Wer kennt sie nicht, die historisch gewachsenen Abläufe auf die langfristig aufgebaut wird. Unternehmen tendieren dazu, die inflationären Anforderungen des Regulators und des Managements hinsichtlich Berichtswesen in die vorhandenen Abläufe zu integrieren. Werden die Abläufe aus externer Sicht mit Fokus auf den Mehrwert und Compliance über Abteilungsgrenzen hinweg betrachtet, treten teils massive Ineffizienzen bzw Effizienzsteigerungspotenziale im Rechnungswesen, Controlling und an den Schnittstellen zu anderen Abteilungen auf. Durch eine End-2-End-Prozessausrichtung lassen sich Kosten einsparen und gleichzeitig die Ergebnisqualität (zB Beschleunigung, Konsistenz und Transparenz) der Berichte verbessern.
Diese Neuausrichtung wird durch das „Prozess-Redesign“ aus der Finance Efficiency Methodik näher betrachtet, indem Prozesse und Strukturen im Controlling und Rechnungswesen möglichst ganzheitlich an den Services bzw Ergebnissen des Finanzbereichs angepasst werden.
Folgende sieben Schritte werden für das Prozess-Redesign empfohlen:
- Prozesse erheben & dokumentieren
Erfassung und Analyse sämtlicher Prozesselemente zur Schaffung von Transparenz und Audit-fähigen Dokumentationen - Prozesselemente eliminieren
Eliminierung von überflüssigen Aktivitäten, Ausbau von wertschöpfenden Prozessschritten - Prozesselemente optimieren
Zielorientierte Allokation von Aufgabenträgern, Sachmittel, IT-Systemen und Informationen - Prozesslogik verfeinern
Anpassung von Reihenfolgen, Reduktion von Anzahl, Wiederholungen & Rückkopplungen sowie Vorverlagerung oder Parallelisierung von Prozessschritten - Prozessdimensionen erarbeiten
Bündelung von Prozessgruppen sowie Synchronisation von Objektfolgen - Prozesse standardisieren
Definition eines Standards sowie Roll Out dessen im gesamten Konzern - E2E-Prozesse ganzheitlich optimieren
Fokussierung auf integrierte End2End-Betrachtung (zB von der Belegerzeugung bis zur konsolidierten Konzernberichterstattung)
Ein wesentlicher Aspekt ist die kontinuierliche und ganzheitliche End-2-End-Prozessbetrachtung - vom Beleg zur Konzernberichterstattung - mit dem Ziel überflüssige Prozesselemente zu eliminieren und damit einhergehend Kapazitäten zu schaffen, um wertschöpfende Elemente erhalten, optimieren und ausbauen zu können.
Gängige Verbesserungspotenziale
Um die tatsächlichen Abläufe zu erheben, kann „Process Mining“ eingesetzt werden. Process-Mining ist eine Data-Mining-Technik, die sich auf die Analyse von Log-Dateien (= automatisch erstellte Protokolle von Aktivitäten in Systemen) und weiteren Unternehmensdaten stützt. Somit können sämtliche Prozesse exakt und vollumfänglich untersucht und analysiert werden, ohne sich ausschließlich auf subjektive Aussagen oder aufwendige Prozess-Begleitungen verlassen zu müssen. Die IST-Prozesse werden im nächsten Schritt rekonstruiert und in Dashboards visualisiert. Die Visualisierung ermöglicht sowohl Fach- und Führungskräften als auch dem Management, sich schnell einen Überblick über tatsächlich stattfindende Prozesse zu machen. Durch den Einsatz von Process-Mining Software können eine kontinuierliche sowie KI-gestützte Analyse und ein Re-Design durchgeführt werden. Zudem können Prognosen erstellt werden, die Sie auf zukünftige Entwicklungen aufmerksam (zB sinkende Anzahl Reisekostenabrechnungen) machen.
Eine Maximierung des Reifegrads der Prozesse kann durch die Automatisierung bestimmter Prozesse mittels Robotics Process Automation oder Kognitiver Automatisierung erreicht werden.
