Viel Strategie, wenig Wirkung: Was Staatsmodernisierung braucht

93 Prozent der Verwaltungsbeschäftigten fühlen sich durch Bürokratie in ihrer Arbeit eingeschränkt. Das zeigt eine Umfrage für das Institut für den öffentlichen Sektor. Im Durchschnitt ließen sich nach Einschätzung der Befragten fünf Stunden pro Person und Woche einsparen, wenn Tätigkeiten weniger bürokratisch gestaltet wären. Diese Zahlen zeigen deutlich, wie hoch der Druck für die öffentliche Verwaltung ist, Prozesse und Abläufe zu modernisieren.

Verwaltungsverfahren dauern nach wie vor oft zu lange, und digitale Angebote greifen nicht durchgängig. Die Politik hat auf diesen Missstand reagiert: Die Koalition aus Union und SPD hat Staatsmodernisierung als strategische Priorität verankert. Die sogenannte „Modernisierungsagenda Bund“ bündelt dafür rund 80 priorisierte Maßnahmen – darunter Praxischecks für neue Regelungen, um Vollzugsprobleme früh zu erkennen, sowie den Ausbau gemeinsamer digitaler Infrastrukturen wie D-Stack, Verwaltungscloud und Registermodernisierung. Ergänzend schafft die „Föderale Modernisierungsagenda“ mit mehr als 200 Maßnahmen den Rahmen für eine abgestimmte Umsetzung und gemeinsame Standards zwischen Bund und Ländern.

Damit sind erste wichtige Pflöcke eingeschlagen – die eigentliche Herausforderung liegt nun in der Umsetzung. Genau hier setzt die Modernisierungsagenda Bund an: Sie bündelt die entscheidenden Hebel, um staatliche Leistungen einfacher, schneller und digital bereitzustellen.

1. Bürokratierückbau: Belastung reduzieren

Bürokratie wird häufig digitalisiert, statt reduziert. Entscheidend ist, die größten Belastungstreiber systematisch anzugehen: unnötige Nachweispflichten streichen, Genehmigungsverfahren vereinfachen und Doppelprüfungen vermeiden. Wirkung zeigt sich nicht in der Anzahl digitaler Formulare, sondern in eingesparten Stunden, kürzeren Durchlaufzeiten und weniger Medienbrüchen. Praxischecks setzen genau hier an: Sie prüfen gemeinsam mit Vollzugsbehörden, Beschäftigten und Betroffenen, welche Regelungen im Alltag besonders viel Aufwand verursachen, wo Medienbrüche entstehen und welche Nachweis- oder Dokumentationspflichten vereinfacht werden können.

2. Bessere Rechtsetzung: Vollzug von Anfang an mitdenken

Unklare oder nicht digital taugliche Regelungen bremsen die Umsetzung in der Verwaltung erheblich. Müssen Normen später erst interpretiert oder technisch übersetzt werden, steigt die Komplexität. Gute Rechtsetzung beginnt deshalb früher – mit klaren Zielen, strukturierten Regeln und einer Logik, die sich digital abbilden lässt. Methoden wie Rulemapping oder „Law as Code“ helfen dabei, Entscheidungslogiken bereits im Gesetzgebungsprozess maschinenlesbar abzubilden und damit digital anschlussfähig zu machen.

3. Bürger- und unternehmenszentrierter Service: Vom Antrag zur Leistung

Viele Verwaltungsleistungen sind noch immer auf den Antrag ausgerichtet – Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen müssen Leistungen also selbst anstoßen, Formulare ausfüllen und Nachweise erbringen, selbst wenn die nötigen Daten dem Staat längst vorliegen. Ein typisches Beispiel ist das Kindergeld: Trotz vorhandener Daten zu Geburt, Meldeadresse und Familienstand müssen Eltern bislang eigenständig einen Antrag stellen. Darum soll der nächste Schritt der Übergang zu proaktiven Leistungen sein: Der Staat erkennt Ansprüche selbst und stößt Prozesse automatisch an – etwa bei der Auszahlung des Kindergelds nach der Geburt.

4. Zukunftsgerichtete Personalausstattung: Kompetenzen als Engpass

Modernisierung scheitert häufig nicht an Technologie, sondern an fehlenden Kompetenzen und ungeeigneten Rahmenbedingungen. Eine leistungsfähige Verwaltung braucht moderne Arbeitsumgebungen, gezielte Weiterbildung und attraktive Arbeitsmodelle. Instrumente wie ein Demografie-Navigator zur strategischen Personalplanung, gezielte Reskilling-Programme und ressortübergreifende Führungskräfteentwicklung – etwa über den geplanten TransformationsHUB – sind zentrale Hebel, um digitale Schlüsselkompetenzen systematisch aufzubauen.

5. Effiziente Bundesverwaltung: Konsolidierung statt Fragmentierung

Unklare Zuständigkeiten, doppelte Strukturen und uneinheitliche IT bremsen die Verwaltung. Effizienz entsteht durch Konsolidierung: gemeinsame Plattformen, verbindliche Standards und durchgängige digitale Prozesse. Das zentrale Digitalisierungsprojekt „D-Stack“ – eine souveräne, interoperable Technologieplattform mit Basisdiensten wie digitalen Identitäten, Bezahlfunktionen und standardisierten Schnittstellen – sowie die Verwaltungscloud und die Registermodernisierung schaffen gemeinsame technische Grundlagen und reduzieren parallele Einzellösungen.

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In öffentlichen Einrichtungen geht es darum, die Punkte der Modernisierungsarbeiten in kurzen Zyklen umzusetzen, wenige wichtige Projekte zu priorisieren, regelmäßig zu prüfen und nachzusteuern. Dafür braucht es ein schlankes Monitoring mit klaren KPIs – etwa Durchlaufzeiten, Medienbruchquote, digitale Nutzungsraten und Zufriedenheit sowie klare Entscheidungen dazu, ob und wie Maßnahmen umgesetzt werden sollen.  

Staatsmodernisierung braucht einen klaren Kurswechsel: weg von Einzelprojekten, hin zu einem abgestimmten Gesamtprogramm. Im Mittelpunkt steht die Wirkung und nicht die Absicht. Der Bund sollte dabei stärker steuern, Prioritäten setzen und Fortschritt transparent machen, während Länder und Kommunen eingebunden bleiben, damit Maßnahmen vor Ort auch greifen. Kurze, verbindliche Umsetzungszyklen sorgen für Tempo und ermöglichen es, bei Bedarf zu korrigieren und Maßnahmen anzupassen. Der Maßstab ist klar: schnellere Verfahren, weniger Bürokratie und eine höhere Nutzung digitaler Angebote.  Eine zentrale Rolle kommt dabei dem neu geschaffenen Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) zu, das ressortübergreifend koordiniert, gemeinsame Standards setzt und Modernisierung als Gesamtprogramm steuert.

Co-Autoren: 

• Konstantin Jannone
• Manuel Fuchs