Mientras los equipos de administración de las empresas replantean cómo llevar a cabo sus operaciones en el entorno de COVID-19, el Consejo también reajusta sus propias actividades y procedimientos de supervisión.

A continuación, compartimos cinco aspectos que el Consejo debe tomar en cuenta:

 

1. Pasar a reuniones virtuales

El Consejo está acostumbrado a reunirse vía telefónica cuando surge una necesidad; actualmente, la mayoría utiliza esta vía y otros medios virtuales, y deben estar preparados para continuar haciéndolo en el futuro próximo. Es fundamental verificar que las reuniones telefónicas o virtuales estén permitidas por la legislación societaria aplicable, así como por los propios estatutos corporativos, para evitar problemas relacionados con alcanzar el quorum requerido debido a contagios u otros factores. Además, deberán notificar las reuniones del Consejo con prontitud, y confirmar si la compañía cuenta con estatutos particulares para situaciones de emergencia de conformidad con la legislación societaria aplicable que aborde los problemas anteriores, en su caso. Debido a que la pandemia de COVID-19 está en constante evolución, todo el Consejo y cada uno de los comités deben tener procesos implementados que les permitan reunirse con mayor frecuencia y con poca antelación.

 

2. Reforzar los protocolos de ciberseguridad del Consejo

El aumento en el uso de portales y plataformas tecnológicas para llevar a cabo reuniones virtuales, así como el potencial relacionado con la actividad cibernética maliciosa, debe dar lugar a una mayor vigilancia en cuanto a la seguridad de las juntas y comunicaciones. Además, el uso de correo electrónico, dispositivos personales o software no autorizado para llevar a cabo sus actividades puede presentar serios riesgos para la ciberseguridad. Pida al asesor legal o al jefe de seguridad de la información que oriente al Consejo sobre los protocolos de seguridad cibernética de la compañía que aplican para ellos y para la fuerza laboral en el contexto del nuevo entorno operativo. Así mismo, las políticas de retención de documentos y los riesgos relacionados con tomar y conservar las notas de las reuniones y los materiales del Consejo deben revisarse para garantizar la comprensión de los directores.

 

3. Ajustar la manera en que el Consejo, a través de la estructura de su comité, supervisa la respuesta de la Alta Dirección ante COVID-19

La responsabilidad final de la supervisión recae en todo el Consejo. Sin embargo, es posible que deseen establecer un comité especial compuesto por directores que tengan el tiempo y la experiencia necesarios, para supervisar la respuesta de la compañía, comunicarse continuamente con la Administración, e informar a todo el Consejo.

También puede delegar tareas de supervisión de varios aspectos de la respuesta de la empresa entre sus comités permanentes con base en sus responsabilidades. La coordinación y comunicación entre los comités es de suma importancia.

 

4. Revaluar las actualizaciones que la Alta Dirección proporciona al Consejo

El Consejo debe considerar la frecuencia y la manera en la que la Administración deberá actualizarle durante la contingencia sanitaria, sin perder de vista que esta debe centrar sus esfuerzos en gestionar la situación. Asimismo, la frecuencia de las actualizaciones puede cambiar dependiendo de las circunstancias. Podría ser conveniente que el director general comparta a todo el Consejo información actualizada de manera periódica por correo electrónico. Las áreas clave de enfoque probablemente incluirán actualizaciones sobre la evolución de la situación y su repercusión en la compañía; planeación de supuestos y el posible impacto en los riesgos financieros y operativos, y la estrategia de negocios; el perfil de riesgo cambiante de la compañía, incluidos los riesgos financieros, de liquidez y operativos relacionados con la fuerza laboral y la cadena de suministro, los riesgos de ciberseguridad y de tecnologías de la información; y actualizaciones sobre directrices del gobierno. Para reducir la carga de información, considere recibir los comunicados elaborados específicamente para el Consejo. El hecho de que el presidente del Consejo actúe como conducto para la comunicación con el director general puede ayudar a que la interacción sea más eficiente.

 

5. Planear la sucesión de emergencia de los líderes del Consejo y la Alta Dirección

El Consejo debe prepararse para la posibilidad de que la pandemia pueda afectar directa o indirectamente la capacidad de la Dirección para cumplir con sus responsabilidades. Por ello, es importante tener un plan de sucesión provisional o permanente para los roles de liderazgo del Consejo (por ejemplo, el presidente del Consejo o director principal y los presidentes de los comités), así como para el director general y otros miembros de la Alta Dirección. Estos planes de sucesión deben tener en cuenta la posibilidad de que más de un integrante del equipo directivo o del Consejo pueda enfermarse al mismo tiempo.

 

Para obtener más información sobre cómo el Consejo puede supervisar la respuesta de la compañía a la pandemia, le invitamos a leer la publicación de KPMG Board Leadership Center: Navegando a través de la pandemia.

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