COVID-19: Die 6 dringlichsten Fragen für den VR COVID-19: Die 6 dringlichsten Fragen für den VR

Im Hinblick auf die Pflichten des Verwaltungsrats in der Krise ist es wichtig, sich kurz die Schweizer Besonderheiten in Bezug auf die Unternehmensverfassung, die Corporate Governance, zu vergegenwärtigen. Das Gesetz geht von einem monistischen System aus, in welchem der Verwaltungsrat auch die Geschäftsführung selbst ausübt. Dies ist jedoch bei grossen und vor allem auch börsenkotierten Unternehmen die Ausnahme. Vielmehr delegiert der Verwaltungsrat die Geschäftsführung auf Basis eines Organisationsreglements an die Geschäftsleitung. Diese Delegation hat nach Massgabe von Art. 716a Obligationenrecht (OR) zu erfolgen, in welchem die unentziehbaren und unübertragbaren Aufgaben des Verwaltungsrats festgehalten sind. Dazu gehören namentlich

• die Oberleitung der Gesellschaft,
• die Erteilung der nötigen Weisungen,
• die Festlegung der Organisation,
• die Oberaufsicht der mit der Geschäftsführung betrauten Personen,
• die Ausgestaltung der Finanzkontrolle und der Finanzplanung sowie
• die Vorbereitung der Generalversammlung.

Der Bundesrat hat am 16. März 2020 die aktuelle Situation als ausserordentliche Lage im Sinne des am 1. Januar 2016 in Kraft getretenen Epidemiengesetzes eingestuft. Seither sind verschiedene Massnahmen zur Bewältigung der COVID-19-Pandemie getroffen worden. Diese reichen von einem Verbot von Treffen von mehr als fünf Personen, über Hygienemassnahmen bis hin zu einer ganzen Reihe von wirtschaftlichen Massnahmen wie z.B. der Ausdehnung der Anspruchsberechtigung für Kurzarbeitsentschädigung oder die Zurverfügungstellung von Überbrückungskrediten.

Welches sind die sechs wichtigsten Fragen, die sich der Verwaltungsrat im Zusammenhang mit der COVID-19-Krise stellen muss?

In aussergewöhnlichen Situationen ist die Arbeitslast für den Verwaltungsrat besonders gross. Die einzelnen Mitglieder müssen daher auch für kurzfristige, ausserordentliche Sitzungen verfügbar sein. Gerade bei internationalen Unternehmen dürfte es nicht mehr möglich sein, sich vor Ort zu treffen. Dies erfordert eine Anpassung gewohnter Abläufe an die neuen Gegebenheiten. Allerdings ist dabei das Organisationsreglement zu berücksichtigen, welches idealerweise für solche Situationen kürzere Einberufungsfristen, die Möglichkeit zum Abhalten von Videokonferenzen und angepasste Prozesse zur Beschlussfassung (z.B. Zirkularbeschlüsse) vorsieht. Dabei sind aber immer die entsprechenden Datenschutz- und Geheimhaltungsbestimmungen zu befolgen. Die Anpassungen müssen durch den Präsidenten/die Präsidentin des Verwaltungsrats veranlasst und durchgeführt werden – was die grosse Bedeutung dieses Amtes unterstreicht.

Verwaltungsräte von börsennotierten Unternehmen sahen sich Ende Februar mit sich verschärfenden Bestimmungen betreffend Grossveranstaltungen konfrontiert. Zuerst wurden Zusammenkünfte von 1‘000, dann von 200 Personen untersagt wurden. Gleichzeitig standen die Termine für die Generalversammlungen schon seit langem fest. Zudem verlangt die entsprechende Gesetzesbestimmung (Art. 689 und 697 OR), dass Generalversammlungen physisch abzuhalten sind. Mit dem Erlass der COVID-Verordnung 2 hat der Bundesrat an besagtem 16. März dann aber die Basis für die Ausübung von Mitgliedschaftsrechten ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form geschaffen.

Parallel zur aus Aktionärssicht wichtigen Frage der Generalversammlung steht für den Verwaltungsrat im Zusammenhang mit der Oberleitung und Oberaufsicht das eigentliche Krisenmanagement im Vordergrund. Dieses hat sowohl den Schutz der Mitarbeitenden (und deren Familien), wie auch Geschäftspartner und Kunden zu umfassen. Der Verwaltungsrat hat entsprechende Weisungen zu erteilen und deren Umsetzung zu überwachen. Entscheidend ist hierbei eine zeitnahe und laufende – interne und externe – Information. In grossen Unternehmen wird dazu ein Krisenstab gebildet. Dieser sollte Teil des Business Continuity Managements (dt. betriebliches Kontinuitätsmanagement) sein, mittels dessen das Fortbestehen des Unternehmens sichergestellt werden soll. Im Fokus stehen die Verhinderung der Verbreitung des Coronavirus (mit entsprechenden Schutzkonzepten von Mitarbeitenden und Infrastruktur), die Sicherstellung der Zulieferketten, die Aufrechterhaltung der eigenen Produktion resp. Dienstleistungen und die Sicherstellung der erforderlichen Finanzmittel. Dabei gilt: "Timing is everything".

Dies trifft insbesondere für das Liquiditätsmanagement zu. In seiner Finanzverantwortung hat der Verwaltungsrat Vorkehrungen im Hinblick auf eine ausreichende Liquidität zu treffen. Dies einerseits vor dem Hintergrund sinkender Erträge, anderseits in Bezug auf die Auszahlung von Dividenden. Verschiedene börsennotierte Unternehmen sind angesichts der herrschenden Unsicherheiten dazu übergegangen, die Dividenden zu kürzen, deren Auszahlung zu verschieben oder eine Ausschüttung in zwei Schritten (im Frühling und falls es die Situation zulässt im Herbst) vorzunehmen.

Als Teil des Massnahmenpakets des Bundesrates sind – neben der Ausweitung und Vereinfachung der Kurzarbeit sowie der Entschädigung bei Erwerbsausfällen für Angestellte – auch sogenannte Liquiditätshilfen in Form von Überbrückungskrediten im Umfang von nicht weniger als 40 Milliarden Schweizer Franken vorgesehen. Zudem sind ein Zahlungsaufschub für Sozialversicherungsbeiträge, die Erstreckung von Zahlungsfristen im Steuerbereich und Massnahmen im Bereich der beruflichen Vorsorge vorgesehen. Vom 19. März bis 4. April 2020 durften zudem Schuldner in der ganzen Schweiz nicht betrieben werden. Von besonderem Interesse ist die am 20. April in Kraft getretene Verordnung über insolvenzrechtliche Massnahmen zur Bewältigung der Coronakrise. Diese sieht eine befristete Entbindung von der Pflicht zur Überschuldungsanzeige und die Einführung einer befristeten Stundung der Überbrückungskredite vor, um Unternehmen aufgrund von Liquiditätsengpässen als Folge der Coronakrise vor dem Konkurs zu bewahren.

Für den Verwaltungsrat ergeben sich daraus spezifische Aufgaben und Pflichten: So dürfen Mittel aus den Überbrückungskrediten nicht für die Ausschüttung von Dividenden, die Gewährung von Aktivdarlehen oder die Ablösung von konzerninternen Darlehen verwendet werden und auch nicht ins Ausland abfliessen. Von besonderem Interesse für den Verwaltungsrat, aber nicht nur, sind die mit der Kreditgewährung zusammenhängenden Strafbestimmungen: Mit einem Bussgeld bis 100‘000 Schweizer Franken wird bestraft, wer vorsätzlich mit falschen Angaben einen Kredit erwirkt oder die Kreditmittel nicht bestimmungsgemäss verwendet. Darüber hinaus haften bei unzweckmässiger Verwendung des Kredits der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung für den Schaden persönlich und solidarisch.

Neben dem erwähnten Krisenmanagement sind für den Verwaltungsrat im Zusammenhang mit seiner Verantwortung für die Oberleitung und die Oberaufsicht das Risikomanagement und die Compliance von grösster Wichtigkeit: Die Risiken verändern sich und nehmen in der Regel während einer Krise zu. Dazu kommen zusätzliche Risiken rechtlicher, aber auch finanzieller und organisatorischer Natur. Der Verwaltungsrat muss – zusammen mit der Geschäftsleitung – Massnahmen treffen, um dem geänderten Risikoprofil Rechnung zu tragen, und deren Umsetzung beaufsichtigen. Zu bedenken ist schliesslich, dass die Oberaufsicht im Hinblick auf die Befolgung der Gesetze in solchen Zeiten besonders herausfordernd ist. Damit verbunden ist in aller Regel eine Anpassung der Compliance-Massnahmen, sei es in Bezug auf die geänderten Bestimmungen zum Arbeitsrecht, zu den Hygienemassnahmen oder zum Datenschutz.

In Krisen wie dieser erweist sich ein robustes Risikomanagement in vielerlei Hinsicht als überlebenswichtig. Unternehmen, die sich im Rahmen eines betrieblichen Kontinuitätsmanagements bereits mit dem Risiko einer Pandemie befassten, haben die erforderlichen Massnahmen vorbereitet, die zur Sicherstellung der Fortführung der Unternehmenstätigkeit notwendig sind. Eine Krise verlangt vom Verwaltungsrat eine erhöhte Verfügbarkeit, was Schwierigkeiten bereiten kann bei Mehrfachmandaten. Dabei ist eine klare Aufgabenteilung und Abgrenzung zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung Voraussetzung für eine reibungslose Krisenbewältigung. Angesichts der geänderten Risiken sieht sich der Verwaltungsrat bei der Oberleitung der Gesellschaft und der Oberaufsicht vor besondere Herausforderungen gestellt. Mit Hilfe eines gut organisierten Krisenstabes und unter grossem, auch zeitlichem Einsatz wird es ihm im konstruktiven Dialog mit der Geschäftsleitung gelingen, diese Krise zu bewältigen, daraus die entsprechenden Lehren zu ziehen und allenfalls sogar gestärkt daraus hervorzugehen.