Keyfacts
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Die Rolle des Einkaufs hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Von einer einstigen reinen Bestellabteilung ist der Einkauf heute zentraler Ansprechpartner für sämtliche Geschäftspartner, sowohl intern als auch extern.
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Beschaffungswege rücken aufgrund des Lieferkettengesetzes in den Fokus vieler Unternehmen und erfordern eine ganzheitliche Transparenz und Reporting-Fähigkeit.
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In der Digitalisierung des Einkaufs liegen Potenziale sowohl hinsichtlich der zunehmenden Nachhaltigkeitsregulatorik als auch einer Steigerung der Prozesseffizienz.
Die Logistikbranche wird zurzeit vor allem durch das Thema Nachhaltigkeit und der damit verbundenen Transparenznachfrage sowie einer Erhöhung der Compliance Anforderungen bewegt. Dabei eröffnen sich maßgebliche Potenziale in der Einführung neuer digitaler Technologien und Plattformen. Im folgenden Beitrag wollen wir näher beleuchten wie sich der Einkauf durch den Einsatz von Technologie optimieren lässt und dabei helfen kann, die Herausforderungen der Branche zu meistern.
Zunehmende Bedeutung des Einkaufs für die Logistikbranche
Die Rolle des Einkaufs hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Von einer einstigen reinen Bestellabteilung ist der Einkauf heute zentraler Ansprechpartner für sämtliche Geschäftspartner, sowohl intern als auch extern. Mit der zunehmenden system- als auch prozessseitigen Integration von Transport- und Logistikunternehmen in die Kundenökosysteme gewinnt die Funktion des Einkaufs immer mehr an Bedeutung.
Unser Experte Stefan Löchner Partner, Consulting Value Chain Transformation sieht vor allem im Einkauf den Ansatzpunkt für Lösungen: „Besonders in der Logistik Branche registrieren wir eine immer stärkere Nachfrage nach entsprechenden, digitalen Lösungen, um den genannten Themen und Herausforderungen schnell und agil zu begegnen. Aus unserer Erfahrung eignet sich besonders der Einkauf als Ansatzpunkt für diese Lösungen, da hier die Entscheidung zu Vergaben und Beauftragung von Lieferanten getroffen wird und dazu neben kommerziellen Aspekten auch Nachhaltigkeits- sowie weitere Risikodaten betrachtet werden müssen.“
Technologie als Enabler
Die Beschaffungswege der Dienstleister rücken aufgrund des Lieferkettengesetzes in den Fokus der Compliance Anforderungen vieler Unternehmen und erfordern eine ganzheitliche Transparenz und Reporting-Fähigkeit. Hierfür ist digitale Technologie in den Einkaufs- und Supply Chain Prozessen der Enabler.
Löchner sieht folgende Gründe für die Nutzung digitaler Technologie im Einkauf: „Ein hohes Automatisierungspotenzial, die funktionsübergreifende Schnittstellenrelevanz und die zunehmende Datenflut für Einkäufer macht eine Digitalisierung des Einkaufs erforderlich. Hierbei kann ein eProcurement System helfen entsprechende Potenziale zu erschließen und trägt nach unserer Erfahrung erheblich zur Lösung vielfältiger Probleme bei - beispielweise der Bereitstellung von Nachhaltigkeitsdaten von Lieferanten oder dem Lieferantenrisikomonitoring von der Ausschreibung über Verträge/Bestellungen bis in den Rechnungsprozess.“
eProcurement System - eine digitale Lösung für den gesamten Prozess
Ein eProcurement System stellt die Digitalisierung des strategischen Einkaufs (Source-to-Contract) und des operativen Einkaufs (Purchase-to-Pay) dar. Es digitalisiert und automatisiert dabei alle wesentlichen Schritte des Beschaffungsprozesses, angefangen mit der Bestellanforderung, der Freigabe der Bestellung, der Bestellung selbst, inklusive Bestellbestätigung und Wareneingangsbuchung sowie des Rechnungseingangsprozesses.
Mit der eProcurement Software lassen sich Quoten von ca. 98% bei elektronisch verarbeiteten Bestellungen, 84% an elektronisch verarbeiteten Rechnungen sowie 95% bei „Spend under Management“ (SUM: eine Kennzahl die angibt wie viel Prozent der Ausgaben vom Management überwacht werden) erreichen. Auch die Daten verschiedener Kunden lassen sich auf der Plattform entlang des Beschaffungsprozesses, von der Ausschreibung über den Vertrag bis hin zur Rechnung konsolidieren und nutzen. So kann überwacht werden, wie viel wo beschafft wurde, was letztendlich für transparentere Prozesse sorgt. Die Funktionalitäten können dabei angepasst und vom entsprechenden Softwareanbieter berücksichtigt werden. Ein führender Anbieter einer solchen eProcurement Software dessen Lösung bereits von einigen Unternehmen in der Logistikbranche eingesetzt wird ist Coupa.
Weitere Potenziale des digital optimierten Einkaufs
Neben einer Steigerung der Transparenz kann ein eProcurement System die Compliance, unter anderem durch vordefinierte Genehmigungsketten in den verschiedenen Geschäftsprozessvarianten erhöhen und damit sowohl interne als auch externe Risiken weiter minimieren. So schafft es ein eProcurement System wie Coupa die Quote von vorab genehmigten Ausgaben auf 97% und die Quote an richtlinienkonforme Ausgabepositionen auf 98% zu steigern.
Zusätzlich lassen sich durch die Lösung konkrete Mehrwerte schaffen: Diese äußern sich besonders in Effizienzsteigerungen. So tragen standardisierte, transparente und vor allem anwenderfreundliche Geschäftsprozesse zu einer Kostenminimierung bei. Des Weiteren können Bestellungen deutlich schneller abgewickelt und die Durchlaufzeit, von Bestellanforderung bis zur Bestellung, auf durchschnittlich einen Tag minimiert werden. Dies sorgt in Kombination mit der Verringerung des manuellen Aufwands dafür, dass Fehler minimiert sowie Kosten eingespart werden und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten geschaffen wird.