Der Comfort Letter

Kapitalmarktprojekte wie Börsengänge, die Emission von Bonds oder Kapitalerhöhungen erfordern eine intensive und frühzeitige Beschäftigung mit der Erstellung des zugehörigen Wertpapierprospekts. Zum Schutz des Emittenten und der Banken sowie zur Prozesssicherheit bei der Erstellung des Wertpapierprospekts ist ein Comfort Letter unerlässlich und Voraussetzung für Kapitalmarkttransaktionen.

Im Gegensatz zum Wertpapierprospekt selbst richtet sich ein Comfort Letter an einen vergleichsweise kleinen Kreis von Adressaten. Für gewöhnlich ist neben der Emittentin selbst die Emissionsbank der Adressat des Comfort Letters. Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist ein Comfort Letter im Grunde unverzichtbar. Kein anderes Mittel verschafft eine vergleichbare Prozesssicherheit und einen Sorgfaltsnachweis durch einen unabhängigen Dritten. Die nach wie vor fehlenden gesetzlichen Vorgaben sind aufgrund seiner unschätzbaren Bedeutung umso bedauerlicher.

Prospektverantwortliche sind typischerweise neben dem Emittenten auch die Emissionsbanken. Die Prospektverantwortlichen haben zu entscheiden, welche Maßnahmen sie zur Gewährleistung der Vollständigkeit und der Richtigkeit der Prospektangaben im Einzelfall für erforderlich halten.

Die Einholung eines Comfort Letter dient den Prospektverantwortlichen neben anderen ergänzenden Maßnahmen als Nachweis, dass sie bei der Prospekterstellung bezüglich der im Comfort Letter getroffenen Aussagen mit der erforderlichen Sorgfalt vorgegangen sind. Dieses Vorgehen ist vergleichbar mit der im angloamerikanischen Rechtsraum etablierten sogenannten „Due Diligence Defense“. Kurz gesagt, ist ein Comfort Letter ein Instrument zum Nachweis durch einen unabhängigen Dritten, dass Finanzangaben in einem Wertpapierprospekt sorgfältig ermittelt wurden.

In der Praxis der Prospekterstellung hat es sich zudem bewährt, dass die Finanzangaben bereits in den Entwürfen der Wertpapierprospekte überprüft werden. Hierdurch wird der Prospekterstellungsprozess abgesichert. Der Comfort Letter ist somit das wesentliche Instrument, um der Generierung der Zahlen in einem Wertpapierprospekt die erforderliche Prozesssicherheit zu geben.

Das Instrument eines Comfort Letters entwickelte sich zunächst in der angloamerikanischen Praxis und setzte sich in der Folge weltweit durch. So ist ein Comfort Letter inzwischen seit etlichen Jahren auch in Deutschland bei Kapitalmarktprojekten wie IPOs, aber auch bei anderen Kapitalmarkttransaktionen gängige Marktpraxis.

Mittlerweile ist das Vorgehen zur Abgabe eines Comfort Letters im deutschen IDW Prüfungsstandard „Grundsätze für die Erteilung eines Comfort Letter“ (IDW PS 910) standardmäßig durch den Berufsstand der Wirtschaftsprüfer vorgegeben. Zum Inhalt eines Comfort Letters zählt demnach beispielsweise:

• Das kritische Lesen von Monatsberichten und der Sitzungsprotokolle von Gesellschaftsorganen
• Die prüferische Durchsicht eines Zwischenabschlusses
• Referenzierung zu den Daten erteilter Bestätigungsvermerke oder Bescheinigungen, für die im Wertpapierprospekt enthaltenen Abschlüsse
• Die Befragungen von leitenden Mitarbeitern mit Verantwortung für das Finanz- und Rechnungswesen zu Änderungen von im Einzelnen aufgeführten Abschlussposten aus Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung
• Prüfung von Pro-Forma-Finanzinformationen sowie Gewinnprognosen und -schätzungen
• Der formelle Abgleich von Zahlenangaben im Wertpapierprospekt mit Zahlenangaben in Abschlüssen und rechnungslegungsbezogenen Unterlagen des Emittenten

Ein Comfort Letter ist ein zeitlich hochaktuelles Dokument. Der Tag, an dem die Untersuchungshandlungen des Wirtschaftsprüfers abgeschlossen sind (Cut-off Date), darf höchstens 3 bis 5 Tage vor dem Tag der Erteilung des Comfort Letters liegen und damit sehr zeitnah zur Billigung des Wertpapierprospekts durch die Aufsichtsbehörde.

Ein Comfort Letter ist ein Brückendokument. Zum einen in sachlicher Hinsicht: Er leitet die in einem Prospekt enthaltenen Finanzinformationen über auf bereits durchgeführte Prüfungen und prüferische Durchsichten sowie auf Untersuchungshandlungen, die für Zwecke des Comfort Letters auf Anforderung der Emittentin und der Emissionsbanken durchgeführt werden. Zum anderen in zeitlicher Hinsicht: der Wirtschaftsprüfer führt in der Regel Untersuchungshandlungen durch bis kurz vor Abgabe seines Comfort Letters und damit bis zur Billigung des Prospekts.

Ein Comfort Letter wird durch einen Wirtschaftsprüfer, also einer unabhängigen dritten Instanz neben der Emittentin und den Emissionsbanken, erteilt. Alternativ dazu kommen zur Erfüllung der Due-Diligence-Erfordernisse Maßnahmen der Emissionsbank selbst in Betracht. Diese können in der Einholung eines so genanntes CFO-Zertifikats und der Durchführung von eigenen Due-Diligence-Maßnahmen bestehen. Naturgemäß sind solche Nachweise weniger verlässlich, da diese nicht von einer unabhängigen dritten Instanz erbracht werden.

Sofern Emittenten eine Gewinnprognose veröffentlichten, hatten sie diese nach den bisherigen Regelungen der EU-Prospektverordnung im Wertpapierprospekt für einen Börsengang oder eine Kapitalerhöhung aufzunehmen. Nach der alten Rechtslage war diese Gewinnprognose prüfungspflichtig und der Emittent hatte den Prüfungsvermerk in den Wertpapierprospekt aufzunehmen.

Nach den Regelungen der neuen EU-Prospektverordnung ist diese Prüfungspflicht abgeschafft worden. Gleichwohl ist es für die Zwecke der Due Diligence Defense für die begleitenden Banken sinnvoll, nunmehr die Bestätigung des Abschlussprüfers stattdessen im Rahmen eines Comfort Letters zu erhalten.

Betrachtet man die Geschichte des Comfort Letters, so kann man feststellen, dass der Inhalt eines Comfort Letters nicht immer unumstritten war. So hat der Hauptfachausschuss des Instituts der Wirtschaftsprüfer den IDW PS 910 erst nach intensiven Diskussionen mit wesentlichen Emissionsbanken im März 2004 verabschiedet.

Hierdurch ist es aber gelungen, die vormals doch recht langwierigen Verhandlungen über den Inhalt eines Comfort Letters wesentlich zu reduzieren. Emittentin und Emissionsbanken können sich nun vielmehr auf den Inhalt des Wertpapierprospekts und die Transaktion konzentrieren. Aus heutiger Sicht kann man nur sagen, dass Comfort Letter zu einem unverzichtbaren Instrument bei Kapitalmarktranskationen geworden sind.

Der Emittent und die begleitenden Banken müssen zwar nach wie vor ihre eigenen Due-Diligence-Maßnahmen durchführen. Im Vergleich zu deren Due Diligence bringt ein Comfort Letter jedoch den großen Vorteil mit sich, dass er von einer unabhängigen dritten Stelle erteilt wird.