KPMG und Bizagi

Der berufliche Alltag von Mitarbeitenden im Backoffice und Middle Office ist zunehmend von komplexen Verwaltungsaufgaben geprägt. Mehrere Systeme müssen manuell bedient werden, Schnittstellen fehlen, Insellösungen, Excel-Formulare und E-Mails haben sich als Kommunikationskanäle zwischen den Fachbereichen und den Funktionsbereichen etabliert.  Die Lösung kann Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz BPM) auf einer Plattform sein. Eine entsprechende BPM Low-Code-Prozessplattform bietet KPMG in einer Allianz mit dem Softwareunternehmen Bizagi an. Es unterstützt Sie dabei, eine digitalisierte, einheitliche, prozessorientierte und schnelle Leistungserbringung im Backoffice und Middle Office zu etablieren.

Die Bizagi BPM Low-Code-Prozessplattform zielt auf eine Verbesserung der digitalen Erfahrungen in der Prozessausführung und damit auf ein optimales Anwendungserlebnis ab. 

Aus der Entwickler:innenperspektive wird der Softwareentwicklungsprozess durch die Wiederverwendbarkeit von bereits implementierten Softwarebausteinen und die Automatisierung der klassischen Entwicklungsschritte wie z.B. Erstellung von Datenbanken, Gestaltung von Benutzerformularen etc. beschleunigt.

Die Plattform kann die bisherigen Systeme kombinieren und ergänzen, um die Anwender:innen optimal zu unterstützen. Die Fachanwender:innen erarbeiten selbst die von ihnen benötigte technische Unterstützung. Programmiercode muss dabei nicht beherrscht werden. Die Bizagi BPM Low-Code-Prozessplattform enthält verschiedenste Bausteine und Möglichkeiten, Schnittstellen anzubinden sowie Prozess- und Datenanwendungen bereitzustellen. So erhält der Fachbereich eine maßgeschneiderte Lösung - schnell und einfach.

• Einfache und weitreichende Automatisierung beliebiger Prozesse
• Schnelle und flexible Anpassungen durch einfache User-Interfaces
• Effizienter digitaler Wandel durch schnelle dezentrale Entwicklung und kürzere Entwicklungszyklen
• Entlastung der Mitarbeitenden in einfachen (Routine-)Tätigkeiten
• Konstant hohe Prozessqualität auch bei Personalengpässen
• Anwender:innenfreundlich und ohne IT implementierbar
• Entwicklung eines Digital-Mindsets in den Fachbereichen

KPMG ist ein starker Partner bei allen Fragestellungen in Zusammenhang mit der Bizagi BPM Low-Code-Prozessplattform. Wir bündeln fachspezifisches Wissen mit neustem IT-Know-how und unserer langjährigen Erfahrung in verschiedenen Branchen. Durch die Einbindung interdisziplinärer Teams unterstützen wir Sie gezielt bei Ihren individuellen Anforderungen mit einer geeigneten Lösungsstrategie. Diese kann folgende Leistungen umfassen:

• Identifikation von Potenzialen für die Optimierung und Automatisierung von Prozessen
• Implementierung und Integration der Bizagi BPM Low-Code-Prozessplattform in Ihre IT-Landschaft
• Umsetzung der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse 
• Schulung & kontinuierliches Coaching der Fachbereiche zur eigenständigen Entwicklung und Anpassung von Prozessanwendungen
• Aufbau eines Low Code- & Prozess-Kompetenzzentrums (Process Center of Excellence) 
• Ausbildung und Befähigung von Citizen Developern 
• Unterstützung beim Betrieb der Bizagi Low-Code-Prozessplattform sowie der bereits implementierten Prozessanwendungen

• Digitalisierung im Einkauf: Ein Kunde hatte Schwierigkeiten bei der täglichen Erstellung von Bestellanforderungen sowie Bestelllungen in der Einkaufsabteilung, die sehr zeitaufwendig und ineffizient waren. Der Kunde hat mit Hilfe der Bizagi-Plattform eine dezentrale Erfassung aus den Fachbereichen ermöglicht und den Bestellprozesses digitalisiert und automatisiert. Dadurch wurden die Schritte des Bestellprozesses standardisiert, was dem Kunden Zeit und Ressourcen sparte und die Effizienz im Unternehmen verbesserte. Außerdem konnten Vorschriften sowie Geschäftsregelwerke aus der Einkaufsrichtlinie im digitalen Workflow implementiert werden. 

• Digitalisierung im Rechnungswesen: Die Erfassung von Rückstellungen, Zahlungsanweisungen, Abgrenzungen oder Auslagenerstattungen waren bei einem Kunden mühsam und fehleranfällig. Um dieses Problem zu lösen, wurde Bizagi genutzt, als ein dezentrales Portal, in dem die Mitarbeitenden in den Fachbereichen mit komfortablen Eingabemasken die genannten Aufgaben durchführen konnten. Durch die umfangreiche Vorfilterung von Kontoarten, Buchungsschlüsseln und Steuerkennzeichen wurden die Erfassung erleichtert, die Unternehmensregeln einheitlich durchgesetzt und Fehler vermieden. Dies half dem Kunden, die Erfassungsprozesse zu optimieren und Zeit und Ressourcen zu sparen.

• Digitale Abwicklung der Mitarbeitendengespräche: Die jährliche Teilnahme an den Mitarbeitendengesprächen hatte bei einem Kunden eine geringe Teilnahmequote. Die Organisation, Koordination und Durchführung von Mitarbeitergesprächen waren aufgrund vieler manueller Tätigkeiten sehr zeitaufwendig. Um dieses Problem zu lösen, wurden die dahinterliegenden Prozesse für die Personalgespräche mit Hilfe der Bizagi-Plattform durchgeführt. Es wurde die Koordination verbessert und viele Tätigkeiten automatisiert, von der Dokumentation bis hin zur Analyse und Auswertung der Gespräche. Dadurch konnte der Kunde die Teilnahmequote erhöhen, Zeit und Ressourcen sparen und die Gespräche effizienter und organisierter durchführen.

• Mitarbeitenden-On- und Off-Boarding: Bei einem Kunden nahm der Ein- und Austritt von Mitarbeitenden aufgrund vieler manueller Tätigkeiten und einer hohen Koordination sehr viel Zeit in Anspruch. Dies führte zu Zeitverlusten, hauptsächlich bei HR, und Fehleranfälligkeit. Um dieses Problem zu lösen, hat der Kunde die Bizagi-Plattform für die Digitalisierung des On- und Off-Boarding-Prozesses eingesetzt. Dies ermöglichte eine standardisierte Abwicklung der Prozesse, die zentrale Verwaltung von Dokumenten sowie die automatische Benachrichtigung von Beteiligten. Es half dem Kunden nicht nur dabei, Zeit und Ressourcen zu sparen, sondern auch dabei, die Effizienz und Qualität des Prozesses zu erhöhen.

• Digitalisierung der Kundenauftragsabwicklung im Außendienst: Ein Kunde hatte die Herausforderung, dass die Kundenauftragsabwicklung im Außendienst durch manuelle Leistungsabnahmen sowie manuelle Erzeugung des Vertriebsbelegs mühsam und zeitaufwendig war. Jede Leistungsabnahme musste manuell erstellt, unterschrieben, überprüft und in die SAP-Systeme eingepflegt werden. Um dieses Problem anzugehen, hat der Kunde die mobile Auftragsabwicklung mit Hilfe von Bizagi implementiert. Diese Lösung automatisiert den Prozess der Leistungsscheinerstellung und -verarbeitung, indem die Scheine digital erstellt, unterschrieben, überprüft und direkt in die SAP-Systeme bis zur automatischen Buchung des Vertriebsbelegs eingepflegt werden. Dadurch konnte der Kunde nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Effizienz im