Le nouveau bureau, sur place ou à la maison Le nouveau bureau, sur place ou à la maison Le nouveau bureau, sur place ou à la maison

Vous souvenez-vous du temps où les employeurs pensaient que le phénomène de l'accélération du télétravail laisserait leurs immeubles de bureaux jadis lumineux et vivants pour toujours sombres et vides? Eh bien, il semble que la disparition de l'employé de bureau ait été grandement exagérée. Près des deux tiers (63 %) des Canadiens interrogés récemment par KPMG disent vouloir retourner sur leur lieu de travail habituel. En même temps, le nombre de personnes qui se disent satisfaites de leur environnement virtuel actuel à la maison est passé de 76 % à 66 %.

Cela n'annonce pas la fin du télétravail pour autant. La moitié des répondants au sondage (51 %) se sentent encore plus productifs dans un environnement de travail virtuel, et 71 % croient qu'un milieu de travail hybride devrait être la nouvelle norme.

Je suis de ce dernier avis.

Le télétravail est là pour de bon, mais il serait déraisonnable de croire que les bureaux fermeront leurs portes pour toujours. Je crois que l'avenir appartient en effet à une main‐d'œuvre hybride, où les employés auront davantage de souplesse entre le télétravail et le travail au bureau en fonction des besoins. Pour plusieurs, ce territoire reste inexploré, et les organisations qui veulent demeurer concurrentielles doivent se mettre au travail et établir les stratégies, les politiques et les compétences nécessaires pour maximiser leur réussite.

Jeter les bases d'un milieu de travail hybride
L'adoption d'un milieu de travail hybride est un choix. En effet, la capacité d'adopter des modèles hybrides varie d'un secteur et d'une fonction à l'autre. Les équipes qui traitent de l'information, par exemple, sont plus susceptibles d'adopter un modèle hybride que celles qui dépendent des espaces physiques et de l'interaction entre leurs membres. Toutefois, tous les secteurs d'activité envisageront probablement sérieusement la question du travail hybride, du moins pour leurs équipes sur place.

Pour les équipes qui en sont capables, des modalités souples devraient aider à attirer et à fidéliser les talents, étant donné que les employés de toutes les catégories démographiques préfèrent avoir accès à une certaine forme de télétravail.

Prêt à affronter l'avenir? Je recommande de commencer par les principes fondamentaux suivants.

Définissez vos objectifs : Pourquoi adoptez-vous un modèle hybride? Est-ce pour offrir une meilleure expérience aux employés? Attirez les talents? Réduire votre espace de travail et économiser de l'argent? Toutes ces réponses? L'établissement d'objectifs et d'attentes bien définis à l'égard de votre modèle hybride facilitera la prise de décisions sur son mode de fonctionnement. Par exemple, la réduction des locaux pour bureaux peut s'accompagner des règles prescriptives quant au moment où les employés pourront travailler au bureau.

Établissez les attentes et les limites : S'ils n'existent pas encore, des politiques et des protocoles devraient être établis pour donner aux employés des directives claires sur le télétravail. Il peut s'agir de l'admissibilité au télétravail, d'emplacements autorisés, des heures auxquelles on s'attend à ce que les employés travaillent, de la façon dont ils devraient interagir avec leurs directeurs, du moment ou de l'heure où ils doivent être sur place, et d'autres principes. Les politiques devraient également préciser si et comment les employés en télétravail seront remboursés pour les frais de bureau à domicile. Pour éviter la confusion et les conflits plus tard, mieux vaut définir les attentes dès le départ.

Demeurez souple : Les employés auront différentes raisons de travailler à la maison. Certains peuvent s'inquiéter de problèmes de santé qui pourraient persister. D'autres auront des circonstances personnelles qui rendent le travail à domicile plus attrayant ou plus efficace. Renseignez-vous auprès des employés pour connaître leurs besoins et leurs préférences afin d'applique une optique d'inclusion et de diversité aux décisions stratégiques. Vous pourrez ainsi anticiper une variété de circonstances.

Renforcement des capacités en leadership et en gestion : 81 % des participants au sondage de KPMG souhaitent que les directeurs soient mieux formés pour encadrer les équipes hybrides. Pour le leadership, il s'agit de susciter la motivation, le sentiment d'appartenance et de cohésion au sein d'une équipe physiquement dispersée. Pour la gestion, il est question de faire appel aux compétences en communication et à la technologie pour faciliter l'affectation et l'établissement du calendrier des travaux, les discussions en équipe, le suivi des progrès et le partage de la rétroaction.

Il sera particulièrement important d'éviter d'avoir des préjugés à l'égard de ceux qui choisissent de travailler à domicile, surtout lorsque vous leur avez donné l'option. Près de la moitié (49 %) des répondants au sondage croient que le fait de continuer à travailler à domicile pourrait mener à la discrimination ou nuire à leur avancement. Ce n'est pas parce qu'ils ne sont pas physiquement au bureau que les employés en télétravail sont moins précieux pour votre organisation. Les organisations peuvent jeter un regard neuf sur la façon dont elles prennent des décisions de promotion et de récompense, et créer des garde-fous pour atténuer les préjugés.

Équipez-vous : La technologie offre des moyens de relever les défis qui surviennent lorsque certains membres de l'équipe sont sur place et que d'autres ne le sont pas. Je m'attends à ce que toutes les réunions nécessitent encore la vidéoconférence. Les participants au bureau amèneront leur ordinateur portable dans la salle de réunion et se joindront à la réunion en ligne pour que ceux qui travaillent à distance puissent clairement voir tout le monde. Cela pourrait nécessiter des mises à niveau de la technologie des salles de réunion. Les tableaux blancs numériques peuvent faciliter les séances de remue-méninges en direct. La planification des calendriers d'équipes et les logiciels de gestion des travaux aideront les équipes dispersées à demeurer sur la bonne voie. Et les plateformes de réservation de bureau (qu'on appelle en anglais « hotelling ») permettront aux employés à distance de réserver un espace de travail physique lorsqu'ils doivent s'y rendre. Faites le point sur vos technologies et vos capacités (en anglais seulement) et commencez à combler les lacunes dès maintenant.

Faites la promotion de milieux de travail sécuritaires : Deux télétravailleurs sur cinq craignent toujours de retourner au bureau. Ils craignent surtout d'être exposés à la COVID-19, particulièrement dans les points chauds et les bureaux où leurs collègues n'ont pas été vaccinés. Les employeurs peuvent apaiser ces craintes en adoptant une approche de réouverture globale axée sur le personnel qui comprend notamment l'amélioration des programmes de nettoyage et d'hygiène de leurs bureaux, l'intégration de protocoles rigoureux en matière de santé et de sécurité, et la communication claire et constante de ces efforts continus.

Tenez compte de vos responsabilités en matière de réglementation : L'exploitation d'un modèle hybride peut exposer les entreprises à des situations qu'elles n'avaient pas envisagées auparavant. Par exemple, qu'arrive-t-il si un employé du Québec décide de travailler près de sa parenté au Nouveau-Brunswick? Qu'en est-il d'un employé du Manitoba qui veut travailler dans son chalet en Ontario pendant l'été? Les équipes hybrides qui comptent des personnes travaillant à l'extérieur de la province ou du pays peuvent se traduire par de multiples considérations en matière de fiscalité et d'immigration qui pourraient nécessiter les conseils de spécialistes en fiscalité et en droit.

Anticiper le changement
Les milieux de travail hybrides ne conviennent pas à toutes les organisations; pour certaines, ils ne seront même pas envisageables. Toutefois, pour ceux qui ont l'intention d'adopter le mode hybride, le processus commence lorsque la haute direction s'entend sur des principes pour harmoniser les besoins des employés avec les besoins de l'entreprise. À partir de là, les prochaines étapes consistent à concevoir des politiques et des cadres de réglementation qui instaureront les protections nécessaires, puis à soutenir les gestionnaires et le personnel en leur donnant accès aux ressources et outils d'apprentissage appropriés.

Quelle que soit votre approche, rappelez-vous que les modèles de travail fonctionnent mieux lorsque les employeurs et les employés ont pris en compte les besoins de chacun et créent ensemble un climat de participation, d'équité et de productivité.