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Im Rahmen der OZG-Umsetzung sind Sie mit dem Management einer Vielzahl unterschiedlicher Auftraggeber, Bedarfsträger sowie Umsetzungsverantwortlichen konfrontiert. Zwischen Projekten bestehen Abhängigkeitsbeziehungen, insbesondere zwischen erforderlichen und verpflichtenden OZG-Basisdiensten sowie technischen Betriebskomponenten. Zugleich ist mit der OZG-Umsetzung der Aufbau von IT-Infrastrukturen bei Bund, Land, Kommunen und deren Dienstleistern verbunden. Weitere Herausforderungen bestehen in den unterschiedlichen Reifegraden, den Umsetzungsständen sowie den Planungen der Projekte. Bei der Entscheidung für das Nachnutzungsmodell nach dem "Einer für alle"-Prinzip (EfA), das durch das Corona-Konjunkturpaket 2020 finanziell gefördert werden kann, müssen etwa für die Umsetzung von EfA-Diensten erhöhte Mindestanforderungen berücksichtigt werden. Auch die Federführerschaft von Bundesländern für OZG-Themenfelder geht mit zusätzlichen Anforderungen von Bedarfsträgern anderer Länder und Kommunen einher, wodurch strukturierte Vorgehensweisen unerlässlich bleiben.

Hybrider Projektmanagementansatz als Erfolgsfaktor

Entscheidend für die erfolgreiche OZG-Umsetzung ist ein aufgesetztes (Multi-)Projekt- oder Programmmanagement mit einem strukturiertem Project Management Office (PMO). Wir nutzen dazu anerkannte klassische und agile Managementmethoden, die wir projektspezifisch auswählen und einsetzen.

Zur Steuerung der OZG-Programme auf Landesebene und der Einzelprojekte setzen wir im Rahmen unseres Leistungsbausteins (Multi-)Projektmanagement ein Projekt-Portfoliomanagement mit strukturiertem PMO zur Steuerung und zum Lieferantenmanagement auf. Wir empfehlen dazu, die Projekte durch sich wechselseitige ergänzende Projektmanagementmethoden zu begleiten. Als bewährten Steuerungsrahmen für Projekte setzen wir auf PRINCE2. Die international anerkannte prozessbasierte Methode eignet sich für die strukturierte Durchführung von Digitalisierungsprojekten in besonderer Weise, wie eine Vielzahl an erfolgreichen Umsetzungsprojekten aufzeigt. Sollte ein klassisches Wasserfall-Vorgehen von Vorteil sein, kann auch auf das V-Modell XT zurückgegriffen werden. 

Unter Einbeziehung agiler Methoden wie SCRUM oder PRINCE2 Agile werden wir auch dem achten Prinzip der Servicestandards für die OZG-Umsetzung gerecht. Beides sind Standards des agilen Projektmanagements und der agilen Projektsteuerung. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich aus der Kombination beider Ansätze die optimale Synergie aus strukturierter, transparenter Projektarbeit einerseits und einem auf die stetige Optimierung des Zielerreichungsgrads der Projektarbeit ausgerichteten agilen Vorgehens andererseits ergibt. Dadurch lassen sich die digitalen Angebote der Verwaltung langfristig innovativ und nutzerfreundlich ausrichten. 

Eine effektive Abstimmung zwischen den Einzelprojekten und die Sicherstellung der nachhaltigen Lieferung von Ergebnissen in hoher Qualität kann mithilfe des Scaled Agile Frameworks (SAFe) mit Kanban-Techniken erzielt werden. Damit werden den PMO's, je nach ihren spezifischen Herausforderungen, Rahmen vorgegeben, welche Mindeststandards setzen und eine effektive Interaktion von Programmen und Projekten ermöglichen. Durch eine steile Lernkurve resultierend aus definierten Prozessen, klar spezifizierten Qualitätskriterien und entsprechenden Steuerungsinstrumenten, werden Synergieeffekte zwischen den Projekten erzeugt. Wir verfügen zudem über definierte Prozesse, Qualitätsmesspunkte und Steuerungsinstrumente und übernehmen eine Management-Funktion.

Profitieren Sie von unserer Expertise

Unsere Erfahrungen umfassen die vollständige Übernahme des (Multi-)Projektmanagements sowie des Managements von Einzelprojekten von der (Teil-)Projektinitiierung bis zum Abschluss einzelner Projektbausteine. Sie erhalten ein aufgesetztes (Multi-)Projektmanagement mit PMO nach anerkannten Methoden. Sie profitieren von einem umfassenden Reporting, welches ein bedeutender Bestandteil des (Multi-)Projektmanagements in Bezug auf die OZG-Umsetzung ist. Um die Programmleitung zu befähigen, die verschiedenen Projekte zu steuern und die Koordination des Gesamtportfolios zu ermöglichen, nehmen wir eine zentrale Koordinierungsfunktion im Berichtswesen ein und unterstützen Sie bei der Ausgestaltung und Durchführung effektiver Abstimmungsprozesse im Gesamtprogramm. Das Reporting beinhaltet die Analyse, Bewertung und Bereitstellung von Steuerungsindikatoren (Projektfortschritt und -ergebnis im Verhältnis zu den Projektdimensionen Leistung, Kosten und Termine respektive dem (Multi-)Projektmanagement) bei der OZG-Umsetzung.

Mitautoren: Dominika Zedler, Jonas Bruder