Kassensicherungsverordnung jetzt umsetzen

• Die von den meisten Bundesländern um sechs Monate verlängerte Umsetzungsfrist der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist Ende März ausgelaufen.
  

• Jedes Kassensystem muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ausgestattet sein.

• Erweiterte Anforderungen an Kassenbelege und digitale Grundaufzeichnungen sind zukünftig (ab 2024) zu berücksichtigen

• Anwendungsbereich der KassenSichV wurde erweitert und eingeschränkt

• Bei Verstößen droht bei der nächsten Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau u. a. eine Hinzuschätzung, die den Steuerpflichtigen teuer zu stehen kommen kann.

Mit der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (kurz: Kassensicherungsverordnung oder auch KassenSichV) verfolgt die Regierung das Ziel, Manipulationen an den Umsatzdaten zu verhindern.

Kern der Verordnung ist der verpflichtende Einbau einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) in elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen. Die TSE protokolliert sämtliche Kasseneingaben mit Angabe der Uhrzeit, sodass nachträglich keine Änderungen an den erfassten Daten vorgenommen werden können. Zudem verpflichtet die KassenSichV Unternehmen dazu, ihre Kassen mit einer einheitlichen digitalen Schnittstelle auszustatten, um die Daten nach dem sogenannten DSFinV-K-Beschreibungsstandard exportieren zu können. DSFinV-K steht für die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Durch den standardisierten Datenexport für Kassensysteme sollen Betriebsprüfer in der Lage sein, eine detaillierte und standardisierte Prüfung der Kassendaten durchzuführen. Das Finanzamt setzt dabei die Prüfsoftware IDEA ein.

Die der Verordnung zugrunde liegenden gesetzlichen Bestimmungen, §§ 146a, 379 AO, fanden ab dem  1. Januar 2020 Anwendung. Es hakte jedoch an der technischen Umsetzung, unter anderem weil nicht ausreichend zertifizierte TSE vorhanden waren und die wenigen TSE-Hersteller mit der Installation beim Kunden nicht hinterherkamen. Bis Ende September 2020 griff eine Nichtbeanstandungsregel, für die insbesondere die nachweislich rechtzeitige Beauftragung zur Anschaffung der Kassenausrüstung eine Bedingung war. Diese Regelung verschaffte den Unternehmen etwas Luft in der durch Corona-Pandemie und Umsatzsteuer-Umstellung ohnehin herausfordernden Zeit.

Die Bundesregierung weigerte sich, eine weitere Verlängerung der Umsetzungsfrist zu gewähren, doch die Bundesländer zeigten mehr Verständnis für die zu bewältigenden Herausforderungen. Mit einer Ausnahme verlängerten alle Bundesländer per Erlass die Frist bis Ende März 2021, wobei sich die Bedingungen von Bundesland zu Bundesland unterschieden. Einen eigenen Weg schlug Bremen ein, wo für eine individuelle Verlängerung auch nach September 2020 ein Erleichterungsantrag nach § 148 AO notwendig war.

Bereits in der ursprünglichen Verordnung war geplant, dass der Gesetzgeber eine Evaluierung des Anwendungsbereichs der KassenSichV durchführen und diesen gegebenenfalls erweitern oder einschränken werden würde.

Mit der Verordnung zur Änderung der KassenSichV im Mai 2021 hat der Gesetzgeber die bislang erlangten Kenntnisse umgesetzt und so insbesondere  die Mindestanforderungen für  Kassenbons verschärft.

Bisher waren gemäß § 6 KassenSichV u. a. folgende Mindestangaben vorgeschrieben:

• Angaben zum vollständigen Namen und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers, 
• Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
• Transaktionsnummer
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag (ggf. Steuerbefreiungshinweis)
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Neu hinzugekommen ab dem 1.1.2024 ist, dass zum einen sowohl

• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und
• die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

als auch zusätzlich

• der Prüfwert i.S.d. § 2 S.2 Nr. 7 KassenSichV und
• der von der TSE vergebende fortlaufende Signaturzähler

auf dem Beleg angegeben werden müssen.

Zusätzlich zu den oben genannten Änderungen kann ab Mai 2021 (Inkrafttreten der Verordnung) anstelle des Aufdrucks der oben genannten Daten, ein QR-Code verwendet werden. Damit sollen Belege auch außerhalb der Geschäftsräume der Steuerpflichtigen verifizierbar sein.

Die nun kumulative Angabe der beiden Seriennummern betrifft darüber hinaus ebenfalls die Protokollierung von digitalen Grundaufzeichnungen gem. § 2 S.2 Nr. 8 KassenSichV.

