Wo liegt nochmal?

Knowledge Management ist ein allgegenwärtiger Begriff in der Arbeitswelt. Die bekannteste Online Wissensdatenbank „Wikipedia“ beschreibt Knowledge Management zum deutschen Wissensmanagement wie folgt: „Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (organisationales Wissensmanagement) bzw. eines Individuums (persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte.“¹

Im privaten Umfeld haben bekannte Plattformen längst die strukturierte Aufbereitung von Wissen übernommen. Zu Fragen aus der Welt des Sports, Produktrezensionen oder Urlaubsschnäppchen konsultieren wir Suchmaschinen, recherchieren auf Verkaufsplattformen oder bewerten Angebote mittels Vergleichsportalen. All dies sind Wissensdatenbanken, durch die unsere Anliegen schnell und zielsicher beantwortet werden. Im beruflichen Kontext gestaltet sich die strukturierte Wissensbeschaffung weitaus schwieriger, die Geschwindigkeit der privaten Sucherfolge ist nur bedingt übertragbar. Zunächst wird dies regelmäßig der Komplexität des individuellen Sachverhalts geschuldet sein. Zusätzlich sind erhoffte Antworten zumeist schlecht aufbereitet sowie kaum im notwendigen, individuellen Detailgrad verfügbar. 

In einer solchen Situation kann eine eigens angelegte Wissensdatenbank Abhilfe schaffen. Diese kann durch diverse Quellen wie der Recherche in der eigens angeschafften Literatursammlung, dem Durchsuchen von historischen Daten in einer ausgefeilten Ordnerstruktur, im E-Mail-Postfach abgelegte Abstimmungen oder Mitschriften aus OneNote o.ä. gespeist werden. Hierbei sind wir auch auf unser eigenes Erinnerungsvermögen angewiesen, um die Informations- und Datenflut zu überblicken. Herauszufinden, ob und in welcher Form ein aktuell zu bewertender Sachverhalt gegebenenfalls in einem vergangenen Projekt gelöst wurde, wird mit zunehmender Datenmenge immer herausfordernder. Manch einer mag sich an das zerrende Gefühl der niemals endenden Suche nach einer speziellen Datei oder dem Versuch das passende Schlagwort für die E-Mail-Ablage einzugeben, erinnern. Es gibt unzählige Beispiele im Arbeitsalltag, in denen wir auf die Verfügbarkeit von individuellem Wissen angewiesen sind. Betrachten wir die oben dargestellte Definition von Wissensmanagement, so wird insbesondere von „methodischer Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens“ gesprochen. Ob die sehr verbreitete Vorgehensweise, Inhalte in den Untiefen des eigenen E-Mail-Postfaches zu suchen, die oben stehende Definition einer Methodik erfüllt, sei dem Leser selbst überlassen. Doch selbst wenn jeder Einzelne die eigene Datenlage überblickt, ist diese individuelle Wissensbasis nicht allen Mitarbeitern zugänglich und zudem bei Verlassen des Unternehmens zumeist passé. Der Aufbau einer eigenen Datenbank kann darüber hinaus sehr mühsam sein. Es bedarf sehr häufig viel Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen, um die gewünschte Information zu erhalten und für einen erneuten Abruf speichern zu können.

Entscheidet man sich im Unternehmen eine Knowledge Datenbank aufzubauen, so ist in einem ersten Schritt eine umfassende Wissensmanagementstrategie zu definieren.

Anschließend sollte eine geeignete, technische Lösung auf dem die Strategie dargestellt werden kann ausgewählt sowie Zugriffsrechte festgelegt werden. Es empfiehlt sich in dieser Phase den Fokus auf das Design des Wissenssystems zu legen und für alle verständlich zu gestalten. Dies ist sehr wichtig, damit eine kontinuierliche Aufnahme neuer Inhalte, Ergänzungen und Korrekturen stattfindet. Die Knowledge Datenbank sollte davon leben fortan weiter bespielt zu werden, anstelle im Zeitpunkt des Go-Live ein möglichst umfassendes und vollständiges Wissensmanagement-Systems darzustellen. Durch die konsequente Einbindung in den Arbeitsalltag wird das so entstandene „Wiki“ zu einer systematischen Ablage von Daten wie Vorlagen, Präsentationen und Verweisen auf Literaturquellen. Ergänzend können schriftliche Ausarbeitungen zu Fragestellungen in Form von Artikeln bereitgestellt werden oder beispielsweise auch mit erläuternden Videosequenzen für spezifische Anwendungsfälle eine weitere Form des Wissenstransfers ergänzt werden. Eine Knowledge Datenbank schafft in einem Umfeld von unendlich verfügbaren Informationen und Antworten eine verlässliche Quelle zur Informationsbeschaffung für Ihr Team und erlaubt darüber hinaus Prozesse und Vorgehensweisen zu standardisieren. 

„Als ein Ergebnis des heutigen wissens- und innovationsorientierten Kommunikationszeitalters wird das im Unternehmen vorhandene Wissenskapital immer mehr zum entscheidenden Produktionsfaktor. (…) Diese stellt eine Erweiterung der Auffassung dar, Information (zum Beispiel im Rahmen der Marktgestaltung und -beeinflussung) als betriebliche Ressource bzw. als Produktionsfaktor zu sehen.“²

Eine Knowledge Datenbank ermöglicht ein signifikant beschleunigtes Onboarding von neuen Mitarbeitern, ein besseres Enablement sowie Effizienzgewinne bei der Bearbeitung von fachlichen oder administrativen Aufgabenstellungen. Eine solche Plattform kann sich schnell als zentrales Nachschlagewerk etablieren und unterstützt das gesamte Team im daily business. Ein Nebeneffekt kann die reduzierte Ablage von Informationen auf anderen Sharepoints, die über die Jahre in Vergessenheit geraten, sein. Zusätzlich geht relevantes Wissen nicht zwangsweise mit Austritt eines Mitarbeiters verloren und kann stattdessen im Unternehmen gespeichert werden.

Die Nutzung von standardisierten Prozessen, Vorlagen und Wissen spart zeitliche und kognitive Ressourcen, die für die Ausarbeitung von neuen Sachverhalten und Würdigung der Datenqualität benötigt werden. Es entsteht Raum, der für Innovation und Veränderung genutzt werden kann.

Quelle: KPMG Corporate Treasury News, Ausgabe 141, März 2024
Autoren:
Ralph Schilling, CFA, Partner, Head of Finance and Treasury Management, Treasury Accounting & Commodity Trading, KPMG AG 
Marie Czentarra, Managerin, Finance and Treasury Management, Treasury Accounting & Commodity Trading, KPMG AG

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¹ Wissensmanagement – Wikipedia
² Wikipedia