Fehler in Know-Your-Customer-Prozessen bei Finanzinstituten

„Know Your Customer“ (KYC) verpflichtet Unternehmen in der Finanzindustrie zur Legitimationsprüfung ihrer Geschäftspartner auf Basis des Geldwäschegesetzes. KYC-Prozesse sind unerlässlich und gehen für Verpflichtete wie Banken weit über die bloße Identifizierung von potenziellen Kunden hinaus.

Vielmehr dienen KYC-Prozesse dazu, Identitätsbetrug zu verhindern, Geldwäsche zu bekämpfen (Anti-Money-Laundering) und regulatorische Compliance zu gewährleisten. Durch genaue Kundenidentifizierung und -verifizierung schaffen sie Vertrauen beziehungsweise Sicherheit für einen effizienten Geschäftsbetrieb und schützen vor finanziellen Risiken und illegalen Aktivitäten. Bei fehlerhaften KYC-Prozessen drohen daher hohe Bußgelder und Reputationsschäden. Folglich sind diese Prozesse für die Compliance von Finanzunternehmen essenziell.

In der Auswertung diverser Projekte zur Qualitätssicherung von KYC-Prozessen haben wir bei KPMG festgestellt: Formfehler und regulatorische Fehler kommen am häufigsten vor.

Formfehler sind mit 92 Prozent aller betrachteten Fälle die häufigste Fehlerkategorie – unser Schaubild zeigt, welche Unzulänglichkeiten und Mängel dabei dominieren.

Diese Formfehler erhöhen das Risiko einer falschen Risikoeinwertung des Kunden und führen zu nicht angemessenen kunden- und geschäftsbezogenen Sicherungsmaßnahmen in Unternehmen. Ergänzend wurde in vielen Fällen beobachtet, dass die Einhaltung interner Prozessvorgaben fehlerhaft war oder gar nicht erfolgte. Daraus folgt: Formfehler bekräftigen die Notwendigkeit einer stringenten Überprüfung und Validierung der erfassten Daten.

Ein weiterer Befund aus den Analysen sind jene Fehler, die schließlich die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen konterkarieren. Wenngleich der Anteil mit acht Prozent in der Gesamtbetrachtung gering erscheint, sind die Auswirkungen durch Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben risikoreich.

Werden Geschäftspartner durch inkorrekte Risikoeinstufungen, fehlende Compliance-Genehmigungen oder -Freigaben falsch bewertet, kann sich das Risiko unberechtigter Transaktionen erhöhen. Eine unvollständige und fehlerhafte Verifikation der Eigentümerstruktur des Kunden kann auf eine geringe Sensibilisierung der operativen Einheiten mit Blick auf regulatorische Vorschriften hinweisen.

Die Auswirkungen dieser Fehleranalysen sind vielschichtig und die Ergebnisse zeigen auch, dass sehr viele Fehler im KYC-Prozess vermeidbar sind. Finanzinstitute, unabhängig von ihrer Größe und dem Produktportfolio, müssen nicht nur ihre Datenmanagementprozesse überdenken. Sie müssen auch sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden umfassend in KYC-Prüfungen geschult und langfristig sensibilisiert sind, um Formfehler zu minimieren und regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Bei Finanzinstituten, die zweckmäßig hochtechnische Systeme auf Basis von künstlicher Intelligenz (KI) nutzen, kann der verstärkte Einsatz von automatisierten Validierungstools und fortgeschrittenen Technologien beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren.

Insgesamt zeigen die Ergebnisse, dass KYC nicht mehr nur eine Pflichtübung, sondern weit mehr als die Identifizierung potenzieller Kunden ist. Insbesondere die Nutzung geeigneter KI scheint eine zweckorientierte Chance zu einer sichereren, integren, effizienteren und zukunftsorientierten Finanzbranche zu sein.