Zusätzlich zu den Änderungen beim Kassenbon hat der Gesetzgeber auch den Anwendungsbereich der Verordnung erweitert. Zum Schutz vor Betrugsanfälligkeit müssen ab dem 1.1.2024 auch  EU-Taxameter, z. B. in Mietwagen, und Wegstreckenzähler in Kraftfahrzeugen durch eine TSE geschützt werden. Hier können aber gegebenenfalls abweichende Übergangsregelungen zum Tragen kommen.  

Auf der anderen Seite wurde der Anwendungsbereich dahingehend eingeschränkt, dass Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- und Hybridfahrzeuge nicht mehr unter die KassenSichV fallen.

Grundsätzlich müssen seit 1. Oktober 2020 die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung bundesweit erfüllt werden. Nachlässigkeiten haben spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau Konsequenzen, die das Unternehmen meist teuer zu stehen kommen. So können zum Beispiel Zweifel an der Beweiskraft der Buchführung aufkommen und die Finanzbehörde kann die Besteuerungsgrundlage schätzen. Daneben drohen aber auch Verzögerungsgelder, Geldbußen und Steuerstrafverfahren gegen die Verantwortlichen. Wird bei einer Kassen-Nachschau festgestellt, dass die Anforderungen an die KassenSichV nicht erfüllt sind, kann dies auch ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung führen.

Es ist darüber hinaus davon auszugehen, dass es verstärkt zu Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen kommen wird, da der Gesetzgeber erneut zukünftig eine Evaluierung vorsieht, um eventuell weitere Anpassungen an der KassenSichV vorzunehmen.

Höchste Zeit also, um zu überprüfen, ob die eigenen Geräte der Verordnung entsprechen.

Im Rahmen der internen Kontrolle lohnt es sich zu überprüfen, ob die Voraussetzungen der KassenSichV erfüllt sind: Wurden alle betroffenen Kassensysteme in den eigenen Filialen und Geschäftseinheiten in Deutschland rechtzeitig mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet? Sind außerdem die Anforderungen an die DSFinV-K erfüllt? Falls nicht, sollte das schnellstmöglich nachgeholt und dringend ein Erleichterungsantrag beim lokalen Finanzamt gestellt werden. In Bezug auf die erweiterten Anforderungen an den Kassenbon ab 2024 ist im Rahmen des Risikomanagements sicherzustellen, dass auch die Neuerungen rechtzeitig erfüllt werden können.

Um einen fehlerfreien Import und die inhaltliche Konsistenz der Daten sicherzustellen, empfehlen wir einen Test des digitalen Datenzugriffs mit IDEA. So können eventuelle Lücken im Datenexport bzw. in der Exportschnittstelle im Vorfeld geschlossen werden. Sofern die DSFinV-K noch nicht eingerichtet ist, empfehlen wir während der Implementierung Tests mit Daten im entsprechenden Format durchzuführen. So können mögliche Fehler oder Lücken direkt behoben werden. Um die Compliance-Anforderungen hinsichtlich der KassenSichV zu erfüllen, sollten solche Tests als Bestandteil eines Internen Kontrollsystems (IKS) definiert und umgesetzt werden.

Wer sich mit der KassenSichV beschäftigt, kommt unweigerlich auch mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, ehemals GDPdU) in Kontakt. Die Prozesse der Buchführung müssen in einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation dargelegt werden. Steuerpflichtige müssen also für ihr Kassensystem eine Verfahrensdokumentation erstellen. Um die hohen Anforderungen zu erfüllen, sollten sich Unternehmen frühzeitig damit auseinandersetzen. Denn auch bei den GoBD gilt: Pflichtverletzungen können hohe Strafen und Geldbußen zur Folge haben.

Mit der Kassensicherungsverordnung geht der Gesetzgeber gegen Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen von Kassen vor. Wenn Sie digitale Kassen oder Registrierkassen nutzen, sollten Sie – sofern noch nicht geschehen – Ihre Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausstatten. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie über die von der Finanzverwaltung geforderte einheitliche digitale Schnittstelle verfügen, die den Datenexport in dem standardisierten Format (DSFinV-K) unterstützt.

Unsere Praxiserfahrung zeigt, dass es sich lohnt, den Datenexport im Rahmen der internen Kontrolle mit der Prüfsoftware IDEA formal zu testen und zu dokumentieren. So können Sie mögliche Komplikationen rechtzeitig aufdecken und beheben. Die KassenSichV geht außerdem immer mit dem Thema GoBD einher: Vergewissern Sie sich, dass die Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem das neue Verfahren und die integrierte Technik abdeckt. Was die Kassensicherungsverordnung betrifft, sind Sie so compliant.

Wir stehen Ihnen bei Fragen zur KassenSichV und zu GoBD gerne mit unserer Praxiserfahrung zur Verfügung.