Seit dem 1. Januar 2025 besteht für Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung. Ziel dabei ist es, die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft zu fördern. Betroffen sind alle inländischen Unternehmen sowie Unternehmer:innen - also auch Freiberufler:innen, die lediglich eine Betriebsstätte in Deutschland haben.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen, die als Papierdokumente oder unstrukturierte Dateien wie PDFs vorliegen, enthalten E-Rechnungen standardisierte Datenformate, die den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsinformationen erleichtern.
Die Umstellung verspricht Effizienz, birgt aber auch neue Betrugsgefahren.
Betrugsprävention bei E-Rechnungen: Neue Risiken, notwendige Schutzmaßnahmen
Unternehmen müssen technisch und prozessual in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das bedeutet vor allem, sich auf die Umstellung vorzubereiten und Maßnahmen zu ergreifen, um sich vor Betrug zu schützen. Bereits seit dem 27. November 2018 wurde der Öffentliche Sektor sukzessive verpflichtet, E-Rechnungen einzuführen. Zum Januar 2025 wurde diese Verpflichtung nun auf alle Unternehmen ausgeweitet.
Betrügerische Handlungen können in E-Rechnungen nicht mehr ohne weiteres anhand von „verdächtig aussehenden“, physischen oder digitalisierten Rechnungen identifiziert werden. Stattdessen müssen die Auffälligkeiten in den Datensätzen erkannt werden. Auch die dem E-Rechnungs-Datensatz ggf. beigefügten, sog. rechnungsbegleitende Dokumente wie Leistungsnachweise und Lieferscheine sollten auf formale, optische und inhaltliche Unregelmäßigkeiten geprüft werden. Die Sicherheit der Übertragungskanäle und Schnittstellen sowie die Modifizierbarkeit der Daten sollten ebenfalls evaluiert werden, um Manipulationsrisiken zu identifizieren.
Verena Hinze
Partnerin, Audit, Regulatory Advisory, Forensic
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Der KPMG E-Invoice Fraud Check
Wir unterstützen Sie dabei, die Gefahren in E-Rechnungen zu erkennen und gezielte Präventionsmaßnahmen zu etablieren. Mit dem KPMG E-Invoice Fraud Check werden eingehende E-Rechnungen automatisch auf Betrugshinweise untersucht. Im Fokus
- Interne Konsistenz der Rechnung
- Abgleich mit vorhandenen Stammdaten
- Abgleich mit Einkaufs- und Bestelldaten
Bei der Prüfung werden zeitliche, inhaltliche und logische Aspekte der Buchungsdaten im ERP-System des Unternehmens überwacht und mit den E-Rechnungs-Datensätzen abgeglichen. Wesentliche Betrugshinweise können unter anderem in Datumsangaben, automatisch oder manuell erstellten Buchungen, Zahlungszielen und Geschäftszeiten enthalten sein. Auffällige E-Rechnungen werden mit Red Flags markiert und die potenziellen Betrugs-Kategorien übersichtlich dargestellt.
Einsatzmöglichkeiten des E-Invoice Fraud Checks:
- Prävention: Untersuchung einer ausgewählten Anzahl an E-Rechnungen mittels der beschriebenen Analyseroutinen.
- Monitoring: Laufende Prüfung eingehender E-Rechnungen auf Red Flags.
- Reaktion: Anlassbezogene Analysen bei konkreten Verdachtsfällen.
Red Flags – Eine Auswahl der Fraud Kategorien:
Möglicherweise unwissentliche Beteiligung an betrügerischer Praxis, bei der Unternehmen aus verschiedenen EU-Ländern die Mehrwertsteuer nicht abführen, um finanzielle Vorteile zu erlangen.
Unzulässige Nutzung von Unternehmensressourcen durch interne Mitarbeitende zur Begleichung privater Rechnungen.
Bestandteile von Rechnungen, darunter Beträge, Mengen, IBAN oder andere Details, wurden manipuliert, um entweder den Namen des Zahlungsempfängers zu ändern, höhere Erstattungen zu erhalten oder geringere Zahlungen leisten zu müssen.
Illegal erworbene Gelder werden durch manipulierte Rechnungen oder Scheingeschäfte in den legalen Wirtschaftskreislauf gebracht, was das Unternehmen ungewollt in kriminelle Aktivitäten verstricken kann.
Rechnungen können z.B. für korruptive Zahlungen gestellt werden, d.h. Rechnungsbeträge, denen keine oder keine angemessene Leistung gegenübersteht.
Versäumnisse in der Sanktionslistenprüfung, manipulierte oder gefälschte Rechnungen sowie Zahlungen oder verschleierte Geschäfte an sanktionierte Personen oder Länder, die zu hohen Geldstrafen führen können.
Ausgestellte Abrechnungen für nicht erbrachte Dienstleistungen oder Waren, um Geld zu veruntreuen oder Steuerabzüge zu erlangen.