Coupa : Aide aux fournisseurs

Le portail des fournisseurs Coupa (CSP) est une plateforme infonuagique conçue pour la collaboration entre acheteurs et fournisseurs. Les fournisseurs peuvent utiliser le CSP pour consulter leurs bons de commande, créer et soumettre des factures ainsi que gérer leurs catalogues auprès d'acheteurs particuliers. Le CSP permet également aux fournisseurs de vérifier le statut de toutes leurs transactions sans avoir à communiquer avec le service des comptes fournisseurs.

Pour obtenir plus d'information, les fournisseurs peut visiter la page d'aide aux fournisseurs de Coupa ou communiquer avec l'équipe Habilitation des fournisseurs de KPMG au Canada à l'adresse suppliers@kpmg.ca.

L'utilisation du portail des fournisseurs Coupa est gratuite.

En se basant sur l'information recueillie dans le cadre d'un sondage, KPMG au Canada créera des comptes fournisseurs sur le portail des fournisseurs Coupa. Environ trois semaines avant la date de mise en service, vous recevrez un courriel de Coupa pour vous inscrire. Vous pourrez ensuite gérer les processus de commande et de facturation à partir de la plateforme.

Bien que le portail des fournisseurs Coupa soit très intuitif et convivial, KPMG au Canada a créé des ressources supplémentaires, comme du contenu informatif et des foires aux questions, pour guider les fournisseurs dans les différents processus et les différentes fonctionnalités. Cliquez ici pour accéder aux renseignements et ressources supplémentaires sur Coupa.

Après la mise en service de Coupa, nous demandons et conseillons aux fournisseurs de soumettre toutes leurs factures par l'entremise du portail des fournisseurs Coupa.

Aucun logiciel n'est nécessaire. Les fournisseurs auront simplement besoin d'une connexion Internet et d'un compte de courriel pour accéder au portail des fournisseurs Coupa. Pour toute question, ils peuvent écrire à suppliers@kpmg.ca.

En septembre ou en octobre, les fournisseurs recevront une invitation par courriel de la part de KPMG au Canada. Ensuite, ils recevront un deuxième courriel de la part de Coupa comprenant un lien pour s'inscrire sur le portail des fournisseurs Coupa.

Le processus d'inscription ne devrait pas prendre plus de cinq minutes après réception du courriel d'invitation. Les fournisseurs devraient recevoir ce courriel de la part de KPMG au Canada en septembre ou en octobre 2019.

Non, les fournisseurs n'ont pas besoin de créer un compte séparé pour chaque client sur le portail des fournisseurs Coupa (CSP). Ils peuvent utiliser une seule adresse électronique pour gérer de multiples comptes.

Si un fournisseur n'est pas capable de s'inscrire sur le portail Coupa, il aura besoin d'une adresse électronique valide pour recevoir les bons de commande dans l'interface des notifications proactives du fournisseur. Toute question concernant cette interface doit être adressée à suppliers@kpmg.ca.

Si un fournisseur ne reçoit pas le courriel d'invitation, veuillez écrire à suppliers@kpmg.ca. Le courriel pourrait être signalé comme un pourriel; nous demandons donc aux fournisseurs de vérifier tous les dossiers de leur boîte de courriel.

L'administrateur du compte du fournisseur peut ajouter plusieurs employés de son organisation. Chaque utilisateur recevra une invitation pour créer son propre mot de passe.

Oui. En cliquant sur le bouton d'acceptation de la commande, le fournisseur confirme qu'il accepte le bon de commande et qu'il fournira les produits ou les services demandés. Cela envoie également une confirmation au titulaire du compte pour l'informer que son bon de commande est accepté.

Les fournisseurs doivent entrer toutes les données requises dans le portail des fournisseurs Coupa (CSP) au moment de la création de leur compte. Une fois le compte fournisseur créé, Coupa remplira automatiquement tous les bons de commande et les factures avec les renseignements requis. Le bon de commande permet à KPMG au Canada de vérifier et d'approuver la facture du fournisseur en temps opportun et conformément aux conditions établies.

En passant à Coupa, KPMG au Canada entend instaurer un processus de collaboration plus simple, transparent et efficace entre ses employés et ses fournisseurs, ainsi que des processus d'achat et de facturation plus efficients.

KPMG au Canada et ses fournisseurs travailleront sur une plateforme partagée, le portail des fournisseurs Coupa (CSP) : pour toutes leurs interactions (p. ex. envoi et réception de bons de commande et de factures, communications, mises à jour, etc.).

KPMG au Canada prévoit mettre le nouveau système en service pour tous les fournisseurs à l'automne 2019.

Un BC désigne un bon de commande. Après la mise en service de Coupa, les fournisseurs recevront un BC pour chaque commande.

Oui. Le fournisseur doit entrer un numéro de facture lorsqu'il en crée une nouvelle. Il peut donc utiliser le même numéro que celui créé par son administrateur pour le bon de commande.

L'utilisation du portail des fournisseurs Coupa (CSP) présente de nombreux avantages :

1. Outil libre-service gratuit pour les fournisseurs – modification facile des profils et des coordonnées
2. Facile à utiliser – réception de tous les bons de commande et suivi des paiements en temps réel
3. Guichet unique – création et envoi faciles de factures en ligne
4. Réduction de la paperasse – plus besoin d'imprimer, de poster ou de télécopier les factures
5. Processus normalisés – autorisations plus rapides

Les fournisseurs sont assujettis aux politiques et procédures contractuelles de KPMG au Canada. Lorsqu'un fournisseur obtient un contrat pour un service ou un produit donné, KPMG au Canada l'invitera à s'inscrire au CSP.

Idéalement, nous aimerions que toutes les factures soient soumises à partir du portail des fournisseurs Coupa. Si vos factures sont envoyées directement par Quickbooks (ou tout autre programme de facturation) plutôt que par le portail des fournisseurs Coupa, cela pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.

Idéalement, nous aimerions que toutes les factures soient soumises à partir du portail des fournisseurs Coupa. Vous pouvez toutefois continuer à nous envoyer vos factures par courriel et nous les traiterons manuellement. Votre facture doit à tout le moins être en format PDF texte, avoir un numéro de BC (si vous l'avez) et indiquer le nom du contact chez KPMG. Remarque : toute facture qui n'est pas soumise par le portail des fournisseurs Coupa pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.

Idéalement, nous aimerions que toutes les factures soient soumises à partir du portail des fournisseurs Coupa. Vous pouvez toutefois continuer à nous envoyer vos factures par courriel et nous les traiterons manuellement. Votre facture doit à tout le moins être en format PDF texte, avoir un numéro de BC (si vous l'avez) et indiquer le nom du contact chez KPMG. Remarque : toute facture qui n'est pas soumise par le portail des fournisseurs Coupa pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.

Peu importent la fréquence ou le motif de vos factures et le statut de votre organisation (ex., organisme sans but lucratif, organisme de bienfaisance, entité publique ou privée), notre nouveau système d'approvisionnement électronique, Coupa, s'applique à vous. Vous pouvez toutefois continuer à nous envoyer vos factures par courriel et nous les traiterons manuellement. Votre facture doit à tout le moins être en format PDF texte, avoir un numéro de BC (si vous l'avez) et indiquer le nom du contact chez KPMG. Remarque : toute facture qui n'est pas soumise par le portail des fournisseurs Coupa pourrait entraîner un retard de traitement et de paiement.

Les fournisseurs sont assujettis aux politiques et procédures contractuelles de KPMG au Canada. Lorsqu'un fournisseur obtient un contrat pour un service ou un produit donné, KPMG au Canada l'invitera à s'inscrire au CSP.

Il n'existe pas de filtre pour afficher les bons de commande selon leur statut de facturation.

Les fournisseurs peuvent consulter les bons de commande des clients en cliquant sur l'onglet « Commandes » du menu déroulant. Si le fournisseur a plus d'un client Coupa, il doit sélectionner le nom du client dans le menu déroulant pour voir les bons de commande de ce dernier. À noter que les fournisseurs doivent communiquer directement avec leurs clients pour accéder à l'affichage des bons de commande.

Le fournisseur doit indiquer à son client qu'il a reçu le bon de commande en cliquant sur le bouton « Acceptation de la commande ». Le client/demandeur reçoit alors une notification indiquant que le fournisseur a accepté de fournir les produits ou les services demandés.

Les fournisseurs peuvent facturer plusieurs fois un même bon de commande en cliquant simplement sur l'icône du bon de commande voulu, comme ils le feraient normalement, et en entrant le montant à afficher sur la facture. Ils doivent répéter cette étape chaque fois qu'ils facturent un bon de commande.

Oui. Il est possible de configurer des notifications automatiques par courriel ou par texto pour les mises à jour de statut afin d'éviter au fournisseur de se connecter chaque fois au portail pour vérifier le statut de ses commandes.