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Fachanwendungen werden nicht mehr nach dem Wasserfallprinzip, sondern in der Regel mit Hilfe von agilen Methoden und Verfahren entwickelt, um auf Anpassungen der rechtlichen, technischen sowie nutzerzentrierten Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes reagieren zu können.

Bei dem Einsatz von agilen Methoden müssen stetig kleinteilige Verbesserungen der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Diese bestehen zum einen aus neuen (technischen) Funktionalitäten in Fachanwendungen, aber auch aus Prozessanpassungen und ggf. auch Anpassungen der Organisation. Im Rahmen des kontinuierlichen Ausrollens von Verbesserungen müssen diese stets aufeinander abgestimmt sein und den Nutzenden im Rahmen eines abgestimmten Changemanagements/Kommunikationsmanagement zur Verfügung gestellt werden.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) gilt als Grundprinzip des Qualitätsmanagements und ist in der Qualitätsnorm DIN ISO 90001 fest integriert. Gemäß der Philosophie des japanischen Wortes „KAIZEN“, übersetzt „Veränderung zum Besseren“, steht hierbei das stetige Bemühen, die Qualität der Produkte, Services und Prozesse durch operativ-orientierte, permanente Prozessverbesserungen zu steigern, im Vordergrund (im Gegensatz zu Innovationen im Rahmen sprunghafter, einschneidender Neuerungen). Der konkrete Ablauf in der Verwaltung beginnt mit der Prozessdokumentation, gefolgt von regelmäßigen Abgleichungen von Standardprozessen (Ist-Prozesse) mit vordefinierten Soll-Prozessen und endet mit der Problembewertung und Ableitung von Maßnahmen und Lösungsideen unter einer stetigen Einbeziehung von Kundenanforderungen.

Unser Ansatz orientiert sich an dem iterativen Regelkreis des so genannten Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA). Der PDCA-Zyklus ist ein Instrument des Qualitätsmanagements und ermöglicht die regelkreishafte Darstellung von Planungsaufgaben (Plan), Umsetzungsmaßnahmen (Do) und Kontrollaufgaben (Check) sowie der Verbesserung bei Abweichung/Zielverfehlung bzw. Verstetigung und Institutionalisierung (Act). 

  • Unter dem Schritt „Plan“ wird das konkrete Problem bzw. die zu lösende Aufgabe bestimmt und die Ist-Situation analysiert. Zudem werden Ziele und Maßnahmen zur Lösung bzw. Optimierung beschlossen.
  • Beim Schritt „Do“ wird der Plan an die betreffenden Mitarbeitenden kommuniziert und die unter „Plan“ definierten Maßnahmen umgesetzt.
  • Unter „Check“ findet eine Überprüfung statt (Soll-Ist-Abgleich). Es werden die erreichten Ergebnisse erhoben und bewertet und überprüft, ob die Ziele der Planungsphase erreicht wurden.
  • Unter dem Schritt „Act“ wird der Prozess reflektiert und insbesondere bei Abweichungen von Soll- und Ist-Entscheidungen getroffen, wie oft und mit welchen Inhalten Phasen P und D nochmals durchlaufen werden müssen. Bei Übereinstimmung von Soll- und Ist-Situation kann das Ergebnis standardisiert und eingeführt bzw. institutionalisiert werden.

Mitautor: Jörg Veidt, Dominik Nerge 

Grafikuebersicht Verbesserungsprozess

OZG-Framework Bausteine