Werbungskostenabzug bei Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug

Wer für Dienstreisen sein Privatfahrzeug nutzt, kann die hierbei entstandenen Kosten steuerlich geltend machen. Doch gilt dies auch dann, wenn vom Arbeitgeber ein Firmenwagen gestellt und dennoch das Privatfahrzeug genutzt wird? Hierüber hatte jüngst der Bundesfinanzhof (BFH) im Verfahren VI R 30/24 zu entscheiden.

Im Streitfall überließ der Arbeitgeber dem Kläger einen Firmenwagen, den sowohl er als auch seine Ehefrau privat nutzen durften, sofern keine dienstlichen Belange entgegenstanden. Im Streitjahr nutzte der Kläger für drei Dienstreisen sein Privatfahrzeug, da seine Ehefrau in diesem Zeitraum den Firmenwagen verwendete. Die hierfür entstandenen Aufwendungen machte der Kläger in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend.

Das Finanzamt versagte den Abzug der Kosten, wogegen der Kläger nach erfolglosem Einspruch Klage beim Finanzgericht erhob. Das Finanzgericht entschied zunächst zu seinen Gunsten. In letzter Instanz verneinte der BFH jedoch den Werbungskostenabzug. Zwar handelte es sich unstreitig um beruflich veranlasste Fahrten, die Aufwendungen seien jedoch unangemessen und daher steuerlich nicht zu berücksichtigen.

Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer bei Nutzung seines Privatfahrzeugs für Dienstreisen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte die Kosten nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG geltend machen. Dabei kann bei einem PKW entweder eine Kilometerpauschale von 30 Cent je gefahrenem Kilometer angesetzt oder es können die tatsächlichen Fahrzeugkosten berücksichtigt werden. Für letztere Methode sind die jährlichen Gesamtkosten sowie die Gesamtfahrleistung zu ermitteln, um daraus einen individuellen Kilometersatz zu berechnen. Wenngleich viele Steuerpflichtige aus pragmatischen Gründen einen pauschalen Ansatz von 30 Cent pro Kilometer wählen, ist der aus den Gesamtkosten errechnete Kilometersatz oftmals höher und führt zu einer größeren Steuererstattung.

Der BFH stufte die Kosten im konkreten Fall jedoch als unangemessen ein, da sie offensichtlich durch private Motive veranlasst waren. Der Kläger nutzte sein Privatfahrzeug, damit seine Ehefrau den Firmenwagen verwenden konnte. Da ihm die Tankkosten für den Firmenwagen vom Arbeitgeber erstattet wurden, wären bei dessen Nutzung für die Dienstreise keine eigenen Aufwendungen entstanden. Unter normalen Umständen hätte der Kläger daher den Firmenwagen genommen. Die Entscheidung für das Privatfahrzeug beruhte folglich auf privaten Gründen, weshalb die Aufwendungen nicht steuermindernd berücksichtigt werden durften.

Das Urteil verdeutlicht, dass Fahrtkosten für Dienstreisen nicht stets abzugsfähig sind – insbesondere dann nicht, wenn ein Firmenwagen zur Verfügung steht. Anders dürfte die Situation zu beurteilen sein, wenn der Arbeitnehmende zwingend auf sein Privatfahrzeug zurückgreifen muss, etwa weil der Firmenwagen reparaturbedingt nicht einsatzbereit ist oder aus anderen objektiven Gründen nicht genutzt werden kann. In diesem Fall wären die Aufwendungen nach Ansicht des Autors nicht unangemessen und könnten steuerlich geltend gemacht werden. Steuerpflichtige sollten daher im Einzelfall sorgfältig prüfen, ob die Nutzung des Privatfahrzeugs für Dienstreisen im konkreten Fall als angemessen anzusehen ist.