Optimale Digitalisierungsstrategie im Finanzbereich Optimale Digitalisierungsstrategie im Finanzbereich

Bedenken gegenüber der Cloud, Zurückhaltung beim Einsatz innovativer Technologien – viele Unternehmen tun sich nach wie vor schwer mit dem Einsatz von Decision Based Modelling, Realtime Reporting & Co. Gerade im Rechnungswesen, in dem es viele transaktionale und regelbasierte Prozesse gibt, welche mit etwas Pioniergeist und Aufgeschlossenheit einfach digitalisiert und automatisiert werden können.

Auf den ersten Blick verwundert es, dass viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanzabteilung meist konservativ aufgestellt sind und daher noch stark auf manuelle Prozesse setzen. Bei genauerer Betrachtung allerdings erkennt man, dass es viele Gründe gibt, warum Unternehmen bei dem Thema noch nicht weiter fortgeschritten sind.

Viele innovative Technologien sind noch nicht richtig ausgereift. Im Bereich der Künstlichen Intelligenz-Anwendungen, Optical Character Recognition (OCR), oder der automatisierten Verarbeitung es mit Sicherheit noch einige grüne Bananen. Diese Tools funktionieren zwar grundsätzlich, für deren Einsatz in der täglichen Praxis müssen jedoch noch relativ schwierige Anpassungs- und Wrap-up-Prozesse durchgeführt werden damit der individuell gewünschte Nutzen erzielt wird.

Die strategische Vorbereitung der Prozesse für den Einsatz neuer Technologien ist unumgänglich, weil Unternehmen sonst später immer auf die gleichen Schwierigkeiten und Probleme stossen werden. Viele Unternehmen sind daher noch sehr intensiv damit beschäftigt, die Dinge aufzuarbeiten, die durch die Digitalisierung nach oben gespült wurden – zum Beispiel Stammdaten von schlechter Qualität, oder keine end-to-end-durchgängigen digitalen Prozesse. Erst danach können sie sich darüber klar werden, welche Technologien überhaupt Lösungen für ihre spezifischen Fragestellungen und Aufgaben geben.

Die vorgelagerten Aktivitäten sind zeitaufwändig, weshalb sich Unternehmen weniger schnell als gewünscht auf die Auswahl und Implementierung neuer Technologien konzentrieren können.

Erschwerend kommt hinzu, dass die wenigsten Unternehmen für die Digitalisierung zusätzliches Personal aufbauen. Der allgemeine Wunsch nach Effizienz führt dazu, dass auch die Digitalisierung unter Wahrung der Kosten funktionieren muss, also mit der Stammbelegschaft umgesetzt wird. Häufig jedoch, kommen die Mitarbeiter erstmals mit dem Thema Digitalisierung in Berührung.

Mit dem Ziel, die komplette Digitalisierung selbst stemmen zu wollen, überfordern viele Unternehmen sich selbst und ihre Mitarbeiter. Unternehmen können nur selten die Kenntnisse vorhalten, die ein externer Experte mit der Erfahrung aus vielen Projekten sowie Industrien hat. Hier ist es sinnvoll, sich zumindest kurzfristig Unterstützung in Form von Manpower, Knowhow und frischen Ideen reinzuholen, um die Transformation anzustossen, bzw. die ersten Digitalisierungsideen konkret und zügig umzusetzen.

Zusätzlich sollten Unternehmen bei den ganzen Technologien wie der Künstlichen Intelligenz, Spracherkennung und Textmining auch einfach den Mut haben, diese auszuprobieren, um beispielsweise in einem kleinen Projekt den Nutzen herauszufinden und Digitalisierungserfahrung aufzubauen: Wo hilft Digitalisierung wirklich? Wo bringt Digitalisierung mittel- oder langfristig echte Effizienz- und Qualitätsgewinne?

Erst nachdem die ersten Digitalisierungsinitiativen abgeschlossen wurde, können Unternehmen auch einschätzen, wie aufwändig die Implementierung ist, welche Hürden zu beachten sind, und ob das ausgewählte Tool auch in der konkreten Anwendung so funktioniert, dass man es unternehmensweit ausrollen kann. Diese Fragen beantwortet einem auf theoretischer Basis niemand, und es kostet zu viel wertvolle Zeit, auf Erfahrungsberichte anderer zu warten.

Eine präzise Vorbereitung und eine durchdachte Strategie sind essenziell. Doch aus den Augen darf man den Faktor Geschwindigkeit auf gar keinen Fall verlieren. Wenn Unternehmen versuchen, die Digitalisierung in einem voll integrierten, von A bis Z zu Ende gedachten Prozess wasserfallmässig durchzuführen, werden sie mit grosser Sicherheit scheitern. Sie sollten sich überlegen, wie sie agile Strukturen schaffen und mit wendigen Schnellbooten die Digitalisierung in einzelnen Teilprojekten mit einer vernünftigen Priorisierung zügig umsetzen können.

Die Unternehmen stehen bei der Digitalisierung vor der Herausforderung, die Aufgaben zu priorisieren, die für das Unternehmen individuell richtig sind, die richtige Technologie dafür zu finden und die Mitarbeiter speziell auszubilden. Dabei sollten sie sich in einzelnen Bereichen Hilfe holen, um sich das notwendige Knowhow, welches im Unternehmen nicht vorhanden ist, zu sichern. So verhindern sie ausserdem personelle Engpässe in der eigenen Belegschaft, die mit zu vielen anderen Projekten befasst ist, als dass sie zusätzlich auch noch die Digitalisierung ihres Bereichs allein stemmen könnte.