Keine Angst vor Prozessautomatisierung Keine Angst vor Prozessautomatisierung

Automatisierung in der Finanzabteilung wird trotz zahlreicher Vorteile, wie Qualitäts- oder Effizienzsteigerungen, nicht flächendeckend eingesetzt. Bei SAP S4/HANA-Migrationen können Prozessänderungen im Rahmen von Standardisierung und Digitalisierung umgesetzt werden und eine Basis für RPA schaffen.

«Dieser Hype um Digitalisierung soll sich jetzt erst einmal ein bisschen legen, wir sortieren jetzt erst mal unsere Eindrücke.» So äusserte sich der Finanzverantwortliche eines Unternehmens im Rahmen unser Studie «Finance 2025». Diese Aussage war keine Überraschung, sie spiegelt vielmehr den aktuellen Status Quo der digitalen Transformation des Finanzbereichs wider. Die digitale Transformation schreitet noch immer langsam voran.

Tatsächlich ist von digitaler Transformation häufig noch nicht viel zu spüren. Nach unseren Studienerkenntnissen werden neue Technologien, wie z.B. Big-Data-Analysetools und Business Process Management (BPM) Plattformen, bislang nur in geringem Masse eingesetzt.

Viele Unternehmen schaffen weiterhin erst die Grundvoraussetzungen für die weitere Digitalisierung. Dazu zählen die Qualität und das Management von Stammdaten, die Vereinheitlichung der Systemlandschaft und die Abschaffung von Altsystemen.

Unsere Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen wurde bereits zum vierten Mal durchgeführt und ermöglicht somit erste Schlussfolgerungen. Auffällig ist, dass sich in der Verbreitung der abgefragten Technologien seit 2018 wenig verändert hat.

Erstaunlich ist insbesondere das weiterhin geringe Interesse an BPM-Plattformen zur Automatisierung von Finanzprozessen. Besonders im Rechnungswesen liessen sich repetitive Abläufe mittels BPM-Plattformen sehr gut digitalisieren und automatisieren.

Gut ein Viertel der Unternehmen setzt mittlerweile Robotic Process Automation (RPA), also Software-Roboter ein. Diese Roboter leisten zum Beispiel bei der Prüfung von Eingangsrechnungen oder der Verarbeitung von Zahlungseingängen einen signifikanten Beitrag. Aber auch bei der Dateneingabe, beim monatlichen Reporting und in der E-Mail-Kommunikation lassen sich RPA-Lösungen gut einsetzen.

Dies belegen die positiven Erfahrungen unserer Studienteilnehmer, die bereits RPA- Lösungen einsetzen: ~90 Prozent nennen Zeitersparnis als Vorteil. Qualitätssteigerungen und Kosteneinsparungen werden ebenso von der Mehrheit der Studienteilnehmer als Vorteile genannt.

Allerdings zeigt sich auch die Kehrseite der Medaille: In vielen Unternehmen tritt Ernüchterung um den Roboter-Hype ein. «Das Ganze hat keine grosse Revolution ausgelöst», kommentierte beispielsweise ein Studienteilnehmer. Der Grund: Vielfach wurde das Thema RPA Governance unterschätzt. Studienteilnehmer berichten von hohem Betreuungsaufwand, sodass 45 Prozent RPA lediglich als Brückentechnologie betrachten.

Insgesamt zeigen die Studienergebnisse, dass Vorbehalte gegenüber dem Mehrwert bestimmter neuer Technologien nach wie vor gross sind. Zwar erfreuen sich Cloud-Lösungen im Rechnungswesen und In-Memory-Datenbanken einer wachsenden Beliebtheit, aber Big-Data-Analysetools und Self-Service Reporting werden derzeit, wenn überhaupt, nur in Pilotprojekten getestet. Auch künstliche Intelligenz wird kaum eingesetzt.

Die Migration auf SAP S/4HANA kann als Basis für die weitere Digitalisierung und Automatisierung genutzt werden. Im Rahmen der Softwaremigration sollten die Prozesse standardisiert und digitalisiert werden als Ausgangsbasis für RPA. Die Mehrheit der Unternehmen plant die Migration auf SAP S/4HANA in den nächsten Jahren.

Der Finanzbereich hat noch viel Digitalisierungsarbeit vor sich: Operationelle Prozesse sind erst in 20 Prozent der Unternehmen nahezu vollständig automatisiert. Besonders gering ist der Digitalisierungsgrad bei der nichtfinanziellen Berichterstattung.

Die Vorteile neuer Technologien wie BPM-Plattformen oder Virtual-Reality-Tools zur Visualisierung von Kennzahlen liegen auf der Hand. Angesichts einer sich immer schneller verändernden Welt, des Digitalisierungsdrucks durch die COVID-19 Krise und einer zunehmenden Komplexität von Vorschriften, die mit technologischer Unterstützung besser beherrschbar sind, sollten Unternehmen jetzt die Chance für Digitalisierung nutzen.

Es zahlt sich aus, innovative Lösungen für Finanzprozesse und die Organisation einzusetzen, um Herausforderungen effizient bewältigen zu können. Gleichzeitig versetzt sich die Finanzfunktion in die Lage, durch eine intelligente Analyse der Daten, gesamtunternehmerische Entscheidungen zu unterstützen und so einen relevanten Wertbeitrag zu leisten.