So kann die Kirche ihre Prozesse in der Verwaltung erfolgreich um- oder neugestalten So kann die Kirche ihre Prozesse in der Verwaltung erfolgreich um- oder neugestalten So kann die Kirche ihre Prozesse in der Verwaltung erfolgreich um- oder neugestalten

Pastorales Handeln und kirchliche Verwaltung sollten immer Hand in Hand gehen. Den kirchlichen Verwaltungsstellen kommt eine Unterstützungsfunktion zu, welche die Kernaktivitäten erst ermöglicht. Was gute Verwaltung ausmacht, haben wir in fünf Grundsätzen zusammengefasst. 

Diesen Ansatz möchten wir nun vertiefen und ein Zielbild kirchlicher Verwaltungen über fünf Dimensionen zeichnen  - von der Vision bis zur notwendigen IT-Infrastruktur. Wir beleuchten dabei die Ablauforganisation genauer, weil die Prozesse das zentrale Element einer guten Verwaltung sind: Prozesse stellen transparentes Handeln in den Abteilungen sicher. Sie garantieren die Einhaltung der Rechtsvorschriften und sie sind der Ausgangspunkt für die Einrichtung der IT-Systeme. Prozesse sind eine logische Verknüpfung mehrerer Aktivitäten, die ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel (z. B. Bestellung und Bezahlung von Waren und Dienstleistungen) zu erreichen. Mehrere Prozesse werden zu Teil- und Hauptprozessen zusammengefasst. Prozesse haben in der Regel mehrere Elemente: einen Auslöser (etwa eine Bedarfsmeldung), Aktivitäten (dazu gehören etwa Prüfungen, Freigaben, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungsprüfungen oder Rechnungsfreigaben), unterstützende IT-Systeme, Verantwortlichkeiten sowie das Prozessergebnis (zum Beispiel einen Zahlungsausgang). 

Da sich in Verwaltungen viele Prozesse wiederholen, sollten diese so reibungslos wie möglich ablaufen. Fehler, Schleifen und Unklarheiten lösen bei den Mitarbeitenden Arbeitsüberlastung und Mehrkosten aus. Gute Prozesse sind dagegen der „Schmierstoff“ für transparentes, nachvollziehbares, zielgerichtetes und sparsames Handeln. 

Deswegen sollten vor allem fünf Punkte beachtet werden, wenn Prozesse neu- oder umgestaltet werden:  

1. Möglichst frühzeitig sollte eine Entscheidung getroffen werden, ob bereits bestehende und etablierte Abläufe weiterentwickelt oder die Prozessorganisation neu entwickelt werden soll. Abhängig von dieser Entscheidung gestaltet sich dann die Soll-Konzeption mit den notwendigen Veränderungen.
2. In der Regel gilt für die Konzeption, dass harmonisierte, standardisierte und automatisierte Prozesse am Ende ressourcenschonender und wirkungsvoller sind.
3. Alle Prozesse sind zu dokumentieren, um eine einheitliche Anwendung durch die Mitarbeitenden zu gewährleisten.
4. Es ergibt sich eine Prozesslandkarte, in der alle Hauptprozesse logisch angeordnet sind. Diese „Landkarte“ gibt Orientierung für alle Mitarbeitenden und setzt zugleich die Anforderungen für die Aufbauorganisation und die benötigte IT-Architektur.
5. Besteht der Wunsch nach einer neuen IT-Lösung, sollten neben den technischen auch alle fachlichen und prozessualen Anforderungen definiert werden. Auf dieser Basis kann die IT ausgeschrieben, ausgewählt und eingeführt werden. Auswahl und Einführung einer neuen IT-Lösung sind meist mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Dabei gilt: je standardisierter die Prozesse bzw. je ähnlicher sie zu den üblichen Branchenstandards sind, desto einfacher und damit günstiger wird die IT-Lösung. Die Anpassungen bei der Implementierung fallen dadurch geringer aus. Prozesse sind außerdem die Grundlage für die Festlegung der Aufbauorganisation. Mithilfe der Prozesslandkarte kann auch der Zuschnitt der Organisationsbereiche definiert werden.