Sofy Suite - Freelancer Sofy Suite - Freelancer

Die Flexibilisierung in der Arbeitswelt durch den Einsatz von Fremdmitarbeitern bringt neue Herausforderungen mit sich. In Deutschland unterliegt der Einsatz von externen Mitarbeitern strengen Anforderungen und gesetzlichen Grundlagen. Externe müssen als solche erkennbar sein und dürfen nicht in die Ablauforganisation ihrer Mandanten integriert werden. Insbesondere bei Freelancern droht Scheinselbstständigkeit, was für das Unternehmen potenziell finanzielle und strafrechtliche Folgen nach sich ziehen kann.

Unsere Legal-Tech-Anwendung Freelancer Management auf Sofy kann dabei helfen diese Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten. Hierbei werden durch Data Analytics potenziell risikobehaftete Externe erkannt und einer Überprüfung durch einen Fragebogen zugeführt. Je nach Beantwortung der Fragen werden weitere Schritte zu detaillierteren Überprüfung eingeleitet bis hin zum Einbezug von Arbeitsrechtsspezialisten der KPMG Law. Identifizierte Risiken können direkt in der Lösung durch die Einleitung von Maßnahmen reduziert werden. Alle Schritte werden dokumentiert berichtet. Für mögliche behördliche Prüfungen (z.B. ein Zoll Audit) ist damit alles bestens vorbereitet.

Daten aus SAP, Beschaffungsdaten, Zutrittskarten, AD Accounts und weitere Informationsquellen werden mit Hilfe von Algorithmen und Data Analytics verarbeitet, um Externe zu identifizieren die potenziell ein Risiko darstellen. Diese werden im weiteren Verlauf der Überprüfung zugeführt

Bewertung von Risiken mithilfe von Fragebögen

Speziell zugeschnittene Fragebögen überprüfen die Einbindung von Dienstleistern und Freelancern und ermitteln so das Risiko eines faktischen Arbeitsverhältnisses. Ein Risiko Score wird ermittelt und je nach Ausprägung sorgen Workflows für die weitere Aufklärung und Detaillierung der Risiken.

Einbindung aller relevanten Stakeholder

Basierend auf dem ermittelten Risiko werden weitere Abteilungen zur detaillierteren Bewertung hinzugezogen. Dies kann interne Stellen in Compliance, Recht oder Einkauf oder aber auch externe Arbeitsrechtsexperten betreffen. Offene Fragen und begleitende Dokumente können zum Fragebogen gestellt und hochgeladen werden. Maßnahmen können direkt nach finaler Bewertung definiert und zur Umsetzung gebracht werden.

Für Management und Prüfbehörden werden Berichte und Dashboards erzeugt, die jederzeit einen klaren Überblick über potenzielle Risiken ergibt.