Bürokratieabbau ist mehr als (nur) weniger Gesetze

Die Bonpflicht zeigt exemplarisch, was Bürokratie im Alltag für Unternehmen und Menschen bedeuten kann: Aufwand und unnötige Belastung. Vordergründig mag es nur um ein kleines Stück Papier gehen – in Sekunden ausgedruckt und oft im gleichen Moment weggeworfen. Weil aber jeder kleine Brötchenkauf davon betroffen ist, geht der Aufwand für die Unternehmen in beträchtliche Größenordnungen. Wir haben es für Bäckereien in Baden-Württemberg ausgerechnet: Würde ein Bon erst ab einem Einkauf von über zehn Euro notwendig, würde dies die Betriebe um fast neun Millionen Euro jährlich entlasten. Auch wenn der Einzelne es kaum spürt, gesamtwirtschaftlich kann das Streichen kleiner Vorschriften eine signifikante Entlastungswirkung haben. Deswegen ist es gut, dass die Bundesregierung jetzt gesetzliche Maßnahmen zum Bürokratierückbau beschlossen hat. So sollen unter anderem die Umweltplakette für E-Autos gestrichen und das überflüssig gewordene Hochschulrahmengesetz aufgehoben werden sowie Meldepflichten in der Landwirtschaft wegfallen. Und: Laut Gesetzentwurf des Bundesministeriums der Finanzen soll auch die Pflicht für Papier-Kassenbons entfallen.

Klar ist: Der Abbau regulatorischer Vorschriften ist ein wichtiger Baustein, um Nachweis-, Berichts- und Dokumentationspflichten zu reduzieren. Vorausgesetzt, es werden unter den entbehrlichen Regelungen zuerst jene reduziert, die besonders belastend sind oder besonders häufig vorkommen. Was Menschen als bürokratische Belastung empfinden, hat allerdings nicht nur etwas mit der Vielzahl von Gesetzen zu tun. Ganz genauso werden Bürokratie oder bürokratisches Handeln auch mit der Vorgehensweise einer Behörde bei der Umsetzung gesetzlicher Pflichten in Verbindung gebracht, also mit der Art und Weise des Verwaltungshandelns.

Aufsichtsbehörden haben oft Ermessensspielräume, von denen sie Gebrauch machen können. Oder Normen geben nur ein Ziel vor, ohne konkrete Vorgabe, wie es erreicht werden soll. Ein Beispiel hierfür liefert ebenfalls die Untersuchung zu Bürokratieentlastungen für das Bäckerhandwerk, die wir durchgeführt haben: Die befragten Bäckereien berichteten, dass die zuständigen Lebensmittelkontrolleure eine tägliche schriftliche Dokumentation der Temperatur sämtlicher Kühlgeräte forderten. Die Folge: eine meterlange Reihe von Aktenordnern, in denen die Aufzeichnungen abgelegt sind. Dabei schreibt die zugrundeliegende EU-Verordnung über Lebensmittelhygiene nur ein System der Eigenkontrolle zur Einhaltung der Kühlkette vor, nicht aber, wie diese Kontrollmechanismen im Detail ausgestaltet sein müssen. Die digitale Fernüberwachung mit dem Smartphone oder in die Kühlgeräte eingebaute Alarmsysteme würden den Zweck ebenfalls – und viel effektiver – erfüllen. Wird im Verwaltungsvollzug auf unnötige Dokumentationspflichten verzichtet, können also Entlastungen erreicht werden, ohne dass unbedingt Gesetze oder Verordnungen verändert bzw. abgeschafft werden müssten. Für die Bäckereibetriebe in Deutschland könnte etwa durch den Wegfall der schriftlichen Dokumentation der Kühltemperatur bei Nutzung automatischer Warnmechanismen ein Einsparpotenzial von mehr als 20 Millionen Euro jährlich realisiert werden.

Wer einen Antrag stellen oder Nachweise erbringen muss, verbringt oft viel Zeit damit, die Anforderungen überhaupt zu verstehen. Besonders kleinere Unternehmen verfügen nicht immer über eigene Fachabteilungen, die komplexe Vorgaben einordnen können. Behörden können hier mit einfachen Mitteln unterstützen. Verständliche Sprache, klare Erläuterungen, Checklisten und grafische Übersichten senken den Aufwand bei der Antragstellungerheblich. Sie helfen dabei, Fehler zu vermeiden und Verfahren schneller abzuschließen.
Auch digitale Lösungen können einen wichtigen Beitrag zum Bürokratieabbau leisten. Interaktive und intelligente Formulare können etwa die Anzahl fehlerhafter Anträge reduzieren. Durchgängige digitale Prozesse vermeiden Medienbrüche. Kaum etwas wird als so unnötig empfunden wie ein Antrag, der digital ausgefüllt, anschließend ausgedruckt, unterschrieben und danach wieder eingescannt werden muss. Noch größer sind die Potenziale, wenn Behörden Daten mehrfach nutzen können. Das Once-Only-Prinzip ermöglicht die Wiederverwendung bereits vorhandener Informationen. Künstliche Intelligenz kann zusätzlich Routineaufgaben automatisieren und Bearbeitungszeiten verkürzen.

Die öffentliche Verwaltung ist nicht nur Urheberin von Bürokratie, sondern auch selbst davon betroffen: Verwaltungsbeschäftigte müssen Dokumentations- und Berichtspflichten erfüllen oder mit Medienbrüchen umgehen. Ein Stimmungsbild unter 115 Verwaltungsbeschäftigten durch das Institut für den öffentlichen Sektor im November 2025 zeigt: 93 Prozent fühlen sich durch unnötige bürokratische Belastungen in ihrer Arbeit behindert. Durch Prozessvereinfachungen oder den Abbau von Dokumentationspflichten könnten nach Einschätzung der befragten Personen im Schnitt fünf Stunden pro Woche eingespart werden.

Die aktuelle politische Debatte setzt wichtige Impulse. Sie greift jedoch zu kurz, wenn sie sich ausschließlich auf das Streichen von Gesetzen und Verordnungen konzentriert. Spürbare Entlastungen entstehen auch an anderer Stelle: durch pragmatische Behördenpraxis, verständliche Verfahren, digitale Prozesse und den intelligenten Einsatz vorhandener Daten. Wer Bürokratie wirksam reduzieren will, muss deshalb das gesamte System in den Blick nehmen.
Weniger Gesetze können helfen. Weniger Bürokratie entsteht aber erst dann, wenn auch die Umsetzung einfacher, verständlicher und adressatenorientierter wird.

1. Den Bestand an Gesetzen und Verordnungen wiederholt überprüfen und nach Abwägen von Nutzen, Wirkung und Belastung spürbar reduzieren. 
   
   
2. Berichts- und Dokumentationspflichten regelmäßig hinterfragen und vereinfachen.
   
   
3. Digitale Lösungen konsequent so einsetzen, dass sie Fehler reduzieren, Zeit sparen und Prozesse vereinfachen.
   
   
4. Medienbrüche in Verwaltungsprozessen identifizieren und systematisch reduzieren.
   
   
5. Mit verständlichen Anleitungen, Checklisten und Hilfestellungen den Einarbeitungsaufwand in  komplexen Verfahren reduzieren.
   
   
6. Potenziale von Datenvernetzung und künstlicher Intelligenz dort nutzen, wo Prozesse dadurch einfacher und schneller werden können.

Co-Autorin dieses Textes ist Franziska Holler. 
 

Weitere Informationen finden Sie auf der Themenseite „Bürokratieabbau“ des Instituts für den öffentlichen Sektor: Bürokratieabbau