Carve-out-Abschlüsse: Spielregeln Carve-out-Abschlüsse: Spielregeln

Ein Carve-out – die Abspaltung eines Geschäftsbereichs – beeinflusst viele Aspekte eines Konzerns: Das Personal muss zwischen der zu separierenden Einheit und dem Konzern aufgeteilt, Büroräume und Werksgelände müssen umorganisiert, zuweilen räumlich getrennt und IT-Landschaften für zwei separate Unternehmen müssen geschaffen werden. Und dann wäre da noch der Carve-out-Abschluss.

Diese Veränderungen und zusätzlichen Aufgaben können ein Unternehmen oft an seine organisatorischen Grenzen bringen. Damit ein Carve-out-Projekt die reguläre Geschäftstätigkeit möglichst wenig stört, ist es umso wichtiger, dass die handelnden Akteure den Überblick über alle beeinflussten Bereiche behalten.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Organisation eines Carve-out-Projekts sind klare „Spielregeln“, festgehalten in einer sogenannten Carve-out-Guideline.

Basierend auf den Anforderungen an den Carve-out-Abschluss muss der notwendige Umfang des Abschlusses definiert werden. Für welche Zeiträume werden Abschlüsse erstellt? Welche Anhangangaben werden benötigt?

Zusätzlich muss die inhaltliche Aufteilung der Geschäftsbereiche beschrieben werden. Es muss auch geklärt werden, wie legale Einheiten aufgeteilt werden, wenn diese nicht eindeutig der zu separierenden Einheit oder dem Restkonzern zugeordnet werden können. Erfahrungsgemäß macht die Aufteilung dieser sogenannten Zebragesellschaften oft den Löwenanteil der Arbeit aus. Diese strukturellen Grundparameter (z.B. in Form einer Carve-Out-Guideline) werden häufig als „Baseline“ bezeichnet.

Um ein Carve-out-Projekt erfolgreich durchzuführen, ist es neben den klaren und verständlichen Regeln auch essentiell, Projektteams für unterschiedliche Workstreams zu bilden. Zu den offensichtlichsten und erfahrungsgemäß wichtigsten gehören die „Baseline“, „Project Management Office (PMO)“ und „IT“. Daneben sind die Workstreams „Human Resources“, „Sales“, „Supply Chain“ und „Legal“ wichtige Datenlieferanten im Prozess.

Der Baseline-Workstream ist verantwortlich für die Erstellung und Umsetzung der Carve-out-Guideline. Dazu müssen Informationen aus allen Workstreams zentral verarbeitet werden. In enger Zusammenarbeit dazu steht der PMO-Workstream, welcher sich um die Projektplanung (zeitlicher Ablauf und Ressourceneinbindung) und -koordination und die Abstimmung unterhalb der Workstreams kümmert, beispielsweise durch regelmäßige Status Meetings.

Der IT-Workstream hat vielgestaltige Verantwortungen: Er muss für die zu separierende Einheit eine separate IT-Landschaft aufsetzen; der Datentransfer historischer Daten (evtl. zu einem anderen ERP-System) muss ermöglicht werden und eine (Tool-)Lösung zur Erstellung der Carve-out-Abschlüsse muss ausgewählt werden. Zusammen mit dem Baseline-Workstream werden für die Zebragesellschaften frühzeitig Möglichkeiten zur systematischen Aufteilung anhand von Mitbuchmerkmalen ersucht, um den manuellen Arbeitsaufwand zu minimieren. Zudem wird das Format von Anpassungsbuchungen abgestimmt.

Je nach Anforderungen an das Carve-out-Projekt können weitere Workstreams hinzukommen, wie beispielsweise „Inter- bzw. Intracompany“, „Berichterstattung“ (Dokumentation für Audit Trail), „Tax“ und „Audit“ (Abstimmung mit Prüfern bzgl. der Wesentlichkeit) sowie im Falle von geplanten Kapitalmarkt- oder M&A-Transaktionen auch weitere Financial-Workstreams wie „Due Diligence“ oder „Abstimmung mit Regulator“.