Votre entreprise est-elle prête pour le passage au télétravail? Votre entreprise est-elle prête pour le passage au télétravail? Votre entreprise est-elle prête pour le passage au télétravail?

Au cours de la dernière année, les confinements découlant de la pandémie ont changé la façon dont nombre d'entre nous abordons le travail. Partout dans le monde, les entreprises se plient à des mesures de santé publique contraignantes et doivent fermer leurs bureaux et mettre en œuvre des plans d'urgence pour aider leurs employés à travailler à distance, afin d'aider à endiguer la propagation de la COVID-19. Pour certains employés, cela signifie aménager un bureau à domicile et travailler de chez eux, tandis que pour d'autres, notamment ceux qui sont en mission à l'étranger, cela veut souvent dire travailler de leur lieu d'hébergement en raison des restrictions de déplacement imposées. Dans l'un et l'autre cas, les employeurs se sont adaptés et ont fait preuve d'une plus grande souplesse pour permettre à leurs employés de télétravailler depuis le lieu le plus pratique pour eux.

Si cette évolution récente semble constituer un changement important par rapport à ce qui se faisait avant, certains employeurs élaboraient déjà des programmes pour soutenir les employés travaillant à distance dans un autre pays, une autre province ou un autre État. D'autres entreprises ont su s'adapter rapidement aux réalités du travail à distance en mettant en œuvre de nouvelles politiques et technologies pour régler les importantes questions liées à la fiscalité, au droit du travail et à la logistique. On s'attend d'ailleurs à ce que le télétravail généralisé perdurera même lorsque la pandémie se sera résorbée, et que les employeurs devront s'y adapter et relever les défis qu'il représente.

Que les employeurs choisissent de l'appeler travail à distance, travail à domicile ou télétravail, ils doivent être conscients que l'évolution de leur entreprise vers le modèle de télétravail généralisé présente un certain nombre de défis importants en ce qui a trait au respect des lois fiscales, en particulier lorsque plusieurs pays sont concernés. Les employeurs doivent étudier attentivement les règles de résidence et les conventions fiscales applicables afin de déterminer si leurs employés ont des obligations en matière de déclaration ou de cotisation. Les employeurs envoyant des membres de leur personnel en missions internationales doivent en particulier déterminer avec soin où ces employés devront honorer leurs obligations en matière d'impôt sur le revenu et de sécurité sociale. De nombreux employés devront satisfaire à des exigences tant dans leur pays d'origine que dans le pays où ils télétravaillent.

Les employeurs pourraient également constater une augmentation de leurs propres obligations fiscales. Certains employeurs découvriront ainsi qu'ils doivent retenir et verser les charges sociales dans plusieurs territoires, y compris au palier de la province ou de l'État, selon l'endroit où l'employé effectue son travail. En plus de satisfaire à ces exigences, les employeurs dans cette situation devront également envisager d'apporter des modifications à leurs systèmes afin de suivre correctement leurs masses salariales dans chaque territoire concerné. En outre, certains pays peuvent considérer qu'un employeur a un établissement permanent ou une présence d'entreprise imposable lorsqu'un employé voyage depuis un autre pays pour se livrer à des activités commerciales à l'intérieur de leurs frontières. Dans ce cas, les employeurs devront déterminer s'ils sont tenus de produire une déclaration fiscale dans ce pays, notamment si les bénéfices attribuables au travail de l'employé en question sont considérés comme un revenu imposable dans le pays en question.

En plus de composer avec ces enjeux fiscaux, les employeurs doivent également être prêts à se familiariser avec les obligations légales dans les pays et les territoires où travaillent leurs employés. Dans certains cas, ces responsabilités peuvent être très différentes des obligations de l'employeur dans son pays de domiciliation, surtout pour les missions de longue durée. Voici quelques-uns des facteurs clés que les employeurs devront prendre en considération :

• les droits et obligations statutaires minimums (nombre d'heures de travail, seuils d'heures supplémentaires, jours fériés et droits aux vacances);
• les obligations en matière de droits de la personne;
• les normes de santé et sécurité au travail;
• les avantages du personnel;
• les indemnisations en cas de licenciement.

Ces questions sont importantes et les entreprises devront en tenir compte pour élaborer leurs politiques et procédures de télétravail généralisé. Elles devront aussi prendre en considération d'autres facteurs d'ordre pratique. Les employeurs devront par exemple prendre le temps de déterminer si un employé peut travailler dans l'autre pays : procédures d'immigration, visas se séjour et permis de travail. Outre les questions liées à la technologie et à la sécurité posées par le télétravail dans d'autres pays, les entreprises devront aussi chercher à comprendre l'incidence que pourrait avoir le télétravail sur la motivation et la productivité des employés, et son influence possible sur la culture de l'organisation en général. Le fait d'avoir déjà mis sur pied des programmes de télétravail peut donner certaines indications aux entreprises dans ces domaines, mais de nombreuses questions resteront toutefois à régler.

Quand il s'agit de mettre en œuvre un programme de télétravail efficace, les entreprises devront adopter une stratégie délibérée et réfléchie afin de traiter de toutes les questions fiscales et juridiques éventuelles. Dans le cadre d'une telle stratégie, les employeurs pourraient vouloir prendre des mesures visant à consulter leurs principales parties prenantes, à collecter toutes les informations requises, à évaluer tous les risques afin d'élaborer les modalités appropriées de leur programme de télétravail. Adopter une stratégie dynamique peut contribuer à maintenir la pertinence et l'efficacité du programme de télétravail après la fin de la pandémie. La nature du travail continuant d'évoluer en-dehors du cadre des bureaux et des frontières nationales, les employeurs devront être prêts à aider leurs employés à conquérir ce nouvel univers.