So gelingt der Kirche die Reorganisation der Verwaltung So gelingt der Kirche die Reorganisation der Verwaltung So gelingt der Kirche die Reorganisation der Verwaltung

In unserer Artikel-Reihe zur Reorganisation kirchlicher Verwaltungen haben wir die Grundsätze einer guten Verwaltung genannt, ein Zielbild für die moderne Verwaltung skizziert und die Prozesse als den Kern des Verwaltungshandelns beschrieben. Damit sind die Eckpunkte für ein Projekt zur Reorganisation der Verwaltung kirchlicher Organisationen gesetzt.

Ein solches Projekt bringt große Veränderungen für den Arbeitsalltag und das Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden mit sich. Damit stellt die Reorganisation kirchlicher Verwaltung für die Organisation insgesamt eine große Herausforderung dar. Die Erfahrung zeigt, dass Reorganisationsprojekte seltener an der fehlenden fachlichen Expertise der Mitwirkenden oder an einer mangelhaften Analyse der Verbesserungsmöglichkeiten scheitern, sondern vielmehr an Widerständen und Herausforderungen bei der konkreten Umsetzung von Veränderungen. Dem kann mit einem professionellen Veränderungsmanagement begegnet werden. 

Menschen brauchen Zeit, um sich auf Veränderungen einzustellen; sie wollen verstehen, wie sich die Veränderung auf ihr Arbeitsumfeld auswirkt. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig und verständlich den identifizierten Veränderungsbedarf zu kommunizieren. In der internen Kommunikation, in Besprechungen und Mitarbeiterversammlungen kann so ein Bewusstsein geschaffen werden, dass Veränderungen nötig sind. In der Regel können dabei Unzufriedenheiten in den Reihen der Mitarbeitenden aufgenommen werden, die häufig selbst ein Gespür dafür haben, wenn etwas „nicht rund läuft“. Auf dieser Stufe eines Veränderungsprojektes ist es wichtig, Sicherheit auszustrahlen und Vertrauen zu stärken. Klare Ziele, verständliche Botschaften und die erkennbare Überzeugung der Leitungsebene helfen dabei, Unsicherheit einzudämmen und Widerstände zu reduzieren.

Wenn das Bewusstsein für den Änderungsdruck vorhanden ist, sollten die Mitarbeitenden für das Veränderungsprojekt mobilisiert werden. Dies gelingt am besten mit einer zielgruppenspezifischen Kommunikation. Ein wichtiges Werkzeug dafür ist eine sogenannte Kommunikationsmatrix. In dieser werden alle Interessensgruppen und Beteiligte eines Projektes aufgelistet und ihre Haltung zum Projekt sowie ihr Einfluss auf das Projekt vermerkt. Ausgehend davon können die jeweiligen Kommunikationsformate geplant und gesteuert werden. In dieser Phase liegt somit der Fokus darauf, die Mitarbeitenden zu motivieren, indem sie in die Veränderung einbezogen werden, sich aktiv einbringen und so Verantwortung für das Projekt übernehmen können. Mitarbeitende, die sich dabei besonders engagiert zeigen, können durch die Projektleitung mit besonderen Aufgaben betraut und so zu Botschaftern des Wandels werden.

Nach Sensibilisierung und Mobilisierung ist es entscheidend, die Veränderungen dauerhaft und nachhaltig in der Organisation zu implementieren. Schulungen für Mitarbeitende und schnelle Teilerfolge sind Instrumente, um die Akzeptanz für die Veränderung hoch zu halten. Gerade in der Entwicklung neuer Routinen, der Festigung neu entwickelter Abläufe und Zuständigkeiten ist viel Engagement der Verantwortlichen gefordert, um ein Zurückfallen in alte Muster zu verhindern. In Anbetracht der Vielschichtigkeit von Reorganisationsprojekten wird deutlich, dass ein professionelles Veränderungsmanagement eine unverzichtbare Ergänzung zum klassischen Projektmanagement darstellt.

Wir unterstützen Sie gerne mit unserem interdisziplinären Team und der breiten Erfahrung im kirchlichen Bereich und freuen uns, Sie bei Ihrem nächsten Vorhaben zu begleiten.