Das BMF nimmt mit Schreiben vom 04.09.2026 Stellung zur steuerlichen Gewinnermittlung und der Rückstellungsbildung für Arbeitsfreistellungen und sonstige Zusatzleistungen im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen. Das Schreiben ersetzt die bisherigen BMF-Schreiben aus den Jahren 1984 sowie 1999 und berücksichtigt insbesondere die jüngere BFH-Rechtsprechung zu Altersfreizeit- und Vorruhestandsmodellen, die zur Veröffentlichung im BStBl. vorgesehen sind.
Das BMF regelt, unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe Rückstellungen für Verpflichtungen aus Arbeitsverhältnissen – insbesondere für Arbeitsfreistellungen, Jubiläumszuwendungen, Urlaubsansprüche, Vorruhestandsmodelle und Altersteilzeit – in der Steuerbilanz zu bilden sind. Entscheidend ist die Unterscheidung, ob die Verpflichtungen während des laufenden Arbeitsverhältnisses oder erst nach dessen Ende zu erfüllen sind (Beendigung des Schwebezustands).
Für Verpflichtungen, die bis zum vertraglich festgelegten Ende der Arbeitsleistungen zu erfüllen sind, ist eine Passivierung grundsätzlich ausgeschlossen (Schwebezustand des Arbeitsverhältnisses). Eine Ausnahme gilt nur, wenn Erfüllungsrückstände vorliegen, die auf bereits erbrachte Arbeitsleistungen zurückzuführen sind.
Verpflichtungen, die nach dem Ende der Arbeitsleistungen entstehen / zu erfüllen sind, können hingegen Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten gebildet werden, sofern die wirtschaftliche Verursachung und die Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme gegeben sind.
Die Bewertung der Rückstellungen erfolgt nach den einschlägigen steuerlichen Vorschriften. Dabei sind insbesondere Abzinsungspflichten, biometrische Grundsätze und mögliche Erstattungsansprüche zu berücksichtigen.
Für bestimmte Fälle wie Jubiläumszuwendungen, Urlaubsansprüche, Altersteilzeit und Versorgungsleistungen enthält das Schreiben spezifische Regelungen.
Erfüllungsrückstände bei „erdienten“ Zusatzleistungen
Das BMF stellt klar, dass Erfüllungsrückstände vorliegen, wenn verpflichtend zugesagte, zeitlich zuordenbare und an die Betriebszugehörigkeit anknüpfende Leistungen bereits (anteilig) wirtschaftlich erdient (“erarbeitet”) wurden, auch wenn einzelne Anspruchsvoraussetzungen wie Mindestalter oder Mindestbeschäftigungszeiten noch nicht erfüllt sind oder wenn für zugesagte Leistungen der Abschluss eines weiteren Vertrages vorgesehen ist. Damit folgt die Verwaltung ausdrücklich der aktuellen BFH-Rechtsprechung (BFH IV R 22/22 zu Altersfreizeit, BFH IV R 11/24 zum Vorruhestandsmodell).
Zu berücksichtigen sind ausschließlich rückständige Leistungen, die voraussichtlich auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Dabei sind die Verhältnisse des Bilanzstichtages auch unter Beachtung der Erfahrungen in der Vergangenheit (insbesondere Fluktuationswahrscheinlichkeiten, Geltendmachung von Widerrufsvorbehalten) und des Grundsatzes der Unternehmensfortführung (§ 252 Absatz 1 Nummer 2 HGB) maßgebend.
Bewertung und ratierliche Ansammlung ab Beginn des Arbeitsverhältnisses
Rückstellungen für kontinuierlich aufgebaute Leistungen sind grundsätzlich anhand der jeweils am Bilanzstichtag bereits erdienten Ansprüche zu bilden. Soweit die Leistung die gesamte Beschäftigungsdauer abgilt, ist die Ansammlung bereits ab Beginn des Arbeitsverhältnisses vorzunehmen und nicht erst ab dem zivilrechtlichen Entstehen des Anspruchs (BFH IV R 11/24).
Die Rückstellungen sind im Regelfall abzuzinsen (nach § 6 Absatz 1 Nr. 3a Buchstabe e Satz 1 EStG). Soweit Erfüllungsrückstände von biologischen Ereignissen abhängen, sind sie nach biometrischen Grundsätzen zu bewerten (z. B. auf Basis der anerkannten Rechnungsgrundlagen nach § 6a EStG). Mögliche Ansprüche gegenüber Dritten (z. B. Erstattungsbeträge) sind gemäß gegenzurechnen (§ 6 Absatz 1 Nr. 3a Buchstabe c EStG).
Rückstellungen für Verpflichtungen nach dem vertraglich festgelegten Ende der Arbeitsleistungen
Rückstellungen für Verpflichtungen, die zeitlich nach dem vertraglich festgelegten Ende der Arbeitsleistungen zu erfüllen sind, kommen nur für ungewisse Verbindlichkeiten in Betracht, die am jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sind und wahrscheinlich auch tatsächlich in Anspruch genommen werden. Soweit die Verpflichtungen kontinuierlich durch Arbeitsleistung aufgebaut werden, sind die Rückstellungen entsprechend der ratierlichen wirtschaftlichen Verursachung anzusammeln.
Einzelfälle
Im Weiteren enthält das BMF-Schreiben Ausführungen zu folgenden Einzelfällen: Zuwendungen anlässlich eines Dienst- oder Firmenjubiläums, Arbeitsfreistellungen unter Fortzahlung von Arbeitslohn, Versorgungsleistungen, die ohne die Voraussetzung des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis gewährt werden, Altersteilzeitvereinbarungen nach dem Altersteilzeitgesetz (AltTZG).
Zeitliche Anwendung
Die Grundsätze sind in allen noch offenen Fällen anzuwenden. Die BMF-Schreiben vom 16.10.1984 zu Rückstellungen für Vorruhestandsleistungen und vom 11.11.1999 zu Rückstellungen für Vergütungen für die Zeit der Arbeitsfreistellung und Jahreszusatzleistungen werden aufgehoben.