Digitalisierung muss ganzheitlich betrachtet werden, und wo es erforderlich und möglich ist, sollte das Ziel sein, durchgängig digitale Prozesse zu erreichen. Durch den Frontend-orientierten Ansatz des Onlinezugangsgesetzes werden die internen Verwaltungsprozesse allerdings in den Hintergrund gedrängt. Dies hat zur Folge, dass Verwaltungen zwar am Frontend digitalisiert werden, die Bearbeitung in den bestehenden Fachverfahren aber weiterhin papierbasiert erfolgt und die Anwendungslandschaft somit Medienbrüche aufweist. Spätestens für die Erreichung höherer Reifegrade müssen die Fachanwendungen bidirektional mit den Komponenten der OZG-Plattform kommunizieren können.
Hierfür müssen standardisierte Schnittstellen zwischen Fachverfahren und OZG-Plattform implementiert werden, soweit diese von der OZG-Plattform nicht angeboten werden. So können in Verfahren, die auf der OZG-Plattform umgesetzt werden, an beliebiger Stelle im Prozessablauf bestehende Verfahren und der Zugriff auf die dort verwalteten Daten gewährleistet werden. Dazu können Standards, wie XTA, sowie standardisierte Metadatenschamata aus XÖV, XFall und aus FIM (z. B. XProzess, XDatenfelder, XZuFi) genutzt werden.
Ein serviceorientiertes Vorgehen ermöglicht darüber hinaus die Kapselung und Wiederverwendbarkeit von Schnittstellen und Komponenten. Technologien und Vorgehensweisen und offene Standards, die bei der Erstellung webbasierter und mobiler Anwendungen genutzt werden, ermöglichen plattformunabhängig, nachhaltige und wartbare Anwendungen oder Prozessketten. Containertechnologien und Werkzeuge zur Orchestrierung runden das Thema ab. Neben den Überlegungen zur optimalen Architektur und den Einsatz konkreter Technologien und Entwicklungssprachen spielt auch die Optimierung bestehender Prozesse und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Transformationsprozess eine wichtige Rolle.
Michael Köhler
Director, Consulting, Öffentlicher Sektor
KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Eine kritische Betrachtung bestehender Prozesse sollte am Anfang stehen und, wo möglich, mit den an den Prozessen Beteiligten eine Optimierung vorgenommen werden. Dies hat den praktischen Nebeneffekt, dass die von der Veränderung direkt Betroffenen - denn Digitalisierung heißt immer auch Veränderung der etablierten Arbeitsabläufe - mit eingebunden werden und die Transformation mitgestalten. Dies erhöht die Akzeptanz der Digitalisierungsmaßnahmen in der Gesamtorganisation. Die Kombination mit unserem Leistungsbaustein Veränderungsmanagement bietet sich hier besonders an.
Im Rahmen des Einsatzes unseres Leistungsbausteins Backend-Integration erfolgt die nahtlose Integration ausgewählter oder aller Backend-Prozesse.
Das Backend ermöglicht unter anderem den Zugriff auf Datenbanken, die Integration diverser Systeme, die Einhaltung von Regeln und Geschäftslogiken und die Bereitstellung von Daten und Funktionen für das Frontend. Das Frontend greift dabei permanent auf das Backend zu.
Wir analysieren Ihre Ist-Situation und entwickeln je nach Bedarfslage einen Soll-Prozess unter Berücksichtigung der Digitalisierungsvorhaben im Frontend, sodass ein medienbruchfreier Prozess von der digitalen Beantragung einer Online-Leistung durch die Nutzenden bis zur vollständig digitalisierten Bearbeitung des Antrags durch den Sachbearbeitenden entsteht.
Sowohl im Frontend als auch im Backend wird Ihre Verwaltung vollständig digitalisiert. Im Ergebnis werden Ihre Prozesslaufzeiten gesenkt und Ihr Output gesteigert. Durch die Etablierung digitaler End-to-End-Prozesse erreichen Sie höhere Reifegrade bei Ihren Online-Diensten und beschleunigen die OZG-Implementierung in Ihrer Organisation.
Sie profitieren von der durchgängig digitalen Verfügbarkeit von Leistungen und der digitalisierten Bearbeitung ohne Medienbrüche, die im Ergebnis die Bearbeitungszeit von Vorgängen reduziert und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden erhöht.
Mitautoren: Jörg Veidt, Dominik Nerge, Martin Czerwick