Die maßgeblichen Herausforderungen für die Veränderungsbegleitung liegen in den traditionellen Strukturen und Prozessen der Verwaltungsarbeit und den darauf abgestimmten Arbeitsroutinen. Im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung müssen diese Prozesse zum Teil neu gedacht werden, um das Potenzial digitaler Serviceleistungen voll auszuschöpfen. Der Arbeitsalltag in der Verwaltung wird sich dadurch tiefgreifend und nachhaltig verändern. Diese Wirkungen bleiben jedoch auch auf der Nachfrageseite nicht aus. Um Akzeptanz und Transparenz für Verwaltungsmitarbeitende und Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen zu erreichen, entwickeln wir im Rahmen Ihres OZG-Umsetzungsprojektes gemeinsam mit Ihnen ein auf Ihre Situation zugeschnittenes Change-Management-Konzept. Dieses führt unter anderem konkrete Change-Management-Rollen ein, um das Akzeptanzmanagement bereits von Anfang an in Ihrer Organisation zu verankern. Auf dieser Basis leiten wir gemeinsam mit Ihnen Umsetzungsmaßnahmen ab und führen diese durch.
Mithilfe von Kommunikation Ängste lösen und Offenheit für Wandel erzeugen
Ein wichtiger Bestandteil ist die Etablierung einer gezielten Kommunikationsstrategie, um ein konsistentes „Storytelling“ im gesamten Projekt zu gewährleisten. Die Maßnahmen sollen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Bürgerinnen und Bürger erreichen. Das Ziel ist eine schnelle und effiziente Integration digitalisierter Verwaltungsleistungen. Darüber hinaus steht dieser Leistungsbaustein ebenfalls für die Kooperation und das Wissensmanagement zwischen den Bundesländern und Kommunen. Die Leistung Veränderungsmanagement wird im dafür aufgesetzten Teilprojekt entworfen und umgesetzt.
Michael Köhler
Director, Consulting, Öffentlicher Sektor
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Ein wesentlicher Ansatzpunkt unseres Veränderungsmanagements ist deshalb die Förderung von Transparenz und Beteiligung und damit einhergehend die Reduzierung der Unsicherheiten und Widerstände unter den Mitarbeitenden. Wir sehen die Bedeutung vom Veränderungsmanagement vor allem darin, dass es nicht allein für sich steht, sondern das fachliche Projektmanagement bei der Umsetzung von Veränderungsprojekten mit Fokus auf alle relevanten Beteiligten unterstützt. Diese werden durch gezielte Kommunikation, bedarfsgerechte Einbindung sowie zielgruppengerechte Qualifizierung bei den Veränderungen begleitet. Dabei stützen wir uns auf bewährte Methoden und Anwendungen des Veränderungsmanagements, welche konkrete Entwicklungsstufen für jeden Einzelnen - Mitarbeitende oder Führungskraft - für eine erfolgreiche Veränderung definiert und mit konkreten Maßnahmen hinterlegt werden.
Die Verzahnung mit dem fachlichen Projektmanagement verdeutlicht die untenstehende Abbildung.
Das Ergebnis umfasst die Integration digitalisierter OZG-Verwaltungsleistungen sowie ein Kooperations- und Wissensmanagement (z.B. Once-Only-Prinzip).
Unser Veränderungsmanagement ist der Katalysator für Ihren Veränderungsprozess, da sich die Motivation und die Arbeitszufriedenheit erhöht, wenn die Veränderung überschaubar bzw. ihre Konsequenzen einschätzbar sind.
Mitautoren: Ann-Catrin Obersteg
