Un avantage sous les projecteurs: les chaises de bureau

Depuis que le nombre de personnes travaillant à domicile augmente, les maux de dos et les douleurs à la nuque sont également en hausse. Cette tendance s'explique en grande partie par le fait que de nombreux employés ne disposent pas d'un siège de bureau ergonomique pour travailler depuis leur domicile. Jusqu'il y a peu, le traitement fiscal applicable à la mise à disposition ou au remboursement du mobilier de bureau pour le travail à domicile était très incertain.

Heureusement, la nouvelle circulaire sur le télétravail apporte un soulagement : l'employeur peut désormais rembourser le mobilier de bureau à l'employé ou le mettre à sa disposition à son domicile sans que les autorités fiscales ne considèrent cela comme un avantage en nature imposable.
Dans cet article, nous examinons certaines des questions pratiques liées à ces sièges de bureau.

Si l’équipement est acheté par l’employé lui-même, cela présente l'avantage pour l’employeur de pouvoir étaler le coût du remboursement et de ne pas devoir recourir à un fournisseur externe. C'est également plus facile d'un point de vue comptable.

L'avantage de la mise à disposition de l'équipement par rapport à son remboursement est que l'employeur peut choisir l'équipement à fournir, de sorte que, par exemple, l'accent soit mis sur son caractère ergonomique. En outre, l'employeur bénéficie généralement de remises supplémentaires et cela facilitera la vie de l'employé. Dans le cas d’une mise à disposition de la chaise de bureau par l’employeur, nous espérons qu'il sera possible d’inclure cet avantage dans un plan cafétéria. Ce point doit néanmoins encore être confirmé par les autorités de sécurité sociale ainsi que par les autorités fiscales.

Pour éviter le stress lié au choix des employés, il est bon de dresser une liste limitative d'équipements de bureau disponibles parmi lesquels ceux-ci peuvent choisir. Par exemple, une table design très chère sera certainement dans la ligne de mire des autorités fiscales et les montants dépassant la valeur d'achat d'un mobilier de bureau normal seront imposés comme avantage en nature. Avec une liste pré-établie, l'employeur peut gérer correctement ce qui est proposé à l'employé.

La circulaire prévoit une durée d’utilisation de 10 ans pour une chaise de bureau, une table ou une armoire et de 5 ans pour une lampe de bureau. Si l'employé est autorisé à conserver les équipements lors de son départ de l’entreprise ou à la fin de sa période de télétravail, il devra soit être imposé sur un avantage en nature équivalent à la valeur résiduelle réelle du matériel soit verser une contribution personnelle. Alternativement, il peut aussi décider de rendre la chaise de bureau. Après tout, il n'est pas si facile de reprendre une chaise de bureau à sa charge. En effet, les coûts de transport et d'entretien sont très élevés.

Nous vous recommandons également d'examiner attentivement tous les aspects fiscaux et comptables de ces mesures (comme par exemple la déduction de la TVA qui n'est pas couverte par la circulaire).

Le choix du fournisseur des équipements de bureau est également important.

• Il faut choisir des matériaux de qualité qui vont se maintenir dans la durée et faire attention à l'ergonomie du siège.
• Le fait que la livraison se fasse directement au domicile des employés est également un point important à prendre en compte. Il est préférable de travailler avec un système de suivi et de traçabilité ainsi que de permettre une communication claire avec l'employé. Tous les fournisseurs B2B ne sont pas équipés pour livrer aux particuliers.
• La mise en service du matériel doit être facile. L'employé ne doit pas avoir à effectuer un montage ou un assemblage compliqué du matériel.