Bankgebührenanalyse Bankgebührenanalyse Bankgebührenanalyse

In unserem letzten Artikel aus unserer Reihe „Die Cash Management Journey“ haben wir die Zukunft des Cash Managements diskutiert. Gerade in den Bereichen Bankenstrategie und Bankkontenkonzentration bilden Effizienzanalysen die Basis für die strategische Ausrichtung des Bank Relationship Managements. Doch auch die laufenden Bankgebühren sind Teil einer Betrachtung, deren gezielte Analyse Transparenz und Aufschluss über transaktionale Bankleistungen als operative Grundlage für ein fundiertes Relationship Management liefern können.

Eine regelmäßige Kontrolle der Bankgebühren ist bei Corporates nicht unbedingt weit verbreitet, vor allem weil die potenziellen Einsparungspotenziale häufig unterschätzt werden. Zweck einer strukturierten Bank Fee Analysis ist aber nicht nur zwangsläufig die langfristige Vermeidung von falsch abgerechneten Bankgebühren, sondern auch die Schaffung von Transparenz über die kompetitive Kostenstruktur seitens der Bank in Form von Gebühren, Margen, Prämien oder Honoraren. 

Den Überblick zu behalten und ein Verständnis über die Diversität der Gebührenarten zu erlangen ist ohne die Nutzung von Treasury Management Systemen und die Verwendung von entsprechenden Abrechnungsformaten mühsame Kleinstarbeit. Doch durch die Anwendung der richtigen Hilfsmittel, kann die Analyse der Bankgebühren und der Vergleich der abgerechneten Gebühren zu den vereinbarten Konditionen neben Einsparungspotenzialen ein wichtiger Hebel für Bankenstrategie und Kontenkonzentration sein. Am Ende der Analysebemühungen steht ein effizienter, systemunterstützter Regelprozess zur Überführung in die operative Anwendung.

Bankgebühren werden optimalerweise nach ISO 20022 Standard im camt.086 Nachrichten- und Meldungsformat betrachtet und ausgewertet. Darüber hinaus sind aber auch Konditionsvereinbarungen, interne Zahlungslisten (beispielsweise exportiert aus dem TMS) und Formatbeschreibungen unabdingbar.

Folgende Kernfragen ergeben sich:

• Stimmen die getätigten Zahlungen mit den in den Abrechnungen gelisteten Transaktionen überein? 
• Gibt es Differenzen zwischen den gezahlten Gebührenpreisen und den vereinbarten Konditionen?
• Wie lassen sich die Ergebnisse interpretieren und welche Schlussfolgerungen ergeben sich?

Die Konditionsvereinbarungen zeigen, dass innerhalb einer Periode üblicherweise sehr unterschiedliche Gebühren anfallen – beginnend mit Kontoführungsgebühren und Bearbeitungsentgelten bis hin zu Sonderentgelten, die vereinzelt aufgelistet werden und eher die Ausnahme bilden. 

Eine mögliche Auswertung der Bankgebührenanalyse betrifft die Anzahl der abgewickelten Zahlungen. Hierbei werden die Mengengerüste aus internen Quellen, zum Beispiel dem TMS, mit denen der Banken gegenübergestellt. Eine Zusammenfassung sowie die Erstellung einer Übersicht mittels Datenanalyse ermöglicht diesen Abgleich. 

Ebenso ist eine Gegenüberstellung der Gebührenhöhe einzelner Positionen und der vereinbarten Preisvereinbarung mit den Banken empfehlenswert. Hierzu ist ein Blick in die Konditionsvereinbarung notwendig. Und auch, wenn die festgestellten Abweichungen zunächst klein erscheinen, darf nicht unterschätzt werden, dass diese sich diese mit der Zeit kumulieren. 

Wesentliche Grundlage einer strukturierten Bankgebührenanalyse ist das Auslesen des XML-basierten Standardformats camt.0086. Das grundsätzliche Angebot einer solchen Nachricht ist seitens der Zahlungsdienstleister allerdings optional. Zahlungsinformationen, die nicht im Standardformat von den Banken zur Verfügung gestellt werden, können nur mittels aufwändiger Datenanalyse strukturiert werden. 

Doch auch wenn von den Bankpartnern das notwendige Standardformat für die Gebührenabrechnung zur Verfügung gestellt wird, kann die Analyse nicht zwingend sofort für alle Banken gleichermaßen erfolgen. Das camt.086 Format soll zwar als einheitliche Darstellungsform für Bankgebühren dienen, kann in der konkreten Ausgestaltung jedoch Differenzen zwischen verschiedenen Banken aufweisen. Aus diesem Grund sollten zusätzlich Formatbeschreibungen der Banken angefordert werden. Hiermit können dann im Zuge der Analyse die notwendigen Felder der camt.086-Nachrichten korrekt interpretiert und ausgelesen werden.

Im Ergebnis der Gebührenanalyse werden einerseits Daten in einen verständlichen Kontext gebracht, um Informationen über unterschiedliche Gebührenarten zu erlangen, und andererseits mögliche Abweichungen erkannt. Neben den erforderlichen Nachforschungen in Bezug auf Differenzen ist die separate Betrachtung der Konditionen ebenso sinnvoll. Sie gibt in der Übersicht Aufschluss über die Höhe der Gebührenpreise und zeigt an, ob diese höher sind als erwartet. Die detaillierte Analyse macht ebenso auf Redundanzen bezüglich Bankkonten aufmerksam und unterstützt bei der Auswahl von Kernbanken und lokalen Bankpartnern.

Auch hinsichtlich der Effizienz von Zahlungsprozessen kann die Bankgebührenanalyse Aufschluss liefern. So kann beispielsweise eine hohe Anzahl an Eilzahlungen als Indikator für Optimierungspotenziale in den Zahlungsprozessen oder dem Working Capital Management dienen. Ebenso kann eine hohe Anzahl an Repair- oder Sonderentgelten auf Potenziale zur Verbesserung des Stammdatenmanagements hindeuten.

Um die beschriebenen Prozesse zu automatisieren, bieten Treasury Management Systeme intelligente Lösungen an. Manuelle Tätigkeiten, wie die Zusammenstellung der Bankformate, fallen weg und ermöglichen den Fokus auf die Interpretation der Daten und die Ableitung von möglichen Maßnahmen. Differenzen werden automatisch errechnet und Ursachen schnell identifiziert. Möglich wird dies durch ein automatisiertes Mapping der Daten im System. 

Weiterer manueller Input wie Preisvereinbarungen oder Formatbeschreibungen werden einmalig in das System eingespeist und für alle zukünftigen Berechnungen angewandt. Am Ende steht ein effizienter Regelprozess, der das dauerhafte Monitoring von Bankgebühren vereinfacht und so schnell als Argumentationsgrundlage für Verhandlungsgespräche mit den Bankpartnern herangezogen werden kann.

Die Bankgebührenanalyse zeigt nicht nur Optimierungspotenziale in Hinblick auf Kontoführungs- und Transaktionsgebühren, sondern stellt auch eine aus unserer Sicht notwendige Übung innerhalb eines fundierten Cash Managements dar. Sie erhöht die Transparenz über Kostenstrukturen und -treiber im Unternehmen, erleichtert den Wettbewerbsvergleich der Bankpartner, unterstützt die Definition einer effektiven Bankenstrategie und liefert dabei eine bessere Argumentationsbasis für Bankverhandlungen. Die effiziente Durchführung einer solchen Analyse ist allerdings nur mit den richtigen Hilfsmitteln und der verlässlichen Beschaffung der Gebührenabrechnungen im Standardformat möglich.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 118, Januar/Februar 2022
Autoren: 
Nils Bothe, Partner, Finance and Treasury Management, KPMG AG
Anna-Lena Remmel, Managerin, Finance and Treasury Mangement, KPMG AG