Die Migration zu S/4HANA erfordert regelmäßig eine umfassende Überarbeitung der Stammdaten und Transaktionsprozesse. Falsche Zuordnungen von Transaktionen, Produkten, Kostenstellen oder juristischen Personen können die Verrechnungspreisberechnungen erheblich verzerren. Sind solche Fehler in automatisierte Prozesse eingebettet, entstehen langfristige Inkonsistenzen, deren Korrektur nach dem Go-Live schwierig und kostspielig ist.

Aus Sicht der Verrechnungspreise sollte daher festgelegt werden, aus welchen Datenquellen die relevanten Informationen bezogen werden, wie konzerninterne Transaktionen im System identifiziert werden und wer für die Datenqualität, die Buchungslogik, Genehmigungen und Kontrollen verantwortlich ist. Eine enge Abstimmung zwischen den Bereichen Steuern, Finanzen und IT bereits während der Entwurfs- und Testphasen ist unerlässlich.

 
4. Verträge, Dokumentation und Prüfpfad

Verrechnungspreise müssen nicht nur dokumentiert, sondern auch im Tagesgeschäft und im ERP-System konsequent umgesetzt werden. S/4HANA kann einen transparenten Prüfpfad für konzerninterne Transaktionen bereitstellen. Dies setzt voraus, dass das steuerliche „Zielbild“ in Buchungslogiken, Konten, Kostenträger, Workflows und Berichtsanforderungen umgesetzt wird.

Konzerninterne Vereinbarungen sollten den Leistungsumfang, die beteiligten Unternehmenseinheiten, die Kostenbasis, die Verrechnungsschlüssel und den Vergütungsmechanismus konkret widerspiegeln. Bei IT-Dienstleistungen ist zudem ein fundierter Nutzen-Test erforderlich, der den wirtschaftlichen oder geschäftlichen Vorteil für jede empfangende Einheit dokumentiert. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn lokale Einheiten bereits mit bestehenden und funktionierenden ERP-Systemen arbeiten. Rein konzernstrategische Aktivitäten und Gesellschafterkosten müssen von abrechnungsfähigen Dienstleistungen unterschieden und entsprechend ausgeschlossen werden.

Bei US-Inbound-Strukturen werden SAP-Lizenzen, Implementierungsdienstleistungen und laufende IT-Dienstleistungen häufig zunächst in den USA oder in einer zentralen Konzerngesellschaft gebündelt und anschließend an deutsche Konzerngesellschaften weiterverrechnet. Für die deutsche Verrechnungspreisanalyse sind folgende Fragen besonders wichtig:

• Ist eine reine Kostenerstattung angemessen, oder sollte für Implementierungs-, Support-, Finanzierungs- oder Lizenzierungsleistungen ein marktüblicher Aufschlag oder eine sonstige Vergütung angewendet werden?
• Basiert die Weiterverrechnung auf aktivierten Projektkosten, laufenden Aufwendungen oder einer Kombination aus beiden Kategorien?
• Welche Kosten gehören in den Zuordnungspool, welche Posten müssen ausgeschlossen werden und welcher Zuordnungsschlüssel spiegelt den Nutzen angemessen wider?
• Basiert die Weiterverrechnung auf aktivierten Projektkosten, laufenden Aufwendungen oder einer Kombination aus beiden Kategorien?
• Ist eine reine Kostenerstattung angemessen, oder sollte für Implementierungs-, Support-, Finanzierungs- oder Lizenzierungsleistungen ein marktüblicher Aufschlag oder eine andere Vergütung angewendet werden?

Die Einstufung als Verrechnungspreis hängt von der konkreten Ausgestaltung ab. Insbesondere S/4HANA-bezogene Aktivitäten oder bestimmte Komponenten können als konzerninterne IT-Dienstleistungen, als gemeinsame Entwicklungsaktivitäten im Rahmen einer Kostentragungsvereinbarung oder als Lizenzierung bzw. Vergabe immaterieller Vermögenswerte eingestuft werden. Jede Einstufung hat ihre eigenen Anforderungen hinsichtlich der Abgrenzung der Transaktion, der Preisbildungsmethode, der vertraglichen Vereinbarungen und der Dokumentation.

Wir empfehlen, die Verrechnungspreisgestaltung als eigenständigen Arbeitsstrang im Rahmen eines ganzheitlichen Ansatzes in die Transformation zu integrieren. In der Entwurfsphase sollte das Zielbild für konzerninterne Prozesse, Kostenverrechnungen und Datenanforderungen definiert werden. In der Entwicklungs- und Testphase sollte überprüft werden, ob Buchungslogiken, Schnittstellen und Berichte die Verrechnungspreispolitik korrekt widerspiegeln. Vor dem Go-Live sollten Verträge, Nutzenprüfungen, Dokumentation und Governance-Prozesse auf das Systemdesign abgestimmt werden. Nach dem Go-Live ermöglichen regelmäßige Kontrollen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und das Modell an weitere Roll-outs oder Prozessänderungen anzupassen.

Eine S/4HANA-Implementierung ist weit mehr als eine technische Systemmigration. Sie verändert die Art und Weise, wie konzerninterne Transaktionen erfasst, verrechnet, überwacht und dokumentiert werden. Gleichzeitig ist die Entwurfsphase oft der entscheidende Moment, um Kostenverteilungs- und Verrechnungspreismodelle noch vor dem Rollout nachhaltig im System zu verankern.

Unternehmen, die die Verrechnungspreisgestaltung frühzeitig in ihre Transformationsagenda integrieren, können Steuerrisiken reduzieren, Prozesse effizienter gestalten und ihre Verteidigungsfähigkeit gegenüber den Steuerbehörden stärken. Für US-Unternehmen mit Aktivitäten in Deutschland ist die Verrechnungspreisgestaltung daher keine nachgelagerte Compliance-Anforderung, sondern ein integraler Bestandteil eines erfolgreichen ERP-Transformationsprojekts.