Weil „Ja, ich will“ teuer werden kann Weil „Ja, ich will“ teuer werden kann

Innovationen fördern, mit der Zeit gehen, Neues ausprobieren – das ist immer gut und meistens richtig. Mindestens genauso wichtig aber ist es, Dinge nicht überstürzt, sondern gut durchdacht anzugehen. Besonders dann, wenn es darum geht, neue Prozesse oder Projekte in einem Unternehmen einzuführen. Ganz egal, ob es dabei um Automatisierungsprojekte oder die Einführung eines neuen Systems geht.

Einen Schritt zurückgehen und die Dinge mit kühlem Kopf betrachten sind der Start eines jeden erfolgreichen Projekts. Es ist so: Eine große Mehrheit neuer Projekte scheitert oder verfehlt ihren gewünschten Nutzen. Sie werden oft unüberlegt und überhastet angegangen. Durch die fortschreitende Digitalisierung und Komplexität sehen sich Unternehmen häufig unter Druck gesetzt. Um mithalten zu können, wollen sie dann Prozesse ändern oder setzen auf neue Technologien.

Ich appelliere, sich von diesem Druck zu befreien und Projekte nicht kopflos zu initiieren. Dazu empfehle ich, folgende Fehler zu vermeiden:

Am Anfang aller Überlegungen sollte diese grundsätzliche Frage stehen: Welches Problem soll künftig gelöst werden? Wer hierauf keine klare Antwort findet, sollte sich fragen, wofür ein neuer Prozess oder eine neue Technologie überhaupt notwendig sind.

Im nächsten Schritt gilt es, die Problemstellen genauer zu analysieren. Also herauszufinden, wie oft das zu lösende Problem überhaupt auftritt und welcher finanzieller, zeitlicher und qualitativer Schaden dadurch entsteht. Ein großes Problem rechtfertigt oft eine große Lösung. Das schafft Handlungsspielräume bei der Umsetzung.

Wer sich dem Symptom bewusst ist, muss nicht unbedingt die Ursache kennen. Eine exakte Analyse ist daher notwendig, um dem Kern des Problems näher zu kommen. Er liegt nicht immer dort, wo er anfangs vermutet wurde. Daraus folgt oft die Frage: Eignet sich eine neue Technologie oder reicht es, wenn die internen Arbeitsprozesse angepasst und optimiert werden?

Ein Praxisbeispiel: Viele Kunden haben keinen Überblick über ihre Verträge. Daraus folgt der Ruf nach künstlicher Intelligenz, automatisierter Textauslesung und anderen technischen Ausbaustufen des Vertragsmanagements. Begeben wir uns dann mit dem Kunden auf Ursachensuche wird oftmals klar, dass wesentlich weniger technischer Aufwand für die Problemlösung nötig ist, als anfänglich vermutet.

Von der Einführung eines neuen Projekts sollen alle Stakeholder profitieren. Ihre Bedürfnisse sollten bei der Projektplanung analysiert und berücksichtigt werden. Wer die Bedürfnisse kennt, kann sie mit in die Lösungserarbeitung einbeziehen. Vier grundsätzliche Fragen helfen hier: Welchen funktionellen „Job-to-be-done“ muss ein Stakeholder erfüllen? Wie geht er dabei vor? Welche Wünsche hat er bei den einzelnen Schritten und wo sind seine Grenzen?

Betrachten Sie das Problem aus mehreren Perspektiven. Es ist sinnvoll, Hilfe von außen oder Kollegen aus Abteilungen, die von dem neuen Projekt nicht unmittelbar betroffen sind, hinzuzuziehen. Die unterschiedlichen Sichtweisen können bei der Ausformulierung des Lösungsansatzes helfen und Silodenken vermeiden. Auch eine Innovations-Challenge kann ein Anreiz sein querzudenken und neue Blickwinkel einzunehmen.

Wer ein neues Projekt verwirklichen, einen neuen Prozess oder eine neue Technologie einführen will, sollte sich Zeit für eine akkurate Vorarbeit nehmen. Ein Problem sollte zunächst verstanden werden, bevor eine passende Lösung gefunden werden kann. Es gilt dabei die richtige Mischung aus Geschwindigkeit und Genauigkeit zu finden. Ein weiterer Erfolgsfaktor: der Mut, auch mal Nein zu sagen. Nein zu sagen, zu Technologien, die noch nicht auf dem Entwicklungsstand sind, den man benötigt oder für die das Unternehmen noch nicht bereit ist. Wer sich gut vorbereitet, Risiken und Kosten ausführlich, gut strukturiert abwägt und Entscheidungsprozesse transparent dokumentiert, der hat sehr gute Chancen, dass sich ein neuer Prozess oder eine neue Technologie bewährt und die gewünschten Verbesserungen eintreten